例文つき！ お礼状・内定辞退のマナーと書き方

就職活動では、人脈づくりも重要なポイントとなります。その第一歩として、お世話になったOB・OGや人事に、状況に応じて手紙やメールを送りましょう。その際の電話・メール・手紙の内容が、良くも悪くもあなたへの印象を左右します。そこで、フレッシャーズのためにお礼状や内定辞退の応対に関するポイントと文例を紹介します。社会人としてのマナーと適切な形式をしっかり覚え、よりよい人間関係を築いていきましょう。

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OB・OG訪問をさせてもらったとき

【OB・OGへのお礼メールのポイント】

OB・OG訪問で、あなたのために貴重な時間を割いてくれた先輩社員に、お礼のメールを送りましょう。以下のポイント参考に、自分らしさを表現できる文章を考えてください。

●お礼メールは当日に出す
OB・OG訪問が終わったら、お礼メールはできるだけその日のうちに出そう。 お礼というものは、時間がたってしまったからでは意味がありません。遅く出すよりも、早いほうが好印象。

●感想を盛り込む
先輩は、自分のために仕事時間を割いて会ってくれています。それは、あなたに頑張って就職活動をしてほしいと思っているから。話を聞いてどう感じたか、具体的な感想を盛り込んでおこう。先輩も訪問を受けた甲斐があったと感じてくれるだろうし、どれだけその企業に入社したいかという熱意も伝えられる。

●お礼の言葉を添えて
協力してくれた厚意に対する感謝の気持ちを最初と最後に表そう。

●機会があればその後の進路報告も
次の段階に進めても進めなくても、折に触れて経過を報告しよう。聞くだけ聞いてその後音沙汰がないのは、寂しいもの。また、今後どのような形でその先輩と関わるかわからない。一度つくった人脈は、今後の社会人生活の宝になるのでしっかりと繋いでおくことが大切。

●メールでも平気
本来、お礼は封書でするべきですが、あなたも先輩も時間が足りない場合は、ハガキが一番望ましい。ただ、先輩の年齢が若い人であればメールアドレスを持っているので、Eメールでお礼を伝えても失礼にはならない。

【OB・OGへのお礼メールの例文】

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件名：OB・OG訪問のお礼
↑ 一目で内容がわかる件名に ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

株式会社 フレッシャーズ
竹橋 様

本日OB訪問をさせていただいた、東西大学の内定礼子と申します。
本日はお忙しい中お時間をとっていただきまして、
本当にありがとうございました。
↑ 名前を名乗り、お礼を述べる

今までの疑問点や、資料だけではわからなかったことなども
丁寧にお答えいただいたおかげで、貴社についてよく知ることができ、
ますます志望が高まりました。

竹橋先輩の仕事への情熱を感じるとともに、
「うちの会社は人を大切にする企業ですよ」というお言葉が特に印象に残っています。
↑ 感想を盛り込む

今後は、頂いたアドバイスを活かし、先輩の後に続いていけるよう、
努力していきたいと思っております。

就職活動をしていく中で、またお話をうかがう機会もあるかと存じますが、
その際は、どうぞよろしくお願い申しあげます。

本日は、本当にありがとうございました。
取り急ぎお礼のみ申し上げます。
↑ 再度、感謝の気持ちを述べる書き終える

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東西大学マナー学部 内定礼子（ないてい・れいこ）
↑ 署名をつける、名前の読み方をつける

e-mail：naiteiget@mycom.co.jp
住所：〒123－4567 東京都千代田区一ツ橋1－1－1
電話番号：12－3456－7890
↑ 人事に対して送る際には、メールアドレス以外の連絡先も記載
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監修：ハナマルキャリアコンサルタント 細田 咲江（ほそだ さきえ）
早稲田大学卒業後、1983年に流通会社に入社。12年間、主に人事部で採用担当や人事教育などを経験。1994年にハナマル キャリアコンサルタントを設立。現在は、高校生や大学生の就職、社会人の転職などに関する講演、執筆など幅広く活躍中。また、埼玉女子短期大学と駒沢女子大学では講師も務める。