内定者懇親会は参加しなくてもいいの？　先輩社会人の声を紹介

内定者懇親会は欠席しても大丈夫

内定者懇親会の参加は、基本的に義務ではありません。あくまでも「懇親会」であり、参加できる人やしたい人がするもので、欠席したからといって内定取り消しになることも、入社後の評価に響くこともありません。ただし、懇親会の案内に「参加必須」と書かれていた場合は必ず参加しましょう。企業によっては研修を兼ねている場合もあるようです。

基本的に内定者懇親会の目的は、内定者同士の顔合わせや交友を深めるということ。
それ以外に「内定辞退のリスク回避」があります。企業としては、優秀な人材は確保しておきたいですし、入社後も長く働き続けてほしいものです。一緒に仕事をする社員の人柄を知ることで、会社で働くイメージもしやすくなります。入社の意思を固めてもらうとともに、入社後のギャップをなくし、先輩や上司と円滑にコミュニケーションを取れるようにしてもらおうとしているのです。

参加の理由・不参加の理由

「マイナビ学生の窓口」では、先輩社会人210人に「内定者懇親会には参加しましたか？」という調査を行ったところ、以下のような結果が出ました。
・参加した…48人（22.9%）
・参加しなかった…162人（77.1%）

全体の8割近くの人が、参加しなかったと回答しています。そもそも内定者懇親会が開かれない企業も増えているので、全員が参加を辞退したわけではありませんが、これだけ参加しない人がいる以上、企業も不参加の人がいることは想定しています。

実際に、参加した人・参加しなかった人の声を見てみましょう。

＜参加した人＞
●参加が必須だった
・強制参加だったから（男性／26歳／商社・卸）
・参加せざるを得なかったから（女性／23歳／自動車関連）
・ほぼ強制的に参加する流れになった（女性／29歳／その他）
・行かなきゃいけないと思っていた。が、実はそうでもなかった（男性／25歳／団体・公益法人・官公庁）

●人脈を広げるため
・みんなと交流して、仕事をしやすい環境にするため（女性／28歳／小売店）
・内定者と情報交換したかったから（女性／29歳／その他）
・入社前に他の内定者や先輩たちとの交流をしておきたかったから（男性／28歳／情報・IT）

＜参加しなかった人＞
●日程が合わなかった
・予定があって休んだ（男性／28歳／情報・IT）
・ 都合が合わなかった（女性／27歳／自動車関連）

●行きたくなかった
・興味がなかった（女性／25歳／その他）
・面倒だったから（女性／25歳／その他）
・友達も参加しなかったので（男性／25歳／電機）
・行きたくなかったから（女性／28歳／学校・教育関連）

実際の参加者の声を見てみても、「参加が必須だった、その流れだった」という声が多いようです。また、人脈を広げるという目的がある人は参加していますが、逆にその必要を感じていない人は無理に参加しない人もいます。

不参加の場合は連絡を

内定者懇親会への参加が義務でないとはいえ、不参加の場合は、きちんと断りの連絡をする必要があります。会社から招待されているものですから、失礼な返事で印象が悪くなってしまうと、入社後の配属などに影響が出てしまう可能性もあるからです。

また、断りの連絡は基本的にメールで行いましょう。履歴が残るため、誰が欠席して誰が出席するのか把握しやすくなり、相手先への配慮にもつながります。
電話は担当者の時間を拘束し、手を煩わせてしまうこともあるので、避けるのが無難です。しかし、欠席連絡が前日や当日など、直近になってしまう場合は、電話で連絡しましょう。ぎりぎりの連絡は素早く確実に伝えることを優先します。

では、実際にお断りメールの例文を見ていきましょう。

内定者懇親会お断りのメール例文

お断りメールを書く際のポイントは、以下の4点です。

・宛先の会社名、部署名、担当者名を間違えないよう気をつける
・文頭や件名に「内定者懇親会に関する連絡である」ことを明記する
・本文は「欠席すること」「謝罪の気持ち」を簡潔に伝える
・最後に署名を入れる

＜例文＞
【件名】
内定者懇親会の欠席連絡：〇〇大学 氏名
【本文】
株式会社〇〇 人事部 〇〇様

平素より大変お世話になっております。〇〇大学△△学部の氏名です。
○月○日の内定者懇親会のご案内をいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、当日はどうしても都合がつきませんので、欠席とさせていただきたく思います。せっかくの機会をいただきましたにも関わらず、お断りすることとなり誠に申し訳ございません。もし、また別の機会がございましたら、ぜひとも参加させていただきたいと思っております。

何卒よろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇大学△△学部□□学科
氏名
〒123-4567
東京都〇〇区△△1-2-3
TEL：090-1234-5678

メールをする際には、以下のポイントにも注意しておきましょう。

・案内をもらったら、できるだけ早めに返信する
・内定者懇親会の案内メールにそのまま返送する場合、件名を変える必要はない
・担当者名がわからない場合は「採用担当者様」とする
・お断りの理由を詳細に書く必要はないが、「学業の都合」「就職準備で実家に戻っている」など、企業から見てプラスの理由になると思われる場合は書いてもよい

まとめ

内定者懇親会は、入社前に同期や先輩社員と交友を深めることのできる貴重な機会です。
ただし、参加は強制ではありません。調査によると、実際に働いている先輩社会人でも、参加した人は2割程度でした。欠席する場合は失礼にあたらないよう、お詫びの連絡をし、悪い印象とならないよう気をつけましょう。

（学生の窓口編集部）