住民票記載事項証明書とは? 必要事項と発行の仕方について

2022/10/28

入社準備


入社した際に提出を求められることのある書類の中に、「住民票記載事項証明書」という書類があります。

「住民票」は聞いたことあるけど、「住民票記載事項証明書」って何?と疑問に思う方もいるでしょう。

そこで今回は「住民票記載事項証明書」とはどのようなものなのか、「住民票記載事項確認書」必要事項と発行の仕方についても解説します。

住民票記載事項証明書とは

「住民票記載事項証明書」とは「住民票」に記載されている内容の一部を抜粋し、その事項内容が「住民票」に記載されている内容と相違ない旨を証明するものです。

「住民票記載事項証明書」は申請者が希望する項目のみを記載してもらうことも可能。

たとえば、現在の「住所」「氏名」「生年月日」「性別」が記載されるのが一般的です。

住民票との違い

住民票」は、「住民基本台帳」に掲載されている個人と世帯の情報を記載した書類のこと。

役所などで「住民票」の情報をもらう場合は、「住民票の写し」をもらうことになります。

「住民票の写し」には「住所」「氏名」「生年月日」「性別」だけでなく、本籍地や現住所に引っ越す前に住んでいた住所など多数の個人情報が記載されています。

「住民票の写し」は個人だけでなく世帯の情報が記載されており、「住民票記載事項証明書」には「住民票」に掲載されている個人の情報が記載されているという違いがあります。

会社に住民票を提出する理由

なぜ会社に「住民票」を提出する必要があるのかと疑問に思う方もいるでしょう。

会社に「住民票」を提出する理由は、会社が労働者名簿を作成する必要があり、その名簿に「住所」「氏名」「生年月日」「性別」を記載することが労働基準法で義務付けられているからです。

会社側は正しい情報を記載するために「住民票」で詳細を確認する必要があるのです。

しかし「住民票」には本籍や本人だけでなく世帯全員の情報が記載されているため、「住民票記載事項証明書」の提出を求める会社が大半。

企業によっては専用の「住民票記載事項証明書」のフォーマットが用意されている場合もあるので、会社に確認しましょう。

住民票のコピーを提出しても大丈夫?

会社から「住民票」の提出を求められた際に、役所などで「住民票の写し」をもらいます。

会社に「住民票の写し」をさらにコピーしたものを提出するのはNG

「住民票の写し」というのは、役所にある「住民基本台帳」の写しとなり、原本という扱いになります。

会社や賃貸契約などには原本が必要となるので「住民票の写し」をさらにコピーして使用しないよう注意が必要。

「住民票の写し」が複数必要な場合は、役所にて必要枚数を申請します。

ただし、例外として会社側が「住民票の写し」のコピーで良いとしている場合は問題ありません。

本籍や続柄が必要になる場合

「住民票記載事項証明書」に記載される内容は基本的に「住所」「氏名」「生年月日」「性別」の4項目です。

役所などで「住民票記載事項証明書」に記載する内容を確認されるので、必要であれば本籍や続柄を記載することも可能。

「本籍」や「続柄」が必要になるのは、免許証の取得や年金申請の際などです。

住民票記載事項証明書の発行方法

「住民票記載事項証明書」の発行方法は次の2つです。

  • ・役所や行政サービスの窓口
  • ・コンビニ
  • ・郵送

それぞれの発行方法を紹介します。

役所や行政サービスの窓口

会社の「住民票記載事項証明書」のフォーマットがある場合は、必要事項に自分の情報を記載し役所や行政サービスの窓口にて申請して証明印をもらいます。

会社のフォーマットが無い場合は、役所や行政サービスの窓口に「住民票記載事項証明書」の申請書を提出します。

「住民票記載事項証明書」の申請書は市区町村のHPからダウンロードできることが多いのでHPをチェックしましょう。

申請書の内容は市区町村によりますが、自身の基本情報と使用用途、提出先などを記入。

本人確認できる書類が別途必要となりますので運転免許証やマイナンバーカードなどを持参していきましょう。

「住民票記載事項証明書」の発行にかかる手数料は200円~500円ほどです。

本人ではなく家族が窓口に行く場合は委任状が必要。

コンビニ

コンビニのコピー機を使って「住民票記載事項証明書」の発行が可能な市区町村があります。

役所や行政サービスの窓口が閉まっている時間でも発行可能となり、手軽に行えます。

ただし発行にはマイナンバーカードが必要となる場合も。

また市区町村によってはコンビニ発行に対応していない場合もあるので、確認が必要です。

郵送

「住民票記載事項証明書」は郵送でも取得可能。

郵送の場合に準備するものは、請求書、手数料(定額小為替)もしくは現金書留、返信用封筒、本人確認できる書類。

郵送の場合も本人ではなく代理人が申請する場合は委任状が必要。

市区町村によって必要書類が異なるので、事前に確認しましょう。

住民票記載事項証明書を発行する際の申請書の書き方

「住民票記載事項証明書」を発行するときに申請書が必要となります。

申請書の名称は市区町村によって様々ですが、一般的に「請求書」や「証明願」と呼ばれます。

申請書の書き方は難しくありませんが、以下のポイントを意識しましょう。

  • ・住所:番地も正確に記入する 
  • ・氏名:戸籍上に書かれている正確な文字を書く 
  • ・生年月日:西暦ではなく和暦にする 
  • ・続柄:長男や長女などはすべて「子」

番地を略したり、氏名の漢字を簡略化しないよう注意。

正確な情報がわからないと手続きに時間がかかる場合があります。

住民票が必要な場合は早めに行動しましょう!

会社に「住民票の写し」もしくは「住民票記載事項証明書」の提出を求められた場合は、ギリギリになって準備するのではなく、早めに準備しましょう。

「住民票の写し」や「住民票記載事項証明書」を取得するには時間がかかる場合もあります。

役所の窓口や行政サービス窓口に行く時間がなくて提出期限に間に合わないなんてことがないよう、余裕を持って行動しましょう。

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