就活のエントリー辞退には連絡が必要?【メール・電話の例文つき】

就活のエントリー辞退には連絡が必要?【メール・電話の例文つき】

2021/08/18

就活マナー

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エントリーとは、就活をする上で、企業に対して「興味があります」と意思表示をするものです。企業側はエントリーした人を対象に、資料を送付したり、会社説明会の案内をしたりします。つまり、エントリーをすることで、選考に進むことができるようになるのです。

企業のエントリーを辞退する際には、担当者へ連絡を入れなければならないケースも発生します。状況に応じた連絡の仕方や、具体的な連絡内容を見ていきましょう。

エントリーの辞退に連絡は必要

基本的にエントリーを辞退する場合は企業へ連絡する必要があります。

「履歴書」「エントリーシートの提出」「面接」と、選考が進んでいくにつれて、これから受ける企業・受けない企業を絞り込む必要が出てきますが、「内定が出ても入社しないから」と辞退連絡を入れないのはマナー違反です。

インターンの辞退やキャンセルにも連絡が必要になる

選考だけでなく、インターンの参加を辞退する場合にも連絡が必要です。

インターンが選考に影響する企業の場合は、無断キャンセルした時点でその後の選考に影響が出ることもあります。

また、人気のインターンは他に受けたい学生がいることが多いものです。きちんと辞退連絡をすることで、参加したい学生が参加できる環境にしましょう。

エントリー辞退の連絡はメールでOK

エントリーの辞退連絡はメール連絡で大丈夫です。電話連絡が必要な場合は、

  • ・採用試験前日や当日の辞退
  • ・説明会前日や当日の辞退
  • ・辞退連絡が電話と決められている場合

など、連絡を急ぐ必要があるときに限られます。

特に前日や当日の連絡は、先方の予定調整にも関わります。なるべく電話で直接担当者へ連絡しましょう。電話は必ず営業時間内にかけ、始業・就業時間の間際は避けるようにしてください。

メールで辞退連絡をするメリット

メール連絡は電話連絡と違い、辞退連絡をしたという証拠が文章で残ります。そういった意味でも辞退連絡はメールでした方がいいでしょう。

また、企業の担当者も他の業務に追われている可能性があります。担当者も目を通すだけで済み、後々のトラブルを避けることができるという点でもメリットが大きいです。

エントリーや面接を辞退する際の注意点

エントリーや面接を辞退する場合の注意点を押さえておきましょう。辞退を決めたらできるだけ早い段階で連絡するのがマナーです。

  • ・辞退が決まったら早めに連絡する
  • ・結果が出ていなくても辞退を決めたら連絡する
  • ・辞退連絡はメールで行う(※面接当日などは除く)
  • ・辞退連絡は常識のある時間帯に行う
  • ・辞退理由で不満を伝えない

辞退が決まったら早めに連絡する

辞退が決まったら早めに連絡しましょう。

前日や当日の場合は電話で担当者に連絡をし、それ以前の場合は営業時間内にメールするようにします。

早めに連絡することで、企業側のスケジュール変更もスムーズになり迷惑をかける可能性が低くなります。

結果が出ていなくても辞退を決めたら連絡する

採用試験後に辞退連絡を入れる場合は、結果を待たずに連絡して大丈夫です。

結果を見てから辞退するかどうか決める場合は別ですが、もう試験を受けるつもりもなく、内定が出ても辞退することが決まっているのなら関係ありません。

辞退連絡はメールで行う

辞退連絡は、文章が残るメールで行います。

選考試験の前日や当日は電話連絡する必要がありますが、そうでないならメールの方が企業側にもメリットがあるからです。

辞退連絡は常識のある時間帯に行う

メール連絡といっても、夜中や早朝、休日に送信するのは避けましょう。

選考が進んでいる企業の稼働日の常識的な時間帯に送ります。採用担当者の中には、会社のパソコンメールをスマホに転送している場合もあり、「出社してから見るだろう」と思って送ったメールが夜中に本人に届いてしまうことがあるのです。

エントリーを辞退する場合の辞退理由の代表例

エントリーの辞退にあたり辞退理由を伝える必要はありません。

電話での辞退の場合、辞退理由を聞かれる可能性はありますが、以下のような理由を伝えれば問題ないでしょう。

  • ・一身上の都合で
  • ・他社から内定が出たので
  • ・選考を進めていく過程で合わないと感じたため

また、辞退するからといって企業に対する不満を辞退メールで爆発させないように気をつけてください。

就活の段階別!エントリー辞退連絡の例文

エントリーの辞退連絡はメールで簡単にして大丈夫とはいっても、例文がないと不安になりますよね。

就活の段階別にエントリー辞退連絡の例文を作成しましたので参考にしてください。

インターンシップをキャンセル・辞退する場合の例文

インターンシップをキャンセル・辞退する場合の例文はこのようになります。

ーーーー

件名:

○月×日インターンシップキャンセルのお詫び

本文: 

株式会社○○ 

総務部人事課 採用御担当者様

お世話になっております。

△△大学□□学部の○○○○と申します。

先日ご連絡をいただきました○月×日開催のインターンシップですが、 諸般の事情により参加が難しくなってしまったためキャンセルをお願いしたくご連絡させていただきました。

お忙しい中、日程を組んでくださったにも関わらず、 このような形になり大変申し訳ございません。 末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○(署名)

ーーーー

プレエントリーを辞退する場合

プレエントリーは、本格的な採用活動の前段階にあたります。辞退をする場合も、基本的には連絡の必要はありません。連絡をしないからといって、担当者からマイナスイメージを抱かれることもないので、気になった企業には、まずプレエントリーをしていきましょう。

そもそもプレエントリーとは、本選考に参加するエントリー以前の段階で、企業に興味があることを示すものです。基本的には、情報収集のために、個人情報を登録するものだとイメージしておくといいでしょう。

ただし、説明会などの予約が済んでいる場合は辞退連絡が必要になります。この場合は辞退連絡を入れてください。

エントリーシートを提出しない・出さないことで辞退と受け取られる

エントリーシートを提出しない・出さないことでエントリー自体を辞退したを受け取ってもらえます。

エントリーシートの提出を辞退する場合も、エントリー自体を辞退する場合も連絡は不要です。

説明会の予約後に辞退連絡する場合の例文

エントリーを行い、企業の本格的な採用活動が始まると、会社説明会の案内などが通知されます。しかし、複数の企業を同時に受けている場合、日程が重なり、参加が難しくなってしまうこともあるでしょう。

そうした場合には、必ず担当者へ辞退の連絡を入れましょう。企業側は予約者の人数を把握し、それに合わせて説明会の準備をするため、無断で辞退することは、迷惑をかけることになります。

ここでは、その意思を伝え、感謝とお詫びの気持ちを表すための例文をご紹介します。

ーーーー

件名:○月×日開催・貴社説明会のキャンセルのお願い 

本文: 

株式会社○○ 

総務部人事課 採用御担当者様

お世話になっております。

△△大学□□学部の○○○○と申します。

先日ご連絡をいただきました○月×日開催の貴社説明会に予約を入れておりましたが、 諸般の事情によりキャンセルをお願いしたくご連絡させていただきました。

お忙しい中、日程を組んでくださったにも関わらず、 このような形になり大変申し訳ございません。 末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○(署名)

ーーーー

説明会後採用担当者と連絡を取り合っている場合の辞退連絡例

採用担当者に質問のメールを送るなど、担当者と直接コンタクトを取っている場合は、辞退希望の連絡を必ず入れましょう。

何も言わずに辞退するのは、社会人として好ましい対応とはいえません。感謝の言葉を添えて、辞退のメールを作成しましょう。

ーーーー

件名:エントリー辞退のご連絡

本文:
株式会社○○
総務部人事課 採用御担当 ○×様

お世話になっております。
△△大学□□学部の○○○○です。

さて、この度会社説明会の参加を希望しておりましたが、
一身上の都合によりエントリーを辞退させていただきたくご連絡いたしました。

○×様には、質問事項等について、お時間を割いて丁寧にご教示いただいたにも関らず、
大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたご無礼、お許しください。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○(署名)

ーーーー

書類選考を辞退する場合の例文

書類選考を辞退する場合は、書類送付前と書類送付後で文章が変わってきます。

書類送付前は、説明会参加後に送る辞退例文で大丈夫ですが、書類送付後はこちらの例文を使ってください。

書類送付後に選考を辞退する場合の例文

ーーーー

件名:選考辞退についてのご連絡

本文:

株式会社○○

総務部人事課 採用御担当 ○×様

お世話になっております。2023年度新卒採用にて書類選考に応募させていただきました、△△大学□□学部の○○○○です。

先日書類をお送りさせていただいたばかりではございますが、諸般の事情により選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考に貴重なお時間をいただいているにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
○○(署名)

ーーーー

選考辞退の連絡をしなかった場合のリスクとは

選考辞退の連絡をせずサイレント辞退する学生もいますが、避けた方がいいでしょう。企業の採用担当者は選考辞退自体は想定していますが、サイレント辞退はいい印象をもたれません。

特に

  • ・土壇場でのキャンセル
  • ・無断の選考欠席

は企業側にとっても迷惑です。

インターンや説明会などの採用選考以前の無断キャンセルについても、「スケジュール管理が甘い」と思われてしまう場合があります。インターンの無断キャンセルはその後の選考に悪影響が出る可能性もあるのです。

辞退連絡はメールでOK!誠実な対応を心がけて

エントリーを辞退することは、企業側にとって何度も経験していることです。

そのため「怒られるのではないか」などと過度に恐れる必要はありません。連絡を入れる際は、謝罪の言葉をしっかりと述べ、誠意を持って気持ちを伝えることが大切です。

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