内定通知書はどう受け取る？ お礼メールの書き方や紛失時の対応を解説

内定通知書は郵送か手渡しが一般的

内定通知書とは、企業から就活生宛てに送られる「内定の詳細」を記載した文書です。

書面には、入社日や入社までに準備しておくべき書類、問い合わせ先などが記載されているのが一般的ですが、決まったフォーマットなどはありません。

また、内定通知書が送付される前に内定を知らされるケースと、内定通知書を受け取ることによって内定を知らされるケースがあります。

いずれの場合も、内定した企業から郵送される場合と、内定式などで手渡しされる場合がほとんどですが、受け取り方によって内容に違いが生じることはありません。

直接受け取りにいく際のマナー

一般的に、内定通知書を手渡しで受け取るタイミングは、内定式が多いようです。すでに選考が終了しているとはいえ、企業の方と直接会う大事な場。気を抜かずに、ビジネスマナーを心掛けましょう。

服装は、就職活動の際と同様、リクルートスーツがおすすめです。髪型も、基本的に派手なものは避け、無難にまとめるのがいいでしょう。

持ち物は、特に指定が無い場合でも、念のため印鑑や筆記用具は持参するようにしましょう。

内定式の時間ですが、1時間程度から半日と、企業によっても様々。当日に、外せない用事などがある場合は、事前に確認しておくのがいいかもしれません。

受け取ったらまずは感謝を伝えよう

内定通知書を郵送で受け取ることで、初めて自身の内定を知った場合は、企業の方に感謝を伝えるために、メールや電話で連絡するようにしましょう。

お礼の電話のかけ方

お礼の電話は、内定通知書を受け取った当日か、翌日中にするとよいでしょう。

時間帯は、始業時間、昼食時、終業間際は避けます。もし、担当者が不在だった場合は、具体的な戻り予定の時刻を尋ね、その時間に掛け直すようにするとスムーズです。

内定を承諾する場合には、面接の時間を取ってもらったことや、採用してもらったことに対するお礼の言葉と、前向きに頑張りたいという気持ちを、丁寧な言葉で伝えるようにしましょう。

お礼メールの書き方

お礼のメールの送り方について、ご紹介します。

件名には「内定のお礼（学校名・氏名）」と記し、「企業名・部署名・個人名＋様」をメールの文頭に記載します。

本文は「お世話になっております。」という文言から始め、採用してもらったことに対するお礼の言葉と、前向きに頑張りたいという気持ちを丁寧な言葉で書きます。

本文を書き終えたら、最後に自分の名前と連絡先を記載します。「大学名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」の順に記載していくとよいでしょう。

＜例文＞