Mac版ExcelをPDFで保存するには? シート全体を一括で保存する方法も解説

2019/09/17

新生活・準備

Excelのファイルは、そのままExcel形式で保存するのが基本です。しかし、人とデータを共有する際に、間違って誰かに編集されたくない場合や、印刷するときに違うPCから開く必要がある場合の表示崩れを防ぎたいといった理由で、PDF化して保存すると便利なこともあります。特にMacとWindowsでデータを共有する際は、エクセルそのままだとエンコードの問題などが発生しやすく、そのままのデータを渡しても崩れて読めないことがあります。
今回はMacをお使いの方向けに、Excelデータの共有に便利なPDF形式での保存方法を解説します。

mac エクセル PDF化 印刷

「名前をつけて保存」からPDF形式で保存する

「名前をつけて保存」からPDF形式で保存する場合、以下のような手順で行います。

【1】メニューバーの「ファイル」から「名前をつけて保存」と進みます。

mac エクセル PDF化 印刷

【2】「名前をつけて保存」をクリックすると、以下のように保存する場所やファイル形式を選択する画面になります。

mac エクセル PDF化 印刷

そこで、「ファイル形式」横のプルダウンリストを開き、「PDF」を選択します。

mac エクセル PDF化 印刷

※このとき、保存場所を変更したい場合は同時に上部のプルダウンリストを選択し、保存場所を選択します。

mac エクセル PDF化 印刷

【3】プルダウンリストから「PDF」を選択後、「保存」をクリックすると、表示された保存場所にファイルが作成されます。

mac エクセル PDF化 印刷

【4】ファイルが作成されました。拡張子が.pdfになっていれば成功です。

mac エクセル PDF化 印刷

ショートカットキーを使う方法

Excelには、便利なショートカットキーがついています。「名前をつけて保存」を選択する代わりに、「shift+command+S」キーを押すことでも、「名前をつけて保存」の機能を開くことができます。その後の手順は、上記【2】〜【4】と同じです。

「プリント」からPDF形式で保存する

PDF形式で保存する方法として、もう一つ「プリント」の項目からPDFを選択するやり方もあります。

【1】まず、Appleマークのあるメニューバーの中の「ファイル」をクリックし、出てきたメニューの「プリント」をクリックします。

mac エクセル PDF化 印刷

【2】「プリント」をクリックすると、以下のようにプリンタやプリントの詳細を選択するメニューになりますが、ここで左下のプルダウンメニューをクリックします。

mac エクセル PDF化 印刷

【3】「PDFとして保存」をクリックします。

mac エクセル PDF化 印刷

【4】保存画面が現れるので、タイトルや保存場所を設定し、「保存」をクリックします。

mac エクセル PDF化 印刷

ショートカットキーを使う方法

こちらも「名前をつけて保存」と同じようにショートカットキーがあり、「command+P」キーを押すと、プリント画面が現れます。その後の手順は、上記【2】〜【4】と同じです。

複数ページ(シート)を保存する方法

複数ページ(シート)または単一ページ(シート)の保存を切り替えたい場合は、「名前をつけて保存」からPDFを保存します。

【1】メニューバー「ファイル」→「名前をつけて保存」と進み、ファイル形式から「PDF」を選択します。

mac エクセル PDF化 印刷

【2】下部の「ブック」を選ぶとExcel内のシートすべてを一度にPDFに保存できます。開いているページだけPDF化したい場合は「シート」を選びます。

mac エクセル PDF化 印刷


※シート全体ではなく、シートの中の一部だけをPDF化したい場合は、そのセルを選択した状態で「名前をつけて保存」→「PDF」を開き、上記の「選択範囲」にチェックを付けます。

【3】「保存」をクリックすると、PDFファイルが作成されます。

※複数シートを保存したい場合、「名前をつけて保存」から行うと、ブック全体で一括保存できないことがあるようで、原因は不明とされています。「プリント」からPDF化すると、このトラブルは起きないようですので、うまく保存できないときは違う保存方法を試してみてください。

まとめ

Macで作成したExcelファイルを共有する際に、文字化けが気になるなら、PDF化して保存がおすすめ。相手が作業はできませんが、余計な共有のミスは防げます。編集されたくないデータを渡したり、印刷用のデータとして残しておきたい場合など、上手に使いましょう。

(学生の窓口編集部)

関連記事

新着記事

もっと見る

HOT TOPIC話題のコンテンツ[PR]

注目キーワード

注目:社会人ライフ全般

新生活・準備の人気記事ランキング

  • 新生活準備応援クーポン特集


    ピックアップ [PR]