謝罪メールの書き方と例文 相手を不快にさせない言葉遣いとは

社会人になれば誰しも通る訂正メールの送信

どのような業界・職種だとしても、謝罪および訂正メールを書くことは、社会人になると少なからず発生します。

謝罪または訂正メールを書くことになるようなケースといえば、以下のような事態がまず思い浮かぶのではないでしょうか。

• ・取引先への無礼や失礼へのお詫び
• ・手配や納品間違いなどのミス
• ・メールの誤送信
• ・お客様へ迷惑をかけてしまった場合

どのケースだったとしてもミスをしてしまったことに対して動揺してしまい、

「どのように謝罪したらいいんだろう」

「メールを打つ手が震える……」

などあるものです。

その気持ちも分かりますが、ミスに気づいた段階ですぐに相手に訂正メールを送るようにしましょう。

まずは訂正メールと謝罪方法を例文でチェック！

この項目で、訂正メールの書き方の実際の例文をチェックしましょう。

【例文1】：メール内容を訂正する場合

謝罪が入った後に正誤が正しくわかる、見やすい例文であることがわかります。

打ち合わせの日程だけでなく、購入する商品の数量や宿泊する人数・金額などをうっかり間違えてしまった場合、そのままにしておくと大変なことになってしまいます。

相手へ損害が出てしまうだけでなく、自社への損害も想定できます。

【例文2】：添付ファイルを訂正する場合

メールの内容は問題なかったのに、「添付ファイルだけが誤っていた……」ということもあるでしょう。

特に見積もりの送り先を間違えてしまうと、他社へ情報が漏れてしまい、最悪の場合自社で厳しく注意されるなんてこともあるかもしれません。

添付ファイルは間違えないよう、送信前に本文とともに内容を確認して送るのが安全です。

訂正メールの書き方のポイントとは？

例文を抑えたところで、訂正メールで謝罪することになった場合は、これからご紹介することに気を付けることから意識してみましょう。

気が付いたらすぐに謝罪と一緒に訂正メールを送る

もし、送った内容に間違いがあると気が付いたら、すぐに訂正のメールを送るようにしましょう。

送り先で間違った内容を基にタスクが進行してしまうと、修正するのも難しくなってしまいます。

大事な内容を書いたメールは相手に送る前に確認して、間違いがないようにすべきですが、人間それでも間違えてしまうことはあります。

その時こそ、間違いに気づいた時点ですぐ訂正メールするという初動がカギを握ります。

メールの件名はわかりやすく

訂正メールを送るときは、訂正であることがわかる件名を付けましょう。

ミスをしてしまったことで動揺してしまうところですが、送り先で他のメールに埋もれてしまうこともありますので、目立つような工夫が必要です。

【訂正】お見積もりご送付の件

などのように、訂正であることをかぎかっこで強調することも手段のひとつです。

同じ件名で送ってしまうと、同じ内容のメールが2通来たのかと思われてしまい、訂正内容を確認してもらえない可能性があります。

内容は簡潔にまとめる

訂正メールにおいては、長々とあいさつを書いたり、世間話等を書く必要はありません。

いつ送った何という件名のメールに、どういった間違いがあり、どのように訂正するのかというように、必要なことだけをシンプルにまとめます。

また、おわびや謝罪の文面も必要です。

訂正箇所をしっかり示す

内容に関する訂正メールを入れる場合は、謝罪とともに何をどのように間違えていたかをわかりやすく明示しましょう。

訂正と書かれているにもかかわらず、何が間違えていたのかが不明瞭のメールでは、相手に配慮できていないと言えます。

締めの部分は今回のミスを防止するための対応策を簡潔に示すとGOOD

締めの部分で、相手に再度確認を促すことも大事ですが、今後ミスのないようにどのように業務に取り組むかを示すことで、相手への印象も良くなるでしょう。

• ・今後同じことのないよう、メール送信前に添付ファイルのダブルチェックをいたします
• ・今後同じようなミスをしないよう、送信前にチェックをおこたらないようにいたします
• ・今後は上司へのダブルチェックを経たうえで見積もりを作成いたします

など、自身のミスを受けたうえで、どのようにミスを防止していくか相手に伝えることで、誠実さを表します。

訂正メールを入れたら念のため相手へ電話する

面倒かもしれませんが、訂正メールを送信した後はすぐに送信先の相手に電話で謝罪するようにしましょう。

相手はメールをいつ見てくれるかわかりません。

誤りにすぐ気づいてメールで訂正し、さらに電話を入れることにより、相手が気づく前に訂正とおわびを入れるチャンスになります。

また、電話できちんと謝ることにより、メールだけよりも誠意ある謝罪の気持ちを見せやすくなります。

自分が誤ったメールを受け取った場合の対処法

自分が誤ったメールを相手から受け取ってしまい、相手から訂正メールで謝罪されることもあるでしょう。

その場合は、相手を責めるような返信を送るのはNGです。

あなたも、間違いを直接的に指摘されたら、気持ちがドンヨリしてしまいますよね。

そのため、

「日程が15日となっていますが、16日だと理解しています。間違いないでしょうか？」

などのように本当に合っているかどうかの確認を促すメールを送りましょう。

もし、複数人に渡る人が共有するメールの場合は、送信者のみ宛先（To.）とし、他の人に見られない形でそれとなく確認するのが無難です。

英語で訂正メールを送る場合はどうしたらいい？

会社によっては、海外との取引で英語でのメールをやり取りするという方もいるかもしれません。

英語で訂正メールを送る際は、どのように対処すればよいのでしょうか。

件名

件名には「Correction」をつけましょう。

「Correction」は英語で訂正を表す名詞です。

本文に訂正の旨を追記する

メールの内容に誤りがあることについて謝罪したうえで、訂正しますというニュアンスの文章を入れましょう。

上記はあくまで文例のひとつです。

自身の言葉で謝罪と訂正を伝えられるように準備しましょう。

正誤がある場合

日本語のメールと同じく正誤を示さなければいけない訂正メールの場合は、日本語メールの部分を英語訳すれば基本的には問題ありません。

OriginalとCorrected/ Revised

OriginalとCorrected/ Revisedは、上記は書類上の訂正メールで使われるケースが多くあります。

もし、Originalの内容が完全に間違いだという場合はCorrected、Originalの内容が完全に誤りではないものの、修正を加えた場合は「改訂」を意味するRevisedが良いでしょう。

まとめ

訂正メールとそれに伴う謝罪方法についてご紹介しました。

間違えた内容のメールを送ってしまった場合、相手に迷惑を掛けることになります。

間違いに気が付いたら、まず速やかに訂正メールを送りましょう。

内容によっては、詳細確認のために電話で連絡を取ることも必要になってきます。

メールは便利ですが、届かない場合もあれば相手が見ていない場合もあります。

誠意を伝えるために、ミスや誤りを見つけた場合はすぐに相手に謝罪し、訂正を伝えるようにしましょう。

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