謝罪メールの書き方と例文相手を不快にさせない言葉遣いとは

2018/07/24

謝罪メールを送ることは、社会人になると少なからず出てくるでしょう。人に送ったメールに間違いがあったときや、仕事でミスをしてしまったとき、謝らなければいけない場面に遭遇したときはまずは電話や直接会っておわびの気持ちと一緒に謝罪するのがビジネスマナーです。一方で忙しい社会人にとってはタイトなスケジュールの中で直接謝罪や訂正を伝えることは簡単なことではありません。そんなときはまずはメールで伝えるようにしましょう。謝罪や訂正を伝えるメールではお互い直接表情が見えないため、対面のとき以上におわびの気持ちを伝える言葉選びやメール文面を工夫する必要があります。今回は相手に不快な気持ちをさせないための、謝罪メールならびに訂正メールの書き方について紹介します。

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謝罪メール、訂正メールの書き方のポイントとは？

●気が付いたらすぐに謝罪と一緒に訂正メールを送る

そもそも大事な内容を書いたメールは相手に送る前に確認して、間違いがないようにすべきです。しかし、それでも間違えてしまうことはあります。もし、送った内容に間違いがあると気が付いたら、すぐに訂正のメールを送るようにしましょう。送り先で間違った内容を基にタスクが進行してしまうと、修正するのも難しくなってしまいます。

●メールの件名はわかりやすく

訂正メールを送るときは、訂正であることがわかるような件名を付けましょう。送り先で他のメールに埋もれてしまうこともありますので、目立つような工夫が必要です。また、同じ件名で送ってしまうと、同じ内容のメールが2通来たのかと思われてしまい、訂正内容を確認してもらえない可能性もあります。

●内容は簡潔にまとめる

長々とあいさつを書いたり、世間話等を書く必要はありません。いつ送った何という件名のメールに、どういった間違いがあり、どのように訂正するのか、というように、必要なことだけをシンプルにまとめます。また、おわびの文面も必要です。

以下謝罪、訂正メールの書き方の実際の例文をチェックしましょう。

謝罪・訂正メールの【例文1】：システムなどのトラブルの場合

サービスの不具合に関しては、謝罪の他にも現在の状況と原因がわかるようであればそれも明記しましょう。復旧の目途が立っている場合は合わせて相手に伝えましょう。

件名：システムトラブルに関するおわび

本文：
株式会社〇〇〇〇営業部〇〇様

平素は、お世話になっております。

◯月◯日から◯月◯日にかけて、
弊社が運営するサイトが正常にご覧いただけない状況が発生しました。

みなさまには多大なるご迷惑、ご心配をおかけしましたことを
深くおわび申し上げます。

原因を調査いたしましたところ、弊社のシステムに障害があり
不具合が発生したことが判明いたしました。

昨日中に不具合の解消を完了させ
現在では正常に稼働しておりますのでご安心ください。

今回のようなトラブルの再発防止策を実施し、
今後はこのようなことがないように取り組んで参ります。

今後ともご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇〇〇制作部〇〇
tel.03-XXXX-XXXX
e-mail：xxxxxxxx@xxx.com

謝罪・訂正メールの【例文2】：商品が欠品・不良品だった場合

商品が欠品、不良品だった場合は、おわびの気持ちはもちろんですが、そのケア方法についても詳しく明記するようにしましょう。

件名：○○に関するお問い合わせについて

本文：
○○様

弊社商品「○○」をお買い上げいただき、
誠にありがとうございます。

購入したばかりの○○の電源が入らず正常に作動しないということ
ご不快・ご不便な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
深くお詫び申しあげます。

原因としましては、一部商品において検品が行き届かなかったものが混入してしまい
ご不快・ご不便な思いをさせてしまいました。重ねてお詫び申しあげます。【

つきましては、至急、品質に万全を期した商品をご自宅にお送りいたします。
大変申し訳ございませんが、ご到着まで2～3日お待ちいただけますでしょうか。

なお、不良品の商品につきましては
交換商品に「返品用の袋」を同封させていただきますので、
お手数ですが、そちらに入れていただき、
着払いで弊社までお送りいただけますでしょうか。
お手を煩わせて、大変申し訳ございません。

以後、同じような不手際がないよう、
製造精度と検品の質を高めていく所存です。
誠に勝手なお願いではございますが、
引き続き、ご愛顧いただければ幸いです。

このたびは、本当に申し訳ございませんでした。
メールにてたいへん恐縮ではございますが、
取り急ぎ、ご報告とお詫びを申しあげます。

株式会社〇〇〇〇制作部〇〇
tel.03-XXXX-XXXX
e-mail：xxxxxxxx@xxx.com

謝罪・訂正メールの【例文3】：メール内容を訂正する場合

打ち合わせの日程、購入する商品の数量、宿泊する人数、金額などをうっかり間違えてしまった場合はそのままにしておくと大変なことになってしまいます。ミスに気づいた段階ですぐに相手に訂正メールを送るようにしましょう。訂正メールを書くときには、以下のようなことに注意しましょう。

件名：【訂正】打ち合わせの日程について

本文：
株式会社〇〇〇〇営業部〇〇様
いつもお世話になっております。

先ほどお送りいたしましたメールに誤りがございました。
誠に申し訳ございません。

送信日時：2017年×月×日 XX：XX：XX

件名：打ち合わせの日程について

【誤】日時 △月△日(△) 16：00-17：00
【正】日時 △月△日(△) 17：00-18：00

なお、場所については先ほどご案内したとおりです。

お手数をお掛けいたしますが、
上記日程を再度ご確認いただきますようお願い申し上げます。

以上、よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇〇〇制作部〇〇
tel.03-XXXX-XXXX
e-mail：xxxxxxxx@xxx.com

謝罪メール・訂正メールの書き方をご紹介しました。間違えた内容のメールを送ってしまった場合、相手に迷惑を掛けることになります。間違いに気が付いたら速やかに訂正メールを送りましょう。内容によっては、確認のために電話で連絡を取ることも必要になってきます。メールは便利ですが、届かない場合もあれば相手が見ていない場合もあります。誠意を伝えるために、ミスや誤りを見つけた場合はすぐに相手に謝罪し、訂正を伝えるようにしましょう。

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(藤野晶＠ｄｃｐ)