謝罪文のマナーを例文付きで紹介！相手に誠意が伝わる文章の書き方とは？

謝罪文とは、過ちを犯したときや誰かに迷惑をかけたときに、相手に謝罪を伝える書状のことを言います。

もし取引相手に迷惑をかけてしまった場合、やはり直接会って謝罪することが重要です。

ただ、相手と会うにも時間の調整が必要ですし、謝罪までに時間が空いてしまうとかえって失礼になるため直接会えないのであればメール、また手紙で謝罪文を送るようにしましょう。

謝罪の基本は、「素早く、丁寧に、言い訳をしない」です。メールや手紙での謝罪でマナー違反を犯さないためのポイントを例文と一緒に紹介します。

相手の心を動かす謝罪文を書くためのポイントとは

謝罪文を書くなら、「相手の心が動かされ」「つい許してしまう」ような文章を書きたいですね。

謝罪文の例文を紹介する前に、こちらの誠意が伝わるような謝罪文を書くために押さえておくべきポイントを紹介します。

• ・一刻も早く謝罪する
• ・謝罪の原因を明らかにする
• ・今後の対応について触れる
• ・言い訳をしない
• ・相手のミスは責めない

電話やメール・手紙はもちろん、対面での謝罪であったとしても、この5つのポイントを押さえましょう。それぞれについて紹介します。

一刻も早く謝罪する

謝罪メールや添え状で「平素よりお世話になっております」から始める人がいますが、火に油を注ぐ結果になる可能性があります。

謝罪の場合は、挨拶代わりに「先日は大変失礼いたしました」「この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした」とした方がいい場合が多いです。

対応は迅速に、謝罪は一刻も早くが鉄則です。会社の事情で謝罪するべきか否かの判断が自分ではできない場合もあるでしょう。そういった場合は、事態が発生したらなるべく早い段階で上司に相談します。

謝罪の原因を明らかにする

謝罪の原因をあやふやに誤魔化して謝罪しても、相手に誠意は伝わりません。恋人同士や友人間でのトラブルでも原因をはっきりさせずに謝ったところで「私が何で怒ってるかわかっているの？」「本当に悪いと思ってる？」と、神経を逆撫でしてしまいますよね。

社会人になってからの、お客様や社内での謝罪も同じです。

何を原因にして相手の気分を害し、謝罪することになったのかをはっきりさせましょう。

今後の対応についてふれる

謝罪の原因を明らかにしたら、今後の対応についてもふれます。

謝罪文の例文では「今後このようなことがないように〜〜」の部分です。ここが欠けていると、相手に「そういった対応をしていくのであれば、今後はこんな不愉快な思いはしなくて済むだろう」と思ってもらえなくなります。

社内での決定事項を詳細に語る必要はありませんが、再発防止策についてはふれておくべきです。

言い訳をしない

謝罪文で「本当は自分は悪くない」「誰でもあのときの自分を同じ状況に陥れば同じミスをするはずだ」といったニュアンスのある言い訳がましい文章はNGです。

とはいえ、注意して謝罪文を書いていても、気がつかないうちに言い訳がましい文章になってしまうものです。

謝罪文は、書き終わってから第三者に添削してもらうといいでしょう。添削を依頼できる人がいない場合は、書き終わってから数分時間をおいて読み直してみましょう。

相手のミスは責めない

こちら側が一方的に悪い訳ではないのに謝罪文を書かなければならないケースがありますが、相手のミスを謝罪文で責めるまねはよしましょう。

たとえば、「相手の勘違いや手違いがきっかけでこちら側の作業が後手に周り、最終的に相手側に迷惑がかかってしまった」というケースでも、諸般の事情でこちらが謝罪しなければならないことがあります。

つい、「元はと言えば、あなたの」と言いたくなる気持ちが出てきますが、堪えましょう。

メールや手紙での謝罪文でよく使われるフレーズ

謝罪文でよく使われるフレーズを紹介します。

同じ意味でも表現が違う言葉を覚えておくと、相手や状況に応じて適切な表現を使うことができます。

• ・申し訳ありませんでした。
• ・すみませんでした。 
• ・多大なご迷惑をおかけして、心から申し訳なく存じます。 
• ・失礼いたしました。 
• ・謝罪いたします。 
• ・陳謝いたします。

これらのフレーズをふまえて実際に使える謝罪文の例を紹介します。まずは「メールで謝罪文を送る場合」の例からです。

メールや手紙で謝罪文を送る場合の文章はどうすればいい？

メールや手紙は文章に謝罪文をしたためないといけないため、どのように書けばいいのかわからないという人もいます。

そこで、メールでの謝罪例文を紹介します。