内定通知書はいつ送られてくる？ 郵送時期や届かない場合の対処法を解説

内定通知書とは

内定通知書とは、企業から学生に送られる「内定の詳細」を記載した文書です。

書面には内定の連絡と合わせて、入社日や同封している書類の詳細、問い合わせ先などが記載されているのが一般的です。

ただ、内定通知書には決まった書式や定義はないため、記載内容も企業によって異なります。労働条件などが細かく記載されている場合もあれば、「採用通知書」というタイトルで送付されるケースもあるのです。

内定通知書はいつ送られてくる？ 郵送時期や届かない場合の対処法を解説

内定通知書が送られてくるタイミング

企業によって内容が異なる内定通知書ですが、送付される時期もさまざまです。ここでは、一般的な受け取りのタイミングをご紹介します。

面接から1週間前後が1つの目安

内定通知書が送られてくる期間ですが、だいたい1週間から10日前後を目安に考えておくといいでしょう。

企業としても、優秀な人材は早めに確保したいので、内定を決めた就活生に対しては、迅速に書類を送付してくるケースが多いようです。

そのため、内定の知らせを内定通知書で送付する前に、電話などで連絡をする企業も少なくありません。

また、内定通知書を内定式の場で授与する企業もありますので、企業側から詳細な説明がない場合は、事前に質問をするなど、内定の通知方法を確認しておいたほうが無難です。

内定通知書が届かないとき

「電話やメールで内定の連絡は受けたものの、内定通知書がいつまで待っても届かない」という場合は、一度人事担当者に連絡してみましょう。単に手配が遅れているときもあれば、なんらかのトラブルで発送自体がされていないケースもあります。

例として「1週間で送付します」と伝えられていたのであれば、10日ほど待ってから、メールや電話で問い合わせてみるといいでしょう。

また「採用か不採用か。書面で結果が届くはずなのにどちらも届かない」ということもあるかもしれません。その際も「1週間ほどで送付します」と伝えられていたのなら、1週間と数日待ってから問い合わせてみましょう。

・内定通知書を発行していない企業の場合

「内定通知書を発行していない」という企業も存在しますが、採用に関するトラブルを避けるためにも、内定通知書はなるべく発行してもらったほうが安心です。

内定通知書が必要な場合、まずメールで問い合わせてみましょう。内定通知書という形ではないかもしれませんが、相応のものを送ってもらえる可能性があります。

届いたら対応は迅速に

内定通知書が届くより前に、内定の連絡を頂いた場合は、電話であればその場で、メールであれば返信で感謝の気持ちを伝えます。

また、内定通知書で知った内定を承諾する場合は、通知書を受け取った当日か、遅くとも翌日中には、その意思を伝えましょう。

その際は、内定通知書と一緒に送られてくる「内定承諾書」に署名をして返送します。その際は添え状を準備して、お礼の言葉と入社の意思、前向きに頑張りたいという気持ちを簡潔に伝えましょう。

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内定通知書が届いた後で辞退する際のマナー

内定通知書が手元に届いた後「やっぱり辞退したい……」というときは、すぐに企業へ連絡します。法律上では「入社予定日の2週間前まで」に申し出れば、「入社します」と伝えた後でも、問題なく辞退ができるとされています。

とはいえ、入社日が近づいてからの辞退は、企業にとっても大きな痛手となりますから、少しでも早い時期に連絡するのがベターです。

辞退の意思を電話で伝える際は、内定をもらったことに対するお礼を伝えた後、辞退する理由とお詫びを、丁寧な言葉で述べるようにしましょう。辞退する理由を言いたくない場合は「一身上の都合で～」と相手に告げます。これはメールで連絡する場合も同様です。

内定を辞退するために電話をかける時間帯は、前述のように始業直後やお昼休みを避けたほうが無難です。「ただ今お時間よろしいでしょうか？」と担当者の都合を確認するなど、ビジネスマナーに則った対応を心がけましょう。

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まとめ

「内定」は就活生にとって1つのゴール。些細なトラブルでも不安になる気持ちも分かりますが、丁寧に問い合わせれば、企業側も誠実に対応してくれるはず。心配事はそのままにせず、できるだけ早い段階で解消するように努めてみましょう！