見積もりをお断りする際のマナーとメールの書き方

会社員として企業で働くようになると、複数の会社に見積もりを出してもらって実際の取引相手を決めることがあります。決まらなかった相手には「お断り」の連絡を入れなければなりませんね。そこで今回は、見積もりをお断りする際のメールの書き方をご紹介します。

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■見積もりをお断りする際に気を付けるべきこと

「見積もり」というのは、依頼に対し、納期はこの期限、対価は幾らかなどを算出して提示することです。場合によっては、材料は何をどれだけ使うので幾ら掛かる、といったことも盛り込まれます。例えば、引っ越し業者に見積もりをお願いすると、どこからどこまでの引っ越しで、家具がどれだけあって、段ボールが幾つ必要で……といった詳細を提示されますね。

ビジネスシーンでの見積もり依頼は、複数の企業に行うことが普通です。取引はそのうち1社と行いますから、他の企業には断りの連絡を入れなければなりません。メールでこの連絡をする場合、以下の3つのポイントに気を付けるといいでしょう。

●見積もりをしてくれた相手への感謝の意を伝える

相手も仕事とはいえ、こちらの依頼で見積もり作業をしてもらったのですから、断る際には当然お礼の言葉を伝えなければなりません。これがないと、相手からは「非常識な相手だった」と思われてしまいます。今後の取引にも影響する可能性がありますので、たとえ断ることになったとしても、お礼の言葉は伝えましょう。

●見積もりを断る理由

理由もなく断るのでは相手に対して冷たい印象を与えてしまいます。相手からすれば、断られる理由がわからなければ改善のしようがありません。見積もりを断るのは、納期か料金に問題があるケースが多いでしょう。見積もりはこちらでお願いしたのですから、角が立たないように注意しつつ、その理由を説明しましょう。

●今後の関係性に対するフォロー

一度は条件が合わずに断ることになっても、また別の機会に取引をお願いすることがあるかもしれません。お互い良好な関係を保っていられるよう、フォローを入れておくのがビジネスパーソンとしての心配りです。

上記のような点を踏まえて書いた例文は以下のようになります。