住民票記載事項証明書とは？書き方・もらい方・住民票との違いを解説

入社の際に提出を求められる書類の中に「住民票記載事項証明書」という書類があります。

「住民票」は聞いたことがあるけれど「住民票記載事項証明書」って何？と疑問に思う方もいるでしょう。

そこで今回は「住民票記載事項証明書」とはどのようなものなのか、住民票との違いや発行方法についても詳しく解説します。

住民票記載事項証明書とは

「住民票記載事項証明書」とは「住民票」に記載されている内容の一部を抜粋し、その内容が「住民票」の記載と相違ない旨を証明するものです。

「住民票記載事項証明書」は申請者が希望する項目のみを記載してもらえるのが特徴。

一般的には、現在の「住所」「氏名」「生年月日」「性別」が記載されるケースが多いです。

住民票との違い

「住民票」は、「住民基本台帳」に掲載されている個人と世帯の情報を記載した書類のこと。

役所などで「住民票」の情報をもらう場合は、正確には「住民票の写し」をもらうことになります。

この「住民票の写し」には「住所」「氏名」「生年月日」「性別」だけでなく、以前の住所や住民になった日など多数の個人情報が記載されています。

一方、「住民票記載事項証明書」は上記のような住民票の項目のうち、希望する項目のみを記載してもらえるという点に違いがあります。

簡単に言うと「住民票記載事項証明書」とは「住民票の一部だけを確認できる書類」ということなのです。

会社に住民票を提出する理由

なぜ会社に「住民票」を提出する必要があるのかと疑問に思う方もいるでしょう。

会社に「住民票」を提出する理由は、会社が労働者名簿を作成する必要があり、その名簿には「住所」「氏名」「生年月日」「性別」の記載が労働基準法で義務付けられているからです。

会社側は正しい情報を把握するために、公的な証明書である「住民票」で内容を確認しているというわけです。

しかし「住民票」には本籍や以前の住所、世帯全員の情報など会社側が知る必要のない情報まで記載されてしまいます。

正確には住民票の方にも記載するか否か選択できる項目もあるのですが、最低限の項目だけに絞り込める「住民票記載事項証明書」の提出を求めるケースが増えています。

会社側としては個人情報の扱いには慎重になっていますから、本当に必要な情報だけを取得したいと考えているのです。

なお、会社によっては専用の「住民票記載事項証明書」のフォーマットが用意されている場合もありますので、確認してみましょう。

住民票のコピーを提出しても大丈夫？

役所などで住民票を申請すると「住民票の写し」が交付されるわけですが、この「住民票の写し」をさらにコピーして提出するのは基本的にNG（会社がコピー可としている場合はOK）。

「住民票の写し」というのは、役所にある「住民基本台帳」の写しとなり、原本という扱いになります。

会社や賃貸契約などには原本が必要となるので「住民票の写し」をさらにコピーして使用しないように注意しましょう。もちろん「住民票記載事項証明書」もコピーNGです。

「住民票の写し」や「住民票記載事項証明書」が複数枚必要な場合は、手数料はかかりますが役所にて必要枚数を申請しなければなりません。

ただし、例外として会社側が「住民票の写し」のコピーで良いとしている場合は問題ありません。

本籍や続柄が必要になる場合

「住民票記載事項証明書」に記載される内容は基本的に「住所」「氏名」「生年月日」「性別」の4項目です。

ですが、必要に応じて希望することで、本籍や続柄を記載することも可能。役所で申請する際に、間違いのないよう項目を指定するようにしましょう。

ちなみに「本籍」や「続柄」が必要になるのは、免許証の取得や年金申請の際などです。

住民票記載事項証明書の発行方法

「住民票記載事項証明書」の発行方法は次の3つです。

それぞれの発行方法を紹介します。

役所や行政サービスの窓口

会社の「住民票記載事項証明書」のフォーマットがある場合は、必要事項に自分の情報を記載し役所や行政サービスの窓口にて申請して証明印をもらいます。

会社のフォーマットが無い場合は、役所や行政サービスの窓口に「住民票記載事項証明書」の申請書を提出します。

この申請書用紙は窓口にあるほか、市区町村のHPからダウンロードできることが多いのでチェックしてみましょう。

申請書の内容は市区町村によりますが、自身の基本情報と使用用途、提出先などを記入。

本人確認できる書類が別途必要となりますので、運転免許証やマイナンバーカードなどを持参していきましょう。

「住民票記載事項証明書」の発行にかかる手数料は200円～500円ほど。また、本人ではなく家族が窓口に行く場合は委任状が必要となります。

コンビニ

コンビニのマルチコピー機を使って「住民票記載事項証明書」の発行が可能な市区町村が増えてきています。

受付時間は毎日6:30から23:00まで。役所や行政サービスの窓口が閉まっている時間でも発行が可能なので、便利ですよね！

ただし大前提として、マイナンバーカードあるいはスマホ用電子証明書を搭載済みのスマートフォンが必要となります。

マイナンバーカードをお持ちの方は増えていますので、この機会に早速活用してみてはいかがでしょうか。

証明書の取得方法は、マルチコピー機にて次のような操作を行います。

マルチコピーの機種により多少の手順は異なりますが、概ね上記の流れを参考にして進めてみてください。マイナンバーカードは暗証番号が必要なので注意が必要です。

また、市区町村によってはまだコンビニ発行に対応していない場合も。まずは役所の公式サイトをチェックしてみましょう。

郵送

「住民票記載事項証明書」は郵送でも取得可能。

郵送の場合に準備するものは、申請書、手数料（定額小為替）もしくは現金書留、返信用封筒、本人確認できる書類。

そして窓口と同様、本人ではなく代理人が申請する場合は委任状が必要です。

郵送の場合は窓口申請と異なり、その場で対応することができないため、もし書類に不備があると余計に時間がかかってしまうのがネック。

手数料も市区町村によって異なりますので、あらかじめ担当部署に電話をして「住民票記載事項証明書を郵送で取得したいのですが」と詳しいやり方を確認されることをおすすめします。

住民票記載事項証明書の申請書の書き方

「住民票記載事項証明書」を申請する際の申請書の書き方を解説します。

申請書の名称は市区町村によって様々ですが、一般的に「請求書」や「証明願」とも呼ばれます。

書き方はさほど難しくありませんが、以下のポイントを意識しましょう。

番地を略したり、氏名の漢字を簡略化したりしないようにご注意を。正確な情報がわからないと、手続きに時間がかかる場合があります。

まとめ：住民票記載事項証明書の取得は早めに

会社に「住民票の写し」もしくは「住民票記載事項証明書」の提出を求められた場合は、ギリギリになって準備するのではなく、早めに準備しましょう。

特に郵送での取得をお考えの方は、1つ手違いがあるだけで何日も余計にかかってしまいますから、日数に余裕を持っておくと安心です。

窓口に行く時間がなくて提出期限に間に合わない…！なんてことにならないよう、余裕を持って行動しましょう。コンビニ交付も活用してみてくださいね。

学生の窓口編集部

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