挨拶メールはビジネスの基本!作成時のコツをご紹介

2016/07/10

電話・メール

情報化社会となってビジネス上のコミュニケーションはメールが基本になってきました。きちんとしたビジネスメールを送れることは社会人として欠かせないスキルです。

特に重要なのが第一印象を決める挨拶メールであり、挨拶メールの作成時のコツを知って実践に活かしていきましょう。

■件名だけで「誰が」「何を」伝えたいのかわかる

挨拶メールをするときの基本的な考え方として、相手は自分のことを理解していないことを前提におく必要があります。また、無数の迷惑メールを受け取っている人も多いため、その中に埋もれないように配慮しなければなりません。その基本として、誰もが必ず目を向ける件名を重要視するようにしましょう。

迷惑メールかどうかを判断する際に、件名にだけは誰もが目を通します。そのため、件名で誰が何を伝えようとしているのかが簡単にわかるようになっていると、中身を読んでもらえる可能性が高くなります。挨拶であるかどうかに限らず、件名だけで内容がある程度理解できるようにしておく配慮はビジネスメールの基本として押さえておきましょう。特に初めて連絡を取る相手の場合には不審者ではないことを示しつつ、内容が相手にとっても重要なものであると理解してもらえるように件名に工夫を凝らすことが大切です。たとえ後日連絡しますという手筈が整っていたとしても、うっかり見落とされてしまわないようにするために、自分の名前や所属と、メールを送っている目的や内容について明確になる件名をつけるのが基本マナーになります。

■文の冒頭にダイジェストを置く

挨拶メールをする上では詳細な内容を伝えたいという意識が強くなる場合が多いものです。その細かな内容を全て相手に読むように促すのは難しいと考えておく必要があります。忙しい仕事の合間に読んでもらっているという姿勢を持つのが重要であり、その状況を配慮したメールの構成を考えるようにしましょう。

その際に最も重要になるのが冒頭部分で全体の趣旨がわかるようにすることです。全体のダイジェストを冒頭に置いておくと、メールを開いたらその部分は少なくとも読んでもらえます。そして、詳細について参照しやすく構成を練っておくと、興味があれば詳細な内容まで読み進めてくれるでしょう。動機付けに必要になるのがダイジェストであり、まず冒頭に数行で記載するのを心がけましょう。挨拶メールではまだ互いの理解が進んでいない状況なので、労力を割いてまで読んであげようと考える人はあまりいません。気軽に短時間で読み、内容を理解できるようにする工夫を怠らないのが成功につながるポイントです。その基本としてダイジェストをつける点を忘れないようにしましょう。

次のページさらに細かいポイントにも注意が必要

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