Excelフィルターを使いこなすちょっとしたコツ。印刷・保護・修正の注意点を解説

＜目次・お困りごとの解決策＞

1．フィルターされたデータを区切り良く印刷する
2．データを保護しつつオートフィルターを使用する
3．修正したデータにフィルターを再適用する

▼＜上記に解決策がないときは・・・＞
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フィルターされたデータを区切り良く印刷する

フィルター設定されたデータは、表示されている内容をそのまま印刷することが可能です。
しかし、データの量が多いと様々な設定がされています。そのため、思うような印刷範囲を指定できない可能性があります。設定の確認方法と解決法を具体的に解説していきます。

例として、次の在庫が「×」のデータをフィルターした結果を印刷してみましょう。

一見１ページに収まりそうなものが、印刷プレビューを確認すると、２ページにまたがる形となっています。

このような場合の原因は、「改ページ」設定があるためです。 ウィンドウ右下の「表示切り替えボタン」で「改ページプレビュー」をみると、2ページに分けて印刷する設定になっています。

改ページの設定を解除するためには、[ページレイアウト]タブから「改ページ」を選択し、「すべての改ページを解除」をクリックします。

改ページの設定が解除され、印刷が1ページで収まるようになりました。

印刷プレビューで見ても、1ページ内に収まっていることがわかります。

データを保護しつつオートフィルターを使用する

シートやブックの保護がされている場合、オートフィルターが利用できない可能性があります。

シートやブックの保護がされている場合、オートフィルターが利用できない時があります。

設定確認の方法と解決法を具体的に解説していきます。 シートやブックの保護を解除する方法は、 ツールバーの[校閲]から、「シート保護の解除」解除してください。

シートの保護をした状態で、「オートフィルターの使用」を許可する場合は、次の手順を実施します。

（1）ツールバーの[校閲]タブから「シート保護の解除」をクリックします。

（2）再び「シートの保護」をクリックし、「オートフィルターの使用」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

（3）シートの保護状態でも、オートフィルターが使えるようになります。

修正したデータにフィルターを再適用する

データの更新や修正をした際に、設定してある「昇順」や「テキストフィルター」など設定してあるフィルターに、情報を更新し再び並び替えるときには、「フィルターの再適用」という機能を利用します。

たとえば、在庫の昇順にデータを並べ替えた表を見てみましょう。

2019/10/30にみかんを新しく仕入れたため、在庫を「○」に変更しました。
もう一度並べ替えを行いたい場合、ツールバーの[データ]タブの「再適用」をクリックします。

在庫の昇順に並べ替えるフィルターが再適用され、データが再度並べ替えられます。

まとめ

フィルター設定されたデータを印刷する際は、「改ページの設定」に注意しましょう。データ量が多いほど、様々な印刷設定がすでにされています。想定通りに印刷できない時は、設定の確認をしましょう。データの保護がされているときに、オートフィルターを使いたい場合は、保護を解除するか、オートフィルターを使用できるように設定を変更します。フィルターの再適用は、並べ替えを再度行う際に利用すると便利ですので、今回の記事を参考にいろいろと試してみてくださいね。

（学生の窓口編集部）