開封厳禁⁉卒業証明書の発行方法・正しい提出方法や添え状の例を紹介

卒業証明書の一般的な大きさ

卒業証明書は基本的にA4サイズです。

しかし、学校によっては卒業証明書のサイズが選べるところもあります。

卒業証明書を郵送で受領！どんな封筒に入っているかをチェック

郵送で卒業証明書を取り寄せた場合、一般的に角形2号か3つ折りにされたうえで長形3号の封筒に入って届くことが多くあります。

さらに大学や高校など卒業校から卒業証明書を発行してもらう場合は、以下のパターンに分かれることが一般的です。

• ・赤文字の但し書きが入った封筒に入っている
• ・無記入の封筒に入っている

それぞれの受け取り方によって、提出する会社への取り扱い方法が分かれます。

詳しく見てみましょう。

赤文字の但し書きが入った封筒に入っている場合

卒業証明書を発行してもらった際「開封無効」「開封厳禁」などのように赤文字の但し書きがある封筒に入っていた場合は、封筒を開けずにそのまま封入し、会社宛てに郵送するようにしましょう。

「開封無効」「開封厳禁」といった赤文字の但し書きは「厳封封筒」と呼び、中に入っている重要書類の書き換えを防止する役割があります。

無記入の封筒に入っている場合

もし、入手した卒業証明書が「厳封封筒」に入っていなければ、特に気にする必要はありません。

会社へ郵送する書類と一緒に、そのまま同封しましょう。

【会社宛て】卒業証明書の正しい送り方

卒業証明書を入手したら、早速会社に郵送しましょう。

この項目では、押さえておきたい添状と封筒の書き方をご紹介します。

提出先への心遣いが大切！卒業証明書の送付状・添え状の書き方

会社へ卒業証明書などの書類を送付する際は、添え状を忘れないよう作成します。

会社に書類を郵送するときは卒業証明書に限らず、「添え状」あるいは「送付状」と呼ばれる中身の内容を表す書を1枚同封するのがマナーです。

卒業証明書を同封する旨を知らせる添え状の例文

卒業証明書を送るときに添える、添え状の書き方は以下の通りです。

********************以下より開始***********************

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇 〇〇部 

ご担当：〇〇〇〇様

氏名

住所

メールアドレス

電話番号

証明書送付につきまして

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 先日連絡頂きました件につきまして、以下証明書をお送り致しますのでご確認の程宜しくお願い致します。

敬具

記

・卒業証明書・・・1通

・

・

…

以上

**********************以上おわり********************

基本的には、履歴書やエントリーシートを郵送するときの添え状と同じです。

中に入っている書類が卒業証明書に変わり、その他、追加の書類も同封するのであればその旨を記載します。

添状はテンプレート化がおすすめ

添え状は、他の書類を郵送する際にも利用するのでパソコンでテンプレートを作成すると便利です。

テンプレートを作成し、保存しておくことで日付や中に入っている書類のことを書き換えるだけで添え状が作成でき、時短できます。

ただし、複数の会社向けにテンプレートを使い回す際は、日付間違いや宛名間違いに気をつけましょう。

卒業証明書の基本的なサイズと封筒

郵送するときに使う封筒は、ひと回り大きいサイズを選ぶようにしましょう。

前述の通り、卒業証明書は学校によって利用される封筒サイズが異なるためです。

卒業証明書を郵送する際は朱書きを加えよう 

卒業証明書を送る際は、封筒に朱書きをするようにしましょう。

封筒への朱書きは、郵便局員や会社の担当者に封筒の中に何が入っているか明確に伝えるために必要です。

封筒に「重要書類在中」あるいは「卒業証明書在中」と朱書きすることで、郵便時に丁寧に迅速に扱ってもらえますよ。

他にもいくつか書類を一緒に郵送するときは「重要書類在中」、卒業証明書だけ郵送する場合は「卒業証明書在中」と使い分けると良いでしょう。

また、受け取り主がひと目でどのような書類が入っているかわかるようになります。

会社へ卒業証明書を郵送する際の疑問

卒業証明書は学校によってさまざまな発行方法があるため、会社へ送る際の郵送方法に困ってしまうという方も一定数いるでしょう。

この項目では、前述での基本的な郵送方法をもとに、卒業証明書を会社宛てに郵送する際の追加情報や疑問について解消します。

卒業証明書を郵送で発行した場合、3つ折りの封筒で来たらどうすれば良い？

学校の窓口に直接行かずに郵送で受け取るようにした場合は、3つ折りされた状態で卒業証明書が届くということもあります。

その際は、封は開けずに3つ折りのまま会社へ郵送するようにしましょう。

添え状も同封するので、A4サイズの角形2号を利用すると安心です。

厳封の卒業証明書を開封してしまったら……？

「開封無効」「開封厳禁」といった厳封された卒業証明書を何らかの理由で開封してしまったといこともあるでしょう。

事情にもよりますが、誤って開封してしまったという場合は以下の方法で対処可能です。

家族や同居人が誤って開封してしまった場合

「家の人が間違えて厳封された卒業証明書を開封してしまい、会社への提出期日までに再発行が間に合わない！」

という場合は、正直に会社の担当者に説明しましょう。

このような場合は多少提出期限が遅れても問題ないことが多いので、会社の担当者に相談することとが大切です。

もし開封を隠すために自分で封をすると、卒業証明書の書き換えをしたのではないかと疑われてしまう可能性があります。

そのまま送っても問題ないのか、提出を遅らせてもらえるか確認し、担当者の指示に従って適切に対応しましょう。

会社の担当者が開封しても問題ないという判断を下したのであればそのまま同封し、間違えて卒業証明書を開封してしまった旨を一筆したためて送るなど、先方に配慮することがおすすめです。

卒業証明書は電話やメール1本で発行できる？

卒業証明書の発行は学校の窓口か郵送で受け付けていますが、一般的に電話やファックス・メール1本では発行申請できません。

事前に電話やメールで問い合わせをして、発行方法や必要な持ち物を確認することは可能です。

あらかじめ担当者に電話やメールをしておくことで、郵送での書類発行など迅速に対応してもらえるでしょう。

卒業証明書を郵送するときにきちんと届いたか知りたい！

通常の郵送（一般・速達）でも問題なく届きますが、相手に確実に受け取ってもらいたい場合や追跡できるようにしたい場合は「簡易書留」という方法を使えば追加料金で簡単に追跡できます。

簡易書留とは、通常の郵便料金に320円（税込、2022年7月現在）追加することで一般的な書留と異なり安価で郵便物の追跡をしてくれるサービスです。

• ・郵便物を出した郵便局
• ・出した時間
• ・郵便物が到着した時間
• ・到着時間

が記録されるため、活用することをおすすめします。

ただし、会社によっては通常業務の関係で受け取り出来ないなどあるため、簡易書留での郵送が可能か事前に担当者へ確認すると安心です。

まとめ

学校によって卒業証明書の取り扱いが異なりますが、「厳封」されていた場合は自分では開封してはいけません。

たとえ本人であっても開封してしまうと、せっかく取り寄せた卒業証明書が無効となってしまいます。

誤って開封してしまい、提出期限に間に合わなくなってしまったら、正直にその旨を会社の担当者に伝えることで適切な対応方法を教えてもらえます。

バレないのではないかと思い、自分で閉じて郵送してはいけません。

ウソはあなたが思っている以上に相手にわかるもので、不信感を抱かせてしまうきっかけになってしまいます。

郵送で卒業証明書を会社に送付する際は、添え状を同封して適切に対応しましょう！