内定通知書が送られて来ない！ 届く時期と届かない場合の対処法

内定通知書とは？

「内定通知書」とは、電話やメールなどで内定を通知された後に改めて送られて来る文書のことです。文書には内定の通知をはじめ、入社日や同封している書類の詳細、問い合わせ先などが記載されているのが一般的です。ただ、内定通知書には決まった書式や定義はないため、記載内容も企業によって異なります。労働条件などが細かく記載されている場合もあれば、「採用通知書」という形で送付されるケースもあります。

内定通知書には、内定承諾書・誓約書・卒業証明書・成績証明書・健康診断書など、入社までに準備する書類が記されていることがあります。その場合は、提出期限・方法をよく確認した上で準備を進めましょう。

内定通知書はいつ頃送られてくるの？

企業によって内容が異なる内定通知書ですが、送付される時期もさまざまです。ここでは、内定通知書はいつ送られて来るのか、一般的なタイミングを紹介します。

内定通知書が送られて来る時期の目安

内定通知書が送られて来る時期は、だいたい最終面接後1週間から10日前後が目安です。企業としては、内定を出した優秀な学生は早く確保したいと考えているので、迅速に処理する傾向にあります。

内定通知書が届かない時

「電話やメールで内定の連絡があったものの、内定通知書がいつまで待っても届かない」という場合、考えられる理由はいくつかあります。

一つは、担当者が採用活動で忙しくて単に手が回らないという場合。二つ目は、書類は作成したが送付せずそのまま、あるいは送付先の間違いなど。人間がやることですから、ミスもあります。

また、企業によってはそもそも内定通知書を発行していないこともあります。内定通知書を発行していない旨を事前に知らせている場合もありますので、注意が必要です。

内定通知書が届かない場合の対処法

最終面接から10日ほど経っても内定通知書が届かない場合は、内定先に問い合わせてみましょう。その際、採用担当者は忙しいことを考慮し、電話ではなくメールで連絡するのがお勧めです。以下、例文を紹介しましょう。

届いたら対応は迅速に

内定通知書が送られて来たら、内定通知書を受け取った当日か、遅くとも翌日中には、その意思を伝えましょう。その際は、内定通知書と一緒に送られてくる「内定承諾書」に署名をして返送します。また、添え状を準備して、お礼の言葉と入社の意思、前向きに頑張りたいという気持ちを簡潔に伝えましょう。

内定通知書はどう受け取る？ お礼メールの書き方や紛失時の対応を解説
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内定通知書が届いた後で辞退する際のマナー

内定通知書が手元に届いた後、「やっぱり辞退したい……」という場合は、すぐに企業へ連絡しましょう。法律上では「入社予定日の2週間前まで」に申し出れば、「入社します」と伝えた後でも、問題なく辞退ができるとされています。とはいえ、入社日が近づいてからの辞退は、企業に対して失礼ですから、できる限り早く連絡するのがマナーです。

辞退の意思を電話で連絡する際は、まず内定へのお礼を言い、辞退する理由とお詫びを丁寧に伝えましょう。電話をかける時間帯は、始業直後や昼休みを避けたほうが無難です。「ただ今お時間よろしいでしょうか？」と担当者の都合を確認するなど、ビジネスマナーには十分注意しましょう。

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まとめ

内定は就活生にとって一つののゴール。内定通知書が送られて来なければ、本当にゴールをしたのかどうか不安な気持ちになるのも無理はありません。最終面接から10日前後を目安に待ってみて、届かないようなら上述の方法を参考に内定先に問い合わせてみましょう。ビジネスマナーを守って丁寧に問い合わせれば、企業側は誠実に対応してくれるはずです。心配事はできるだけ早く解決してしまいましょう。

（学生の窓口編集部）