挨拶メールはビジネスの基本！作成時のコツをご紹介

■HTML方式は避ける

挨拶メールを送る際に意外に相手にマイナスイメージを与えてしまうのが、HTML形式で用意したメールを送るという行為です。デフォルトの設定がHTML形式になっていることも多く、ついうっかり挨拶メールをHTML形式で送ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。HTML形式でのメールは受信にも表示にも時間がかかり、パソコンやスマートフォンのメモリも多く消費してしまうというデメリットがあります。確かにインパクトのある情報伝達手段としてHTMLは有効ですが、読み手にとって必ずしもメリットがあるわけではありません。広告メールと勘違いされて無視されたり、ソフトやサーバー側で迷惑メールとして処理されたりしてしまうリスクも高まる可能性も。相手に負担をかけないだけでなく、そういったシステムによる影響を受けにくくするためにも最初はテキスト形式で挨拶をするようにしましょう。

挨拶メールでいきなり画像ファイルやエクセルファイルを送るケースはまれですが、画像などを用いて説明が必要になった場合にも、HTML形式でメール本文に貼り付けることは避け、添付ファイルとして扱うようにした方が無難です。リスク回避の考え方から重要になるのがテキスト方式の利用なのです。

■添付ファイルの名前と大きさに配慮する

HTML形式を避けた場合に画像を送りたいとなると添付ファイルが必要になります。あるいは文書や表などを送りたい場合にもテキスト形式では難しい場合が多々あります。その際に注意しておきたいのが添付ファイルの名前と大きさです。

挨拶メールが迷惑メールになってしまわないようにする対策としても重要になります。あまりに膨大なサイズのファイルや、意味をなさない文字列によって表記されているファイルの添付は自動的に迷惑メールとして処理されてしまいがちです。それに加えて重要なのが相手にストレスを与えないことであり、どのファイルがどのような内容のものであるかを一目瞭然にしておく心がけが大切になります。挨拶をする立場では相手を敬う視点が欠かせません。相手が読んであげようと思ってくれたファイルをすぐに参照できるようにファイル名を明確にするのは基本です。また、メールの受信やファイルのダウンロード、さらには添付ファイルを開くのに時間がかからないように配慮するのも大切であり、最小限のファイルサイズに抑えてから送信するのは基本マナーとして覚えておきましょう。