住民票記載事項証明書とは？ 必要事項と発行の仕方について

「住民票記載事項証明書」とは

「住民票記載事項証明書」とは「住民票」の項目のうち、申請者が希望する内容のみ記載できる書類のことをいいます。

「住民票」には、氏名や住所、生年月日だけではなく本籍地や前に住んでいた住所なども記載されており、重要な個人情報がたくさん詰まっています。会社に提出する情報として、氏名・住所・生年月日ほどの内容でよいのであれば「住民票記載事項証明書」を利用するとよいでしょう。

取得したいときは、住んでいる市区町村の役所に行くことで発行してもらえます。また、最近ではコンビニで発行できるところもあります。「住民票」を取得するよりも安価に済ませられる場合があるので便利です。

住民票記載事項証明書の使い道は？

「住民票記載事項証明書」は入社時や、アルバイト・パートを雇用するときに必要になります。

近年、プライバシー保護の問題が取り上げられ、個人情報を慎重に扱うようになっています。雇用する企業からしても、最初から不要な情報は受け取らないほうがトラブルを避けられるため、「住民票」ではなく「住民票記載事項証明書」が好まれるのです。

また、「住民票記載事項証明書」は各市区町村によってフォーマットや用紙の大きさがバラバラのため、事前に用意したフォーマットの形式で提出するように求められることがあります。指定フォーマットがある場合は、入社時に連絡があるので、従うようにしましょう。

住民票記載事項証明書と住民票の決定的な違い

「住民票」には、提出が必要な項目以外の記載があるだけでなく、世帯全員のものと個人のものがある点でも、住民票記載事項証明書との違いがあります。同じ「住民票」でも、世帯主全員のものと、個人のものでも異なる書類ですので、発行には注意が必要です。

もらえるのは「住民票の原本の写し」

少しややこしい話ですが、役所で「住民票」としてもらうことができるのは「住民票の原本の写し」です。原本そのものは役所で保管されており、本人でも受け取ることはできません。

「準備するものとして『住民票（コピー不可）』と書かれているのだけどどうしたらよいの？」と悩むかもしれませんが、役所からもらった住民票は原本の写しであって、“コピー”ではありません。コピーはプリンターを使って自分で複写することを指します。「住民票（コピー不可）」と言われれば、役所からもらったままそのまま提出すれば問題ありません。

住民票と住民票記載事項証明書、どちらを提出する？

会社から「住民票」の提出を求められても、必要事項が網羅されていれば「住民票記載事項証明書」でも問題ないことがほとんどです。心配な場合は住民票を発行するか、必要事項をあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

住民票記載事項証明書の指定の様式がない場合

会社としては統一させたほうが閲覧および管理が簡単なため、フォーマットを指定する場合もありますが、特に会社から指定の様式がない場合は各市区町村のフォーマットで発行されたものをそのまま提出して問題ありません。

住民票記載事項証明書の交付申請書はダウンロード可能

「住民票記載事項証明書」の交付申請書は、役所のホームページでダウンロードできるので事前に用意して持っていくと、当日スムーズに発行できるので便利です。発行までの時間が気になる人は活用してみましょう。

住民票記載事項証明書の項目について

「住民票記載事項証明書」は、申請者が希望する項目のみが記載されます。

住民票記載事項証明書を発行する際の証明願の書き方

証明願は、「住民票記載事項証明書」を発行するときに必要な書類です。証明願の書き方は難しくありませんが、以下のポイントを意識します。

さらに、氏名の横に押印が必要です。

住民票記載事項証明書に記載される事項は？

「住民票記載事項証明書」には、基本に氏名・住所・性別が記載されます。これだけでも、会社に提出書類としては十分な場合がほとんど。ただし、希望すれば世帯主やその続柄も追加できるので、「住民票」に記載されている項目と同様の書類を作成することもできます。

LGBT向けに性別欄がないものも

最近ではLGBTに配慮して、性別の記載を省略した「住民票記載事項証明書」の発行も可能になっています。会社から記載したものの提出を指定されなかった場合、気になる方は性別も除いたものを発行してもよいですね。

まとめ

会社にとっても自分にとっても、無駄な情報は省き、必要な情報のみを提出するほうがプライバシーの観点からも安心ですよね。「住民票」ではなく、「住民票記載事項証明書」を利用すれば、会社から指定された項目のみ記載できるので便利です。提出の際は、会社からフォーマットの指定があるかもしれないので、事前にきちん確認しておくようにしましょう。