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メール本文の「宛先」はどう書くのが正解? 「TO」「CC」「BCC」の使い分けや書き方のマナーを紹介

2021/07/09

電話・メール

メールの「TO」「CC」「BCC」の使い分けできていますか?

「宛先」の使い分けと書き方は、ビジネスメールの基本のマナーですが、「よく知らない」「感覚で使っている」という人も多いようです。

正しい宛名の書き方をマスターして、スムーズなコミュニケーションができるようになりましょう。

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ビジネスメールの基本の書き方&マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】

メールの宛先の正しい書き方とは

メールの宛先の正しい書き方をご存知でしょうか。

「先輩がこうしていたから」「学生時代からこうだったから」で使っていると、思わぬところで恥をかいてしまう可能性があります。

社内メール・社外メールに分けて正しい書き方を紹介しますので、基本を押さえてください。

社内メールの場合の宛先の書き方

社内宛にメールを送信する場合の書き方は、「○○部(課)・役職名・氏名・敬称(様)」が一般的です。

メールを社内などの組織や部署宛の複数人に宛てて送信する場合は、「各位」の宛先を使用します。

社内の個人にメールを送信する場合の宛先の書き方

たとえば、山本部長や鈴木課長などの役職は敬称にあたるので、その後に様をつけてはいけません。「山本部長様」は間違いです。

ーーー

例)
総務部
課長
山本太郎様

ーーー

例)
人事部
山田課長

ーーー

社内の部署宛にメールを送信する場合の宛先の書き方

部署単位にメールを送信する場合は、「人事部各位」「経理部各位」となります。

「各位」という言葉は「様」と同じ敬称の一つです。「各位様」のように二重敬称となる間違った使い方をしないように注意しましょう。

ーーー

例)
人事部各位
担当者各位

ーーー

社外メールの場合の宛先の書き方

社外へメールを送信する際の宛先は、「会社名・部署名・役職名(肩書き)・氏名・敬称」という順番が一般的です。

ーーー

例)
○○株式会社
営業部課長
山田太郎様

ーーー

社内メールの場合は苗字だけでもかまいませんが、社外の場合はフルネームで宛名を書いた方が無難です。

そのほうがより丁寧で几帳面な印象を相手に与えます。

宛先の「TO」「CC」「BCC」の使い分けと特徴

メール送信時に使う「TO」「CC」「BCC」。新入社員の中に「知っているし自分宛に届いた経験もあるけれど、使い分けがよくわからない」という人が多いのですが、危険です。

きちんと使い分けができないと、思わぬトラブルが発生する可能性すらあります。使い分けと特徴を押さえましょう。

TO:必ず見て欲しい本命の宛先に使う

宛先の「TO」は、「このメールはあなた宛のメールです」という意味です。

メールを必ず見てほしい本命の宛先に使います。

CC:念のため見て欲しい相手に使う

 「CC」は、メールを複数人へ一斉送信する際に使用します。Carbon Copy (カーボンコピー)を略したものです。

「CC」を指定してメールを送信すると、指定したすべてのメールアドレスへ一斉送信されます。「CC」の場合は、メールの受信者にすべての送信先とメールアドレスが表示されるので、社内や同じプロジェクトに属したメンバーのみに使用するようにしましょう。

BCC:念のため見て欲しいが他の送信者に見られると不都合な相手に使う

「BCC」は、「CC」と同じように複数人へ一斉送信する際に使います。「CC」と違い、受信者には自分以外の宛先がわかりません。Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)を略したものです。

ほかのメンバーのメールアドレスが表示されないので、メールを一斉送信したいけれども、メンバーのアドレスを伏せたい、誰に送ったのかわからないようにしたいという場合に利用します。

「TO」「CC」「BCC」の対応方法一覧表

誰に送る時に使うのか 自分宛だった場合の対応
TO 必ず見て欲しい本命の宛先に使う 必ず返信し対応する
CC 念のため見て欲しい相手に使う 返信は不要。内容も重要部分だけメモしておくかメールをフォルダ分けしておけばOK
BCC 念のため見て欲しいが他の送信者に見られると不都合な相手に使う 返信は不要。内容もさっと目を通すだけで大丈夫な場合が多い

複数に送信する「CC」「BCC」を使う際の注意点 

「CC」や「BCC」で一斉送信する際には注意しなくてはいけない点がいくつかあります。

メール一斉送信時の宛名の役職順表示

複数の相手先に「CC」を使ってメールを一斉送信する場合、「会社名・部署名・役職名(肩書き)・氏名・敬称」という宛名の順番は守りつつ、宛先の順番まで整える必要性はない、という意見が多数派です。

  • ・役職順にすること自体に手間がかかる
  • ・メーラーによっては並び順に表示されない

ため、社内でそういった慣習がない限りは気にする必要はないでしょう。

メール一斉送信時の社内・社外の並び順

取引相手やクライアントの宛先は順番を先にして、社内の宛先は後ろに持って来たほうが望ましいという意見もあります。

公平性を期すために50音順にするという方法がおすすめです。

「CC」「BCC」を間違えて送信する

うっかり「CC」「BCC」を間違えて送信するミスにはくれぐれも注意が必要です。

特に「BCC」で送るべき相手の「CC」で送ってしまうと、送信先のメールアドレスがわかってしまいますので、注意して間違えないようにしましょう。

「CC」で受信したメールにそのまま返信

「CC」で受信した全員に返信してしまうケースがあります。

たとえば、見積り書などを間違えて送るべきではない相手に送信してしまうと、ライバル企業に機密情報が洩れる恐れがあります。

くれぐれも、返信先「CC」に不要アドレスを含めたまま送信するミスを避けるようにしてください。

メールの宛先は「TO」「CC」「BCC」の使い分けをしっかり

メール送信する際の正しい「宛先」の使い方について解説してきました。

一斉送信時のルールについては、社内で独自ルールが敷かれていることが多いようです。初めて一斉送信するときは、先輩にルールを聞いてミスがないように慎重に操作しましょう。

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