即効！英文ビジネスメールの書き方5つのコツ

■コツ3：短く分かりやすく書く

借りられる文章も見つからなくて、ぴったりの例もない。そんな時はやはり自分で書かなくてはいけませんね。気をつけたいことは、文章は短く簡潔に書くことです。具体的には、まず、訳す前の日本語の文章を短くします。そしてその後で主語と動詞を明確にする。なにがどうなったのかを組み立てるんですね。最後にそれを訳すようにしましょう。

(1)まず書きたい文章を日本語で考えます。下記の文を見てください。

先日の会議で話したプロジェクトのスケジュールの件について、工場での生産が遅れているため、本来の予定より1か月遅れるとお話をしましたが、別の工場より入手可能なことが判明したため、予定通りプロジェクトが進められそうです。

(2)次にこれをぷつぷつと切って、日本語の短文にしてください。

先日の会議でプロジェクトのスケジュールについてお話をしました。工場での生産が遅れているため、本来の予定より1カ月遅れるとお話をしました。しかし、別の工場より入手可能なことが判明しました。だから予定通りプロジェクトが進められそうです。

(3)そして訳しやすいように、主語を入れます。また、必要であれば動詞も少し変えます。

［私たちは］先日の会議でプロジェクトのスケジュールについてお話をしました。工場での生産が遅れているため、［プロジェクトのスケジュールが］本来の予定より1カ月遅れると［私は］お話をしました。しかし、［パーツが］別の工場より入手可能なこと［が判明しました→を私は知りました］。だから［私たちは］予定通りプロジェクトが進められ［そうです→るでしょう］。

(4)最後に英訳をします。

We discussed the project schedule in the last meeting. I mentioned the schedule would be delayed by one month due to the production delay at the factory. I, however, learned that the parts were available at another factory. As a result, we will be able to proceed according to the original schedule.

ここまで分解すれば、訳も簡単になりますね。短く簡潔に。英文を書くときは心がけるようにしましょう。