英文ビジネスメールの「書き始め」マニュアル

これまで、英文ビジネスメールの考え方から、基本的な形式を見てきましたが、今回はビジネスメールの書き始めについてです。

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英語のメールでは日本語のメールに見られる、形式的な儀礼文というものはほとんどありません。日本語のように天気のあいさつもほとんど使いません。その代わりに、いきなり本題から話し始めます。今回は、その差についてお話しましょう。

【儀礼文の前置きは省く】

まず下記を見てください。日本語メールの典型的な始まりですね。

(1)佐藤様

(2)お世話になっております。

(3)UNIVAST Educationの宇多です。

(4)さて、先日お話しました資料を送付いたします。

この(2)の「お世話になっております」という礼儀的なあいさつの文ですが、このような前置きは英語のEメールにはありません。「お世話になっております」という表現そのものがないんです。「また、近頃暖かくなり云々」も使いません。いきなりメールで天気の話をしても、読んでいる方からみればとんちんかんなメールになってしまいます。

儀礼文はスパッと潔く切り捨ててしまってください。つまり上記の例では、(2)を省略してしまいましょう。

【わざわざ名乗らない】

Eメールには通常送信主の名前が自動で入ります。だから、見知らぬ人に初めてメールを出すのでない限り、わざわざ自分の名前を書かなくて大丈夫です。一度自己紹介したら、相手は自分の名前を覚えているはずですよね。そしてそれはお互い様。お互い了解しているものとして、メール本文には自分の名前は記載しません。先ほどの例で言えば、(3)も省略されることになります。

「This is Aiko from UNIVAST Education.」というフレーズは、何年かぶりに連絡するときや、相手がおそらく自分のことを覚えていないだろうと思われるときに使います。

【一番伝えたい本題から入る】

では、宛名の後はどうすれば良いのか。いきなり本題から入りましょう。メールの1一行目を読んだ段階で、何のメールなのか趣旨がわかるようにするのが英文メールのマナーです。

冒頭の例であれば、下記のような書き出しになります。

(1)Dear Robin,

(4)Here is the document we discussed the other day.

メールを開いた瞬間に趣旨がわかる。それに続く背景や補足の情報は、後から付け足すように書きます。