行を御中・様に書き換えるときのマナー 正しい消し方をチェックしよう

2018/03/12

飲み会・宴会

行を御中・様に書き換えるときのマナー 正しい消し方をチェックしよう

往復葉書や返信用の封筒などに、あらかじめ書かれた宛先の最後に「行」が書かれているのを見たことがありますか?「それ知ってる! 行を消して御中に書き換えるんだよね」と、少しでもマナーを学んだことのある人は気づくでしょう。でも、本当に御中に書き換えるだけで大丈夫ですか? そもそも御中とは、どのような場合に使う言葉なのでしょう。

「御中はどのような時に使う?使い方の基礎

「御中」は、送り先が個人の名前ではなく、会社の部署名や係・チーム名で止めてあって担当者の氏名を書かないときに使います。例えば「○○株式会社総務部」のような場合です。この「総務部」の後に担当者の氏名を書く場合には「総務部山田太郎様」のように「様」を書くのです。  

つまり、御中という言葉は担当者の指定をせずに、その部署の人であれば誰が開封しても差し支えのない内容のものを送るときに使用するものだと言うことができます。部署の担当者が誰だか分からない場合や、その団体の誰が開封しても問題ない場合、宛先を団体名や部署名にして「御中」を付けるのです。 

逆に、個人情報の記載された書類や、特定の個人が使用する重要書類など、開封する担当者を指定したい時には部署の後に担当者の個人名を書くことが多いですから、個人名の後に「様」を付け加えます。  

「御中」は部署や団体、「様」は個人に宛てるときの敬称ですから、「〇〇部署 御中 △△様」といった2重表現は避けましょう。 ですから、返信用の封筒の宛先に「行」が書かれている時にはまず宛先が誰になっているのかを確認し、団体名や部署名になっていれば「御中」に書き換え、個人名になっていれば「様」に書き換えるのが正しいマナーです。  

<正>
・株式会社〇〇 採用ご担当者様
・株式会社〇〇 採用課 御中
<誤>
・株式会社〇〇 採用後担当者 御中
・株時期会社〇〇 採用課様

「行」表記には要注意

取引先から往復ハガキや返信用封筒のついた書類が送られてくる場合、そこに書かれた宛先は取引先にとっては自分側のことですから「○○行」というように書いてくることが通常のビジネスマナーです。個人に例えて考えると分かりやすいのですが、普通は自分のことを「様」を付けて呼びませんし、会話する相手よりも一段下げて自分のことを表現するものです。団体や会社の関係でも、同じように自分たち側をへりくだって話すのがマナーです。

そのようなマナーに従って書かれた「○○行」ですから、それをそのまま送り返してしまっては取引先に対して失礼にあたります。丁寧に会話している相手の名前を呼び捨てにするようなものです。

「○○行」という返信用の宛名を目にしたら、先に書いたように宛先が団体名や部署名か、それとも個人名かをチェックし、必ず「御中」や「様」に書き換えるようにしましょう。これは取引先との関係を良好に保つための最低限のビジネスマナーであって、決して忘れてはいけないことです。もちろん、自分で返信用の宛名を書くことがあれば「○○行」と書くことを覚えておきましょう。

次のページ縦書き、横書きそれぞれの書き換えマナーとは

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