催促メールの書き方と例文 失礼のない文面にするにはどうすればいい?

2017/10/31

電話・メール

また、書類など「確認してほしいものを再送すること」も大事です。再送することで、相手が以前のメールを探す手間を省くこともできますから、スムーズに対応してもらえる可能性がアップします。メールのタイトルも、

●【重要】ABCプロジェクトの書類確認につきまして

など、早急に対応してもらいたいことが分かるタイトルにするのもコツです。こうした「催促メールを作る際に注意すべきポイント」は、例文のような書類確認だけでなく、資料の送付や問い合わせの返事、入金確認や請求書の送付など、別の案件の催促でも重要です。例えば資料の送付を促すメールの場合、上記1-4の要素を盛り込むと、

-----------------------------------------
株式会社○○
▲▲ 様

お世話になっております。
株式会社××の□□です。

○日に●●●の資料送付をお願い致しましたが、
まだ到着しておりません。

○日までにお客さまに資料をお渡ししたいと存じますので、
発送状況をご確認いただけますでしょうか。

また、未発送の状況でございましたら、
○日までに届きますようご対応のほどよろしくお願い致します。
その場合は進捗をご報告いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
-----------------------------------------

このようになります。大事な要素を踏まえて文を作れば、基本的には的外れな内容になることはないでしょう。外部とのやりとりだけでなく、自社の人間に催促メールを送る場合も有用です。

また、

●催促メールのコツは相手を不快にさせないようにすること

も重要です。心の中では「早くしてくれないかな」と思っているかもしれませんが、その気持ちをストレートに文面に出すのはもちろんNG。できるだけ軟らかな表現を用いて、お願いしたことを早くしてもらえるよう促します。そのバランスが難しいところですが、お互い気持ちよく取引ができるよう心掛けるのも大事です。

催促メールについて、書き方のコツをまとめてみました。ビジネスの場では、催促メールを出すことは避けて通れません。ときには何度も繰り返し送ることもありますが、そこで感情的にならず、まずは情報を整理して要点をまとめ、説得力のあるメールになるようにしましょう。

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(中田ボンベ@dcp)

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