催促メールの書き方と例文 失礼のない文面にするにはどうすればいい?

2017/10/31

仕事全般

催促メールの書き方と例文

メールの返事がない、お願いしていた仕事がなかなか進む様子がないなど、仕事をする中ではさまざまな「遅れ」が発生します。そんなときに重要になるのが「催促メール」を送ることです。催促メールは「お願いしたことを早くするように促す」というものですが、どのように書くのが適切なのでしょうか。今回は、「催促メールの書き方と例文」についてまとめてみました。

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■催促メールを送る前にまず確認!

催促メールを送る前にまず確認しておきたいのが、

1.どの案件のことなのか
2.いつお願いしたものなのか
3.いつまでの期限でお願いしていたものなのか
4.メールがちゃんと送れているのか

という点です。1-3については、催促の文を作る際に大事なので、改めて送ったメールの内容を確認します。4については、お願いしたメールがちゃんと相手に送れているか、ということです。もし何らかのエラーでメールが送れていない場合は、当然ですが催促メールを送っても意味がありませんし、相手にも失礼です。催促する前に、まずはこちらに落ち度がないか確認することが大事です。

■催促メールはいつ送ればいい?

催促メールを送るタイミングについて、期日を設定していないのならば基本的にはこちらがお願いしてから2-3日後が目安です。ただし、「早く返事がほしい」という場合はこちらが連絡した翌日に催促してもいいですし、余裕がある案件ならしばらく時間を置くなど、仕事の内容によってフレキシブルに対応すればOKです。

もし期日を設定している場合には、期日と期日後の2回、催促メールを送るタイミングがあります。例えば期日では「本日にお返事いただけそうでしょうか」と催促し、期日を過ぎてしまった場合は「○日までにお願いしておりましたが、いかがでしょうか」などと催促します。

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