例文つき！ お礼状・内定辞退のマナーと書き方

内定を辞退したいとき

【内定辞退の電話のポイント】

内定辞退をすることによって、あなたを採用するために時間と労力を割いてくれた人事に迷惑をかけることになるので、以下のポイントを参考に、誠意をもって迅速に対応しよう。

●教授推薦者やOB・OG訪問者は辞退前に相談を
教授や学校の推薦を受けていた、もしくは辞退する会社のOBやOGにコンタクトをとっていた場合は、あなたの後輩に迷惑がかかる可能性もあるので、辞退する前にお世話になった方に相談しよう。

●忙しい時間帯は避けて
始業時間前後（9時の場合には9時30分くらいまで）と終業時前後は忙しいことが多いので、なるべくその時間帯を避けること。

●誠意を持って
「第一志望です」と言ってきたのであれば、特に誠意を持って相手に伝えること。「申し訳ありません」、「勝手を言ってご迷惑かけます」など相手を気遣い、心を込めて話そう。

●なるべく早く連絡する
辞退時期が遅れれば遅れるほど、企業側も対応するのが難しくなる。辞退の電話は確かに気が重いが、避けては通れないこと。できるかぎり早く連絡すること。

●嘘をつかない
社会に出てどんな場面で遭遇するかわからないので嘘をつかない。「きちんと断る」ということも、社会人としての第一歩。はっきり相手に伝えよう。

●理由を言うときは、失礼がないように
聞かれてもないのに、辞退の理由をぺらぺら自分から話す必要なない。理由を聞かれたら、企業名を言ってもよいが、嬉しそうに「A社に受かったかたら御社を辞退するのはあたりまえ」というような高慢な態度はNG。

●メールは論外。電話だけでは失礼
メールで一方的に内定辞退を伝えるのは常識外。 電話か手紙、どちらが先でもかまわないが、形式にのっとって、封書で礼儀正しく謝ろう。

【内定辞退の電話連絡をするときの実例】

学生「私、東西大学の内定礼子と申します。人事担当者の○○さんいらっしゃいますか？」
学生「東西大学4年の内定礼子と申します。先日の面接の際は大変お世話になり、ありがとうございました。」
↑ まず面接のお礼を言う

人事「いえいえ、こちらこそ。内定礼子さんにはとても期待しています。」

学生「実は、身勝手なお願いでたいへん心苦しいのですが、内定を辞退させていただきたいと思いまして、お電話いたしました。お世話になったのに、勝手をいって本当に申し訳ありません」
↑ 迷惑をかけてしまうことを謝る

人事「とても残念ですね。他の企業に決まったのですか？」

学生「はい。御社と並行して選考が進んでいた会社です。御社で頂いた●●職ではなく、▲▲職で内定をいただきました。悩んだ末、すぐにやりたい企画に携われるということもあり、決めさせていただきました」

人事「選考過程では、確か弊社が第一希望とおっしゃっていましたよね。」

学生「はい、御社が第一希望でした。ですが、内定後○○社（他社）における職種の説明をうかがったところ、私のやりたかった仕事に一番近いと思い、このような決断となりました」
↑ 聞かれた場合は、辞退の理由を説明する

学生「すぐにお詫びに伺いたいと思いますが、取り急ぎお電話でと思いまして、ご連絡いたしました。たいへん申し訳ありません。」

人事「そうですか、仕方ありませんね。わざわざおいでいただかなくても結構ですよ。そちらで頑張ってください」

学生「ありがとうございます。本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。」

監修：ハナマルキャリアコンサルタント 細田 咲江（ほそだ さきえ）
早稲田大学卒業後、1983年に流通会社に入社。12年間、主に人事部で採用担当や人事教育などを経験。1994年にハナマル キャリアコンサルタントを設立。現在は、高校生や大学生の就職、社会人の転職などに関する講演、執筆など幅広く活躍中。また、埼玉女子短期大学と駒沢女子大学では講師も務める。