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内定先からのメールの返信。書き方の代表例を教えて

2010/01/25

マナーQ&A

内定先からのメールの返信。書き方の代表例を教えて

メールの返信にいつも困っています。例えば、「懇親会の出欠の確認」、「懇親会のお礼」などのメールが来るのですが、返信の代表例を教えてください。

(自動車関連/さまあさん/男性)



★平野さんからのアドバイス
ビジネスメールでは「お世話になります」などの言葉から始めますが、学生のみなさんは「こんにちは。内定者の○○です。」など学生らしい言葉から始めればよいでしょう。
注意点や、テンプレートなど参考にしてみてください。

●出席する場合は、出席できて嬉しいという思いも伝える
「当日お会いできること楽しみにしています」など、楽しみにしている気持ちを添えると好印象を与えます。

●欠席する場合は、「お誘いいただきありがとうございます。その日は学部の研究発表会で、私も発表する予定になっております」などと欠席の旨とその理由を伝える
「大変残念ですが、今回の懇親会は欠席させていただきます」のように、誘っていただいたお礼の気持ち、行きたいがどうしても行けない状況で残念であるという気持ちが伝わるようにすると相手にも失礼にならないでしょう。

●最後に近況も添える
また、出欠席にかかわらず「仕事に生かせればと考え、英会話をあらためて学び始めました」など、近況を報告できればさらに印象がよくなります。

●懇親会に出席した後にお礼のメールを送る
懇親会に出席したときは、当日もしくは翌日にはお礼のメールを送りましょう。このとき、「●●さんと▼▼についてお話ができ、大変勉強になりました」のように、具体的な内容を盛り込めば、印象に残るメールになるでしょう。
もし、先に内定先からお礼のメールが届いたときは、「本来ならこちらからお礼を申し上げるべきところ、ご連絡をいただき申し訳ございません」の一文を忘れずに。
内定先に送るメールだからと難しく考える必要はありません。下記のポイントを押さえ、入社を楽しみにしていることが伝わるメールを書ければ合格です。

【注意したいポイント】
・文例集などの言葉をそのまま使うのではなく、自分の言葉で書くこと
・お礼メールを3日後に送付したのでは遅すぎます。メールはタイムリーに送信すること
・社会人に送付するメールだということを意識し、体裁を整えること

【懇親会のお礼 テンプレート】

株式会社●●●
人事課 山本様

こんにちは。内定者の▽▽大学の鈴木です。
先日は、懇親会にお誘いいただき、ありがとうございました。

広報部の山本様と商品PRのポイントについてお話させていただき、大変勉強になりました。
また、春から同期として一緒に頑張っていく仲間たちとも親交を深めることもでき、大変充実した時間を過ごせました。

春から一緒に働かせていただけることが今から楽しみです。

ありがとうございました。
今後とも、よろしくお願い致します。

▽▽大学経済学部経済学科
鈴木 学


【関連リンク】
【ワンランク上の使い方】便利なビジネスメールの用語をマスターしよう!

【覚えておきたい】ビジネスeメールの基本マナー


■回答:平野友朗さん

有限会社アイ・コミュニケーション 代表取締役。近著 ビジネスメール 「こころ」の伝え方教えます(技術評論社)。ビジネスメールの教科書


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