「卒業証明書がすぐ欲しい!どのくらいの日数かかる?」
入社を決めた企業から、内定後に提出を求められるのが卒業証明書。大学に取りに行くべきか?郵送やオンラインでできるか?あまり日数に余裕がないと焦ってしまいますよね。
今回は、大学で卒業証明書を発行してもらう流れについて解説。高校や中学の証明書が欲しい方にも参考にしていただける内容です。
家からキャンパスが遠かったり、時間が取れなかったりする場合に必見の「郵送発行」や「代理人受取」そして「コンビニ発行」についてもご紹介します。
▼目次
1.大学で卒業証明書を発行してもらうには
2.卒業生本人が申請する方法
3.代理人が申請する方法
4.交付申請書には何を書く?
5.卒業証明書の厳封を希望する場合は?
6.卒業証明書は卒業証書で代用できる?
7.卒業証明書の発行Q&A
8.まとめ
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最初にお伝えしたいのが、卒業証明書は実は卒業時に自動的に発行されているケースがあります。まずは手元にないかチェックしてみましょう。
発行されていない場合、あるいは足りない場合には大学の方に手数料を添えて申請することで、発行してもらえます。手数料はおおよそ200円〜500円程度で学校により異なります。プラス、郵送やオンラインでの取得なら郵便料金やシステム手数料もかかると思っておくと良いでしょう。
もし複数枚必要となることが予想されるなら、まとめて申請すると手間になりません。郵便料金なども1回で済みますので、できるだけ一度にまとめて申請されるのがおすすめ。
ここでは大学の卒業証明書を発行してもらうための一般的な手順をご紹介します。代理人が申請する場合も、まずは基本となる「卒業生本人が申請する方法」から読み進めてみてください。
まずは基本となる、卒業生本人が申請する方法を解説します。
卒業証明書の発行は、学校の事務窓口にて行っています。そちらに問い合わせをするか、たいていは大学公式ホームページにも案内がありますので確認してみましょう。
申し込み方法は、学校によりいくつかの方法が用意されています。
では、一番シンプルな「窓口」の手順から順番にご紹介していきます。
大学の事務窓口で申請をする場合に必要となるのは次の3点です。
ここで大切なのは「本人確認書類」です。これが無いとせっかく窓口まで行っても無駄足となってしまいますので、よく確認して持っていくようにしましょう。ちなみに、ハンコは不要としているところが多いようです。
【Point!】
マイナンバーカードは本人確認書類として有効ですが、マイナンバー通知カード(最初のマイナンバー通知の際に送付された書類)では認められません。この2つは名前がよく似ていますが、くれぐれも混同しないようにしましょう。
なお、郵送での受取を希望する人は、上記に加えて返信用封筒を渡す必要があります。
卒業証明書を郵送で申し込むときは、次の4点を準備します。
本人確認書類は、郵送の場合にはコピーでOK。交付申請書は学校の様式に記入して準備。それから発行手数料として「定額小為替」を用意したり、切手を貼った封筒を用意したりといった準備が必要となります。
返信用封筒を用意する際はサイズにもご注意を。証明書が1枚なら「定型封筒」と呼ばれる長3封筒で問題ありませんが、枚数が多くなってくると角2封筒(A4サイズが折らずに入るサイズ)を指定されるケースも。切手の方も枚数に応じた金額を貼るようにします。
また、窓口申し込みのところでもお伝えしましたが「マイナンバーカード」と「マイナンバー通知カード」は混同しないようにしましょう。「通知カード」では受理できません。
本人確認書類をコピーしたり、郵便局で為替や切手を用意したり…。そんな手間を省いて、オンラインで全て完結できるようにしたのが「オンライン申し込み」。大学によっては対応していないところもありますが、逆にオンラインのみに一本化しているところもあります。
ここでは立命館大学を例にとって、オンライン申し込みの手順をご紹介します。
受け取り方法は「コンビニ」あるいは「郵送」のいずれかで選べるようになっています。コンビニのマルチコピー機で取得ができるとは便利ですね!具体的には発行申請後にメールが届くので、その指示に従いユーザー番号をマルチコピー機に入力する流れです。
ちなみに手数料の支払いはクレジットカードやコンビニ決済など、いくつか選べるようです。ここでの手数料とは、「証明書発行手数料」「システム利用手数料」「郵送の場合は郵送料」などをコミコミで支払う仕組みとなっています。
卒業証明書は卒業生本人だけに限らず、代理人が申し込みや受け取りをすることもできます。
代理人が手続きをするときには、追加で次のような書類を求められるのが一般的です。
委任状とは、証明書の申請や受け取りを自分以外の人にお任せしますよ、という内容の書類です。様式は決まっていないことが多いため、逆に困ってしまうかもしれません。
下記に委任状の様式を載せておきますので参考にしてください。便せんに手書きでもOKです。
委任状
代理人住所______
氏名______
昼間の連絡先______
私は、上記の者を代理人と定め、下記証明書の申し込みと受け取りを一任します。
記
・証明書の種類 卒業証明書 1部
・使用目的____________
以 上
〇〇年 月 日
委任者住所______
氏名______印
昼間の連絡先______
委任状には、委任者(卒業生本人)の署名捺印を必ず入れてください。そして「代理人」のところは問い合わせなどに対応できるよう、昼間の連絡先はもちろん、会社としての申請ならば会社名・所在地なども入れておくと確実です。
卒業証明書の交付申請書に記入する主な項目は次のとおりです。
【Point1】
結婚などで姓が変わった方は、旧姓と新姓の両方を記入するパターンが多いです。姓が変わった場合に証明書がどのように発行されるか、注意書きがあるはずなのでチェックしてみましょう。
【Point2】
卒業して何年か経過している人は、入学年月と卒業年月を間違えやすくなります。あらかじめ確認しておき、正しく記入するようにしましょう。
「厳封(げんぷう)」とはその漢字からも分かるとおり「厳重に封をすること」を指します。卒業証明書の提出先から「厳封で」と指示されている場合には、大学に厳封での発行をお願いしなければなりません。
具体的には交付申請書のなかで「厳封あり・なし」と選べるようになっていたり、備考欄に記載したりする方法がありますので確認してみましょう。厳封に使う封筒は、大学側が用意してくれるケースと、自分で用意しなければならないケースがあります。
厳封で証明書の発行を申し込むと、証明書は封筒に入れられ、開封したら分かるように封をした部分に専用のスタンプが押されて交付されます。
卒業証明書の代わりに「卒業証書」のコピーが使えるかは企業によって対応が異なりますが、特別な事情がない限り、指示どおり卒業証明書を用意するようにしましょう。
似ているようで異なる書類ですから、企業側が卒業証明書で事実確認しているということなら、きちんと提出しておいた方が無難です。
そもそも卒業証明書とは何かというと、「自分がその学校を確かに卒業した」という事実を学校側が証明してくれる書類のことを指します。
就職・転職の際には自分の学歴を履歴書に書いて提出しますね。企業側は、その履歴書の内容が本当に正しいのか確かめるために、卒業証明書の提出を求めることがあるのです。
他に、卒業した事実を確認できる書類としては「卒業証書」や「学位記」などがあります。卒業式の日に渡される(あるいは郵送される)賞状のようなものですね。
ですが「卒業証書」や「学位記」は本人に1通のみ渡されるものであり、原本を企業に提出することはできません。しかし卒業証明書なら何通でも取得でき、原本を企業に提出できるという違いがあるのです。
ここからは、卒業証明書の発行にまつわる疑問を解決していきます。
発行日数については大学により対応が異なりますが、窓口での申し込みが最も早い傾向があります。早ければ即日発行してもらえるところも。即日発行を行なっていない大学は、後日改めて取りに来るか、郵送してもらいます。
そして、当たり前のようですが郵送での申し込みは時間がかかりやすくなります。書類の不備で送り直しといったトラブルも考慮して、できれば2週間くらいみておくと安心。郵送で急ぎたい場合には往復ともに「速達」を使うと日数を短縮することができます。
一般的に、卒業証明書の発行にかかる料金は自己負担であることが多いです。会社負担になることは非常にまれです。
会社で就業を開始してからの「仕事に必要なもの」は会社負担になりますが、「入社に際して必要なもの」は会社負担にならないのです。例えば履歴書の用紙や、証明写真を自分で用意するのと同じと考えましょう。
はい、発行してもらえます。大学以外にも、高校や中学の卒業証明書が必要となることがあるでしょう。その場合は大学と同じように、まず学校へ問い合わせることから始めてみてください。
卒業証明書をコンビニで発行してもらえるかどうかは、大学により異なります。先ほどの立命館大学のように、「オンライン申請→コンビニ発行」に対応しているところも確かにあります。出身校のホームページをご覧になり、コンビニ発行をしているようなら是非活用してみましょう。
卒業証明書の発行は大学の窓口か、郵送でも申請できます。早く卒業証明書を手に入れたいのならば窓口で直接受け取ることをおすすめします。郵送は時間がかかりますが、遠方に住んでいるなどの事情がある場合は便利です。
遠方に住んでいるが早く欲しい、そんな時におすすめなのがオンライン申し込み。本人確認書類をデータでアップロードすることで、窓口まで行かなくても素早く申し込みができます。
受け取りを郵送にすると少し日数がかかりますが、コンビニ受け取りが可能ならさらに日数を短縮できますので有効活用できるといいですね。
(マイナビ学生の窓口編集部)
学生の窓口編集部
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