内定先に悪印象を与えないために!内定者懇親会を欠席するときのマナーを紹介

2019/07/12

内定式

内定者懇親会は、内定者同士の親睦を深め、人脈を広げる良い機会にもなりますが、どうしても都合がつかず参加できないときもあるかもしれません。そんなときに、これからお世話になる会社に悪い印象を与えず、参加できないことを理解してもらえるような欠席連絡のポイントを紹介します。

内定者懇親会の欠席

内定者懇親会は欠席しても問題ない

内定者懇親会はあくまでも「懇親会」です。参加の義務はなく、欠席しても、企業はそれを理由に内定取り消しにすることはできません。

しかし、多くの企業の内定者懇親会には上司や先輩社員も同席します。そこでさまざまな話を聞き、情報交換するなかで、入社前に抱いている疑問や不安を解消し、心の準備が整うかもしれません。
何より、これから新生活を共にする仲間にも出会える絶好の機会にもなりますので、特別な理由のない限り、参加することをおすすめします。

欠席の場合は連絡を

参加した方が良いと分かっていても、どうしても都合がつかない場合もあるでしょう。そんなときは、理由は何であれ、早めの連絡が必要です。

内定者懇親会の案内は、もらったらすぐに予定を確認し、出欠連絡をメールで返信するのが一般的なマナーです。メールであれば都合の良いときにチェックでき、電話のように相手の時間を拘束することもありません。ただでさえ忙しい採用担当者の手を煩わすことが少なくなります。
ただし、開催日が直前に迫っている場合や、当日のやむを得ない欠席や遅刻の連絡は電話がおすすめです。無断で参加を取りやめるということだけは、避けましょう。

お詫びの気持ちを伝える

入社前とはいえ、内定者には社会人としての責任感ある対応が求められます。不参加の連絡をする際には、しっかりとお詫びの言葉も添えましょう。

会社側が多大な労力を費やして開いてくれる会ですから、まずは感謝の気持ちを述べたうえで、「参加できなくて残念だ」とお詫びをすることが大切です。そして「再度同じような機会があれば、是非とも参加したい」といった意思を伝えることで、次回につながる内容にするよう心がけましょう。

欠席理由の伝え方

欠席の理由はできるだけ伝えた方がいいですが、具体的にする必要はありません。「就職準備のために実家に戻っている」「当日は教育実習が入っている」「学業の都合により」など、相手に理解してもらえるように簡潔に伝えましょう。
相手に悪い印象を与えそうな理由の場合は、シンプルに「当日は都合が悪いため」と書くことをおすすめします。

下記の内定者懇親会の欠席連絡のメール例を参考にしてみてください。

(欠席連絡のメール例)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
件名:内定者懇親会の欠席連絡(〇〇大学****)

株式会社◇◇
人事部採用ご担当 **様

貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇大学△△学部の****です。
この度は内定者懇親会のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
せっかくお誘いいただきましたのに、大変恐縮ながら当日は予定が重なっており、どうしても出席することができません。
大変申し訳ございませんが、欠席させて頂きたく思います。
再度この様な機会がございましたら、是非とも参加させて頂きたく思っておりますので、その際はお誘い頂けると幸いです。

今後ともよろしくお願い致します。

○○大学△△学部□□学科
****
〒123-4567
東京都○○区○○1-2-3
03-1234-5678(自宅)
080-1234-5678(携帯)
abcd@gmail.com(メール)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

連絡のタイミングと注意すること

内定者懇談会の欠席連絡は基本的に案内のメールに返信をするかたちで構いません。できるだけ早く、丁寧な言葉で返事をすることを心がけましょう。ただし、直前の連絡になる場合は、上記のことを踏まえて電話で連絡するようにし、その際は、あわただしい午前中などは避けるようにしましょう。
メールでも電話でも、社会人として言葉遣いに注意することはもちろん、誤字脱字に関しても注意が必要です。名前などは、間違いがないよう十分に確認してくださいね。

まとめ

内定者懇談会はこれから一緒に仕事をする同期と交友を深め、先輩社員や上司に自分のことを知ってもらえる絶好の機会です。共に働く仲間がいることは、今後さまざまな場面で心強いはず。
やむを得ない事情で欠席する場合は、できるだけ丁寧かつ迅速に連絡し、悪印象とならないように心がけましょう。

(学生の窓口編集部)

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