エントリーの辞退には連絡が必要?【メール・電話の例文つき】

エントリーの辞退には連絡が必要?【メール・電話の例文つき】

2019/03/19

就活マナー

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企業に応募する際、最初に行うのが「エントリー」です。興味がある企業にはどんどんエントリーしたいものですが、さまざまな事情で辞退をする必要がある場合には、どうすればいいのでしょうか。今回はエントリーを辞退する方法についてご紹介します。

エントリーの辞退

エントリーの辞退に連絡は必要?

エントリーとは、就活をする上で、企業に対して「興味があります」と意思表示をするものです。企業側はエントリーした人を対象に、資料を送付したり、会社説明会の案内をしたりします。つまり、エントリーをすることで、選考に進むことができるようになるのです。

「履歴書」「エントリーシートの提出」「面接」と、選考が進んでいくにつれて、これから受ける企業・受けない企業を絞り込む必要が出てきます。場合によっては、エントリーした企業を辞退しなければならない状況になることもあるでしょう。また辞退をする際には、担当者へ連絡を入れなければならないケースなども発生します。状況に応じた連絡の仕方や、具体的な連絡内容を見ていきましょう。

プレエントリーの場合

プレエントリーとは、本選考に参加するエントリー以前の段階で、企業に興味があることを示すものです。主に「就活サイト」「企業のホームページ」「公式SNSのアカウント」などから行い、プレエントリーをした就活生には、資料や会社説明会の案内が送られてくる場合もあります。基本的には、情報収集のために、個人情報を登録するものだとイメージしておくといいでしょう。

プレエントリーは、本格的な採用活動の前段階にあたりますので、辞退をする場合でも、基本的には連絡の必要はありません。連絡をしないからといって、担当者からマイナスイメージを抱かれることもないので、気になった企業には、まずプレエントリーをしていきましょう。

採用担当者と連絡を取り合っている場合

採用担当者に質問のメールを送るなど、担当者と直接コンタクトを取っている場合は、辞退希望の連絡を必ず入れましょう。何も言わずに辞退するのは、社会人として好ましい対応とはいえません。感謝の言葉を添えて、辞退のメールを作成しましょう。

【例文】
件名:エントリー辞退のご連絡
本文:
株式会社○○
総務部人事課 採用御担当 ○×様

お世話になっております。
△△大学□□学部の○○○○です。

さて、この度会社説明会の参加を希望しておりましたが、
一身上の都合によりエントリーを辞退させていただきたくご連絡いたしました。

○×様には、質問事項等について、お時間を割いて丁寧にご教示いただいたにも関らず、
大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたご無礼、お許しください。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○(署名)

説明会の予約をしている場合

エントリーを行い、企業の本格的な採用活動が始まると、会社説明会の案内などが通知されます。しかし、複数の企業を同時に受けている場合、日程が重なり、参加が難しくなってしまうこともあるでしょう。そうした場合には、必ず担当者へ辞退の連絡を入れましょう。企業側は予約者の人数を把握し、それに合わせて説明会の準備をするため、無断で辞退することは、迷惑をかけることになります。ここでは、その意思を伝え、感謝とお詫びの気持ちを表すための例文をご紹介します。

【例文】
件名:○月×日開催・貴社説明会のキャンセルのお願い
本文:
株式会社○○
総務部人事課 採用御担当者様

お世話になっております。
私、△△大学□□学部の○○○○と申します。

先日ご連絡をいただきました○月×日開催の貴社説明会に予約を入れておりましたが、
諸般の事情によりキャンセルをお願いしたくご連絡させていただきました。

お忙しい中、日程を組んで下さったにも関わらず、
このような形になり大変申し訳ございません。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○(署名)

辞退するときの注意点

エントリー段階での辞退の連絡は、基本的にメールで問題ありません。企業の担当者も他の業務に追われている可能性もありますし、メールは記録として形に残るというメリットがあるからです。また担当者が目を通すだけで済み、後々のトラブルを避けることができるという点でも有用です。
しかし説明会や面接など、選考が進んでいる段階で、前日や当日に辞退を申し出る場合は、先方の予定調整にも関わることですから、なるべく電話で直接担当者へ連絡しましょう。電話は必ず営業時間内にかけ、始業・就業時間の間際は避けるようにしてください。

まとめ

エントリーを辞退することは、企業側にとって何度も経験していることです。そのため「怒られるのではないか」などと過度に恐れる必要はありません。連絡を入れる際は、謝罪の言葉をしっかりと述べ、誠意を持って気持ちを伝えることが大切です。

(学生の窓口編集部)

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