新入社員必見！ Mac版Excelの業務利用のために覚えたい基礎のまとめ

新入社員必見！Mac版Excelの計算と関数のキホン

Excelで四則演算をするには、計算結果を表示したいセルに直接計算式を入力していきます。
足し算・引き算は通常の算数・数学と同じようにそのまま「+」「-」の記号を使いますが、掛け算は「*（半角アスタリスク）」、割り算は「/（半角スラッシュ）」を使います。

（例）足し算

D8セルに、「=D3+D4+D5+D6+D7」と入力しました。
これは、D8セルに、D3〜D7の数字を足したものを表示するための式になります。
この状態でenterを押すと、足し算の合計がD8セルに表示されます。計算式を手入力する以外に、単純な足し算で選択範囲が大きければ、SUM（合計）関数を使ったほうが便利です。

また、関数を使用するうえでSUM（合計）・AVERAGE（平均）・MAX（最大値）・MIN（最小値）などはデータを取り扱う上でよく使う関数ですから、入力方法を確認しておきましょう。
これも四則演算と同じように、計算結果を表示したいセルに直接関数と範囲を入力します。

（例）AVERAGE関数

C9セルに「=AVERAGE（C4:C8）」と入力してあります。
これは、C9セルにC4〜C8の平均値を表示させるための数式になります。

「=AVERAGE」の代わりに、C4〜C8の合計を出したいときは「=SUM」、最大値を出したいときは「=MAX」、最小値を出したいときは「=MIN」と入力します。

○初心者必見！ Mac版Excelの四則演算と関数の基本を解説

ExcelをPDFで保存したいときは？

ExcelファイルをPDF形式で保存するには、「名前をつけて保存」から保存する方法と「プリント」から保存する方法の2つがあります。
いずれの場合もメニューバー（Appleマークの存在する上部のバー）から操作を行います。

●「名前をつけて保存」から保存する

メニューバー「ファイル」→「名前をつけて保存」から操作します。下部の「ファイル形式」から「PDF」を選んで保存しましょう。

●「プリント」から保存する

メニューバー「ファイル」→「プリント」から操作します。左下部に「PDF」という項目がありますので、ここからPDFとして保存しましょう。

○Mac版ExcelをPDFで保存するには？ シート全体を一括で保存する方法も解説

Macでwindows版のExcelが開けないときは？

WindowsのExcelで作ったファイルをMacで開けない場合、Googleアプリ「スプレッドシート」、Mac純正ソフト「Numbers」などで開けることがあります。

●Googleスプレッドシート

Googleの提供するブラウザソフト「スプレッドシート」では、Excelと同様の基本的な計算や関数、表やデータ処理などが行えます。

●Mac純正ソフト「Numbers」

Macにプリインストールされている「Numbers」は、Apple純正の表計算ソフトです。
Excelと操作方法は少し異なるものの、純正ソフトだけあって動作は非常に軽快です。

いずれのソフトでも、このように多少外観は変わるものの、基本的なExcelファイルは問題なく開けます。

○MacでWindows版のExcelファイルが開けない！ 困ったときの対処法を紹介

最新バーションへのアップデート方法

Excelは定期的に更新プログラムが提供されますので、アップデートしなくてはなりません。更新するには手動と自動の2つの方法があります。

●手動：「手動チェック」にチェックが入った状態で、更新プログラムをチェックします。
　Excelをめったに起動しない人はこちらでアップデートを行ってみましょう。

●自動：「自動的にダウンロードしてインストール」にチェックを入れた状態で、更新プログラムをチェックします。
　Excelを定期的に起動する場合はこちらの自動アップデートを設定しておくとスムーズです。

○Mac版Excelを最新バーションにしたい！ アップデートの方法を紹介

Mac版Excelのショートカットキー

Windows版Excelを使い慣れていると、Mac版Excelのショートカットキー入力にとまどうこともありますよね。Mac版として覚えてしまうとスムーズに作業できます。

たとえば、

・セル内の改行
Windows「Alt＋enter」 Mac「control＋option＋enter」

・中央揃え
Windows「Alt→H→A→C」 Mac「command＋E」

・形式を指定してペースト
Windows「Ctrl＋Alt＋V」 Mac「option＋command＋V」

などなど、Windows版とMac版で、似たショートカットキーもあれば似ていないショートカットキーも存在します。
なんとなく、では対処しきれないものもありますから、一度Windows版のことは忘れて学習し直すつもりで取り組むのがおすすめです。

○知っておくと便利！ Mac版Excelの”コマンド”を使ったショートカットキー5選

まとめ

実際に仕事を始めてから「MacのExcelってどう使えばいいの？」と迷っていては、進行に支障が出てきてしまうかもしれません。
社会人になる前、時間のあるときに少しずつ覚えていき、Excelの基本的な使い方をマスターできるよう頑張ってくださいね！

（学生の窓口編集部）