内定通知書はどう受け取る? お礼メールの書き方や紛失時の対応を解説

2019/07/24

内定・内定辞退

内定の詳細を記した内定通知書。今回は、内定通知書の受け取り方や、お礼メールの書き方、紛失してしまった場合にどうするべきかなど、まとめてご説明します。

内定通知書

内定通知書は郵送か手渡しが一般的

内定通知書とは、企業から就活生宛てに送られる「内定の詳細」を記載した文書です。

書面には、入社日や入社までに準備しておくべき書類、問い合わせ先などが記載されているのが一般的ですが、決まったフォーマットなどはありません。

また、内定通知書が送付される前に内定を知らされるケースと、内定通知書を受け取ることによって内定を知らされるケースがあります。

いずれの場合も、内定した企業から郵送される場合と、内定式などで手渡しされる場合がほとんどですが、受け取り方によって内容に違いが生じることはありません。

直接受け取りにいく際のマナー

一般的に、内定通知書を手渡しで受け取るタイミングは、内定式が多いようです。すでに選考が終了しているとはいえ、企業の方と直接会う大事な場。気を抜かずに、ビジネスマナーを心掛けましょう。

服装は、就職活動の際と同様、リクルートスーツがおすすめです。髪型も、基本的に派手なものは避け、無難にまとめるのがいいでしょう。

持ち物は、特に指定が無い場合でも、念のため印鑑や筆記用具は持参するようにしましょう。

内定式の時間ですが、1時間程度から半日と、企業によっても様々。当日に、外せない用事などがある場合は、事前に確認しておくのがいいかもしれません。

受け取ったらまずは感謝を伝えよう

内定通知書を郵送で受け取ることで、初めて自身の内定を知った場合は、企業の方に感謝を伝えるために、メールや電話で連絡するようにしましょう。

お礼の電話のかけ方

お礼の電話は、内定通知書を受け取った当日か、翌日中にするとよいでしょう。

時間帯は、始業時間、昼食時、終業間際は避けます。もし、担当者が不在だった場合は、具体的な戻り予定の時刻を尋ね、その時間に掛け直すようにするとスムーズです。

内定を承諾する場合には、面接の時間を取ってもらったことや、採用してもらったことに対するお礼の言葉と、前向きに頑張りたいという気持ちを、丁寧な言葉で伝えるようにしましょう。

お礼メールの書き方

お礼のメールの送り方について、ご紹介します。

件名には「内定のお礼(学校名・氏名)」と記し、「企業名・部署名・個人名+様」をメールの文頭に記載します。

本文は「お世話になっております。」という文言から始め、採用してもらったことに対するお礼の言葉と、前向きに頑張りたいという気持ちを丁寧な言葉で書きます。

本文を書き終えたら、最後に自分の名前と連絡先を記載します。「大学名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」の順に記載していくとよいでしょう。

<例文>

*****************************

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○太郎と申します。

この度は、内定通知書をご送付いただき誠にありがとうございます。

貴社に内定をいただけましたこと、非常に光栄に存じます。
喜んで内定をお受けいたします。

一日も早く貴社に貢献できる人物となれるよう努めてまいりますので

ご指導のほどよろしくお願いいたします。

入社まで半年間、 悔いの残らぬよう残りの学生生活を送ります。

まずは取り急ぎ、御礼申し上げます。

*****************************

なお、内定通知書と一緒に内定承諾書や雇用契約書などが届き返送する必要がある場合は、メールの文中にすぐ手配する旨など一言書いておくといいでしょう。

辞退をする場合は、「貴社に内定をいただけましたこと、非常に光栄に存じます。」以降を変更してみてください。

*****************************

うれしいご連絡をいただきながら誠に恐縮なのですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡になりますことを心よりお詫びいたします。

▲▲様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまに心より感謝申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

*****************************

というように、丁寧な謝罪の言葉と、採用で時間を割いてくれた企業の方へのお礼の言葉を書くのがベターです。

内定通知書をなくすとどうなるの?

内定通知書を紛失してしまった場合に、どのように対応すべきか解説します。

紛失が発覚して内定が取り消しなる可能性は?

内定通知書を紛失したからといって、内定を取り消されることはまずないと考えていいでしょう。内定通知書はあくまで内定を知らせるだけの書類であって、その後提出を求められることも基本的にありません。なので、申告せずとも問題にはならないケースがほとんどです。

しかし、先方の一方的な内定取り消しなど、なにかイレギュラーな問題が発生した場合は、内定通知書を持っておくことで役に立つ場面があるかもしれません。

場合によっては再発行を依頼する

内定後のトラブル回避にも役立つほか、賃貸契約などで提出を求められるケースもありますので、不安や必要性を感じたら、内定通知書の再発行を企業の採用担当者に依頼しましょう。

依頼の際は「誤って紛失してしまった」など、簡潔に理由を話して謝罪しましょう。

重要書類の紛失は、企業にマイナスの印象を抱かせてしまう危険もあります。再発行の手間もかかりますので「申し訳ない」という気持ちを伝えることは心がけてください。

まとめ

内定通知書はとても大切な書類です。受け取ったら、破損させたり紛失したりしないように、しっかりと保管してくださいね。

(学生の窓口編集部)


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