卒業証明書の有効期限はいつまで？紛失や発行忘れの対処法も

就職する際に必要な「卒業証明書」は卒業した日や卒業したことを証明するもの。ではこの卒業証明書、有効期限はあるのでしょうか？たとえば転職のとき、大学卒業後すぐに取得した卒業証明書があるとしたら何年前まで有効なのでしょうか。

そこで今回のトピックスは、卒業証明書の有効期限について。
さらに卒業証明書を紛失してしまったり、そもそも発行を忘れてしまった際の対処方法についてもあわせて解説します。

卒業証明書の有効期限は？大学卒業後いつまで有効？

基本的に、卒業証明書の有効期限はありません。

卒業したという事実は何年経っても変わることはありませんので、たとえ数年前に発行された卒業証明書であっても、手続き上問題なく相手先に受理されるケースが多いようです。

ただしレアケースとして、次のような注意点もあります。

まずは、あなたの卒業証明書に有効期限が明記されていないかどうかチェック。そして、提出する相手先が「◯ヶ月以内のものにしてください」という指示を出していないかよく確認することが大切です。

転職時に提出する卒業証明書の有効期限に注意

厳密にいえば転職する際に提出する卒業証明書にも有効期限はありませんが、卒業してから何年も経っているのに卒業当時に発行した証明書を提出するのは好ましくありません。

「すごく前の書類を引っ張り出してきた」感が出てしまうと印象がよくありませんし、 企業側としてもなるべく新しい情報で確認したいと考えるかもしれません。

そのため、転職時には改めて証明書を取り直し、3ヶ月から半年以内に発行したものを提出するのがよいでしょう。特に折れたり汚れたりしている卒業証明書は提出しないようにして、きれいなものを利用しましょう。

卒業証明書が必要となるのはどんなとき？

そもそも卒業証明書は、いつどんなときに必要になるのでしょうか。

新卒で就職するとき

大学等を卒業後、新卒で企業に入社するときが、卒業証明書を使用する代表的なケースと言えるでしょう。

第二新卒や中途採用で転職するとき

第二新卒は大学等の卒業後何年か経っているわけですが、新卒に準ずる形で入社手続きを進める企業も多く、最終学歴の卒業証明書が求められるケースが多々あります。

そのほかの中途採用になると、実務経験が重視されることもあり卒業証明書が必要になるケースは少なくなります。ですが履歴書の内容の事実確認のために、卒業証明書の提出を求める企業もあります。

大学受験のとき

大学等への進学のタイミングでは、高校の卒業証明書が用いられます。代表的なケースとして挙げられるのが、多くの受験生がチャレンジする「共通テスト」。この出願の際に高校の卒業証明書が必要になります。

共通テスト以外の大学受験でも卒業証明書が必要になることがありますが、その場合も前述のとおり基本的に有効期限はありません。ただし、繰り返しになりますが証明書に有効期限が記載されていないか、大学から「◯ヶ月以内のもの」と指示されていないかチェックするようにしましょう。

卒業証明書ではなく卒業証書を提出するケースも

企業によってはそもそも卒業証明書は必要なく、代わりに卒業証書を提出するケースもあります。ただし、卒業証書は一つしかありませんので、その際はコピーを提出することになります。

卒業証明書の紛失・発行忘れのときの対処法

持っていると思っていた卒業証明書を紛失してしまった……！そんなこともありますよね。また、失くしたと思っても、卒業証明書はそもそも発行されていないこともあります。

卒業証書は再発行できませんが、卒業証明書は再発行することができます。

卒業証明書は郵送であっても1週間ほどで手元に届くので、無い！無くした！？と慌てずに、時間があるなら落ち着いて対処しましょう。証明書が古くて取り直す場合も、同じく再発行にて対応します。

まずは学校に連絡して、卒業証明書の発行申請をしたらどのくらいで手元に届くか確認します。それで提出期限に間に合わない場合は、提出先に連絡し、謝罪といつまでに用意できるかを伝えます。

期日までに必要書類を提出できないと、働く意思がないと思われてしまう恐れも…！ここは丁寧に迅速に対処して誠意を表すことが大切です。

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卒業証明書が発行できないケース

卒業証明書の発行申請をする際に必要な身分証明書が準備できていなかったり、郵送で申請する際に返信用切手や手数料に不備があったりすると、発行してもらえないケースがあります。

たとえば、マイナンバーカードは身分証明書として利用できますが、マイナンバー通知書は身分証明書として利用できません。

特に郵送で申請する場合に不備があると、やり取りが増えて2倍もの日数がかかることにもなりかねません。返信用封筒の大きさや切手、発行手数料の支払いには十分気をつけましょう。

卒業証明書がもらえない学校ってあるの？

一般的な大学や専門学校の場合は、問題なく卒業証明書を発行してもらえます。

しかし、学校によってはごくまれに発行してもらえないケースもあるようです。例えば無認可の専門スクールで、卒業後に閉学になっていて、所管の自治体でも確認が取れない場合などが考えられます。

学校教育法に基づく高校・専門学校・短大・大学であれば、たとえ閉学になったとしても同グループ内の学校や公的組織など、何らかの形で証明書発行業務は引き継がれます。卒業生に不利益にならないよう、きちんと制度化されていますのでご安心を。

まとめ

卒業証明書は学校を卒業したことを証明する書類ですので、基本的には有効期限はないとされています。しかし学校によっては、有効期限が書かれているケースもゼロではありません。そして相手先からは「発行後○ヶ月以内のもの」と指示されることもありますので、よく確認することが大切です。

紛失した場合、改めて取り直したい場合に、卒業証明書は再発行が可能です。郵送や代理人対応も可能ですので、早めに申請をして期日までにスマートに提出できるようにしましょう。