内定通知書はいつくる？ 届く時期と届かない場合の対処法

就活、転職の際に内定が決定すると企業から届く「内定通知書」。

内定の連絡はもらったけど「内定通知書」が送られてこなくて不安になることも。

そこで今回は内定通知書が届く時期と届かない場合の対処法を紹介します。

内定通知書とは？

「内定通知書」とは、企業が内定を決定した求人応募者に内定を知らせる書類のことです。

「内定通知書」には決まった書式はなく、企業が独自に作成します。

企業によって内容は異なりますが、一般的に「内定通知書」に記載されている内容は次の6つ。

• ・応募へのお礼
• ・採用のお知らせ
• ・入社日
• ・入社までに準備するもの
• ・内定取り消し事由
• ・内定承諾書の返送期限

「内定通知書」と共に「内定承諾書」や「労働条件通知書」を同封している企業も多いです。

「内定承諾書」は内定をもらった人が労働条件を確認し、署名または押印し企業に提出する書類のこと。

「内定承諾書」を提出することで企業と内定者の間で契約が成立します。

「労働条件通知書」は就業場所や担当する業務、休日などの労働条件を記載した書類。

「労働条件通知書」は「内定通知書」と兼ねて作成される場合も多くあります。

内定通知書はいつ送られてくるの？

「内定通知書」はどのタイミングで企業から送られてくるのでしょうか。

実は「内定通知書」の発行時期は決まっています。

ここでは新卒の場合と転職の場合をそれぞれ紹介します。

新卒の場合

新卒の場合は「内定通知書」が発行されるのは卒業年の10月以降です。

企業によっては4月や5月に内定を出すところもありますが、「内定通知書」を発行できるのは卒業年の10月以降と決まっています。

新卒で早くに内定をもらったら、なかなか「内定通知書」が届かないと心配になるかもしれませんが、確認するのは10月を過ぎてからにしましょう。

「内定通知書」の発行までに、「内々定通知書」を発行する企業もあります。

近年では「内定通知書」を書面で発行せず、メールで内定の通知を行う企業も増加。

「内定通知書」は必須ではないので発行しない企業もありますよ。

転職の場合

転職の場合は、一般的に最終面接から1週間～10日程度で「内定通知書」が届きます。

しかし転職の場合は新卒と違い入社日まで日数が少ないことが大半なので、「内定通知書」が発行されないパターンが多い傾向。

転職の場合は電話やメールなどで内定の通知をされることが多いでしょう。

内定が電話のみで来た場合や、メールに労働条件が記載されていない場合は「内定通知書」が発行されるのか企業に問い合わせます。

「内定通知書」が発行されない場合でも、労働条件についてはしっかり確認を忘れずに！

内定通知書が届かない理由

「内定通知書」が届かない理由としては次の4つが考えられます。

• ・担当者が忙しく発行できていない
• ・郵便が届かない
• ・「内定通知書」を発行しない企業
• ・発行時期が決まっている

担当者が忙しく発行できていない

採用担当者が忙しく、内定の連絡を入れた後に「内定通知書」の発行まで手が回っていない場合があります。

就活、転職活動中には他にも内定をもらっていて、企業への返答期限が迫っている場合もあります。

「内定通知書」が届かないと本当に内定をもらったのか、確信が持てないですよね。

採用担当者も他業務と兼任している場合があるので、多忙のために発行が遅れることは多々あります。

郵便が届かない

担当者が「内定通知書」を発行したにもかかわらず、郵便が一向に届かない場合もあります。

郵便事故の可能性や、送付先を誤っていたなどが考えられます。

人間が行う作業なので、ミスが発生する可能性は十分にあることを理解しておきましょう。

内定通知書を発行しない企業

「内定通知書」が届かない理由として、そもそも「内定通知書」を発行しない企業の場合もあります。

「内定通知書の発行は行いません」と先に説明されている可能性もあります。

内定をもらってから数日経っても「内定通知書」が届かない場合は、企業からもらった書類やメールなどに「内定通知書」に関して記載されていないか再度確認しましょう。

発行時期が決まっている

新卒の場合は「内定通知書」が発行できる時期が卒業年の10月1日以降にしか発行できないという決まりがあります。

3月中に内定の連絡をもらったとしても「内定通知書」が発行されるのは10月1日以降。

「内定通知書」が来ないと不安になるかもしれませんが、新卒の場合は10月に入ってから確認しましょう。

内定通知書が届かない時の対処法

「内定通知書」がなかなか届かず、企業に確認したい場合の対処法を紹介します。

対処法1：メール

メールで問い合わせる場合の例文を紹介。

メールの場合は感情が伝わりにくいため、より丁寧にを心がけましょう。

相手に不快感を与えないよう、あくまで確認という形で問い合わせます。

件名に問い合わせの内容と自分の名前を入れることで、相手に用件が伝わりやすくなりますよ。

対処法2：電話

電話で問い合わせをする場合の例文を紹介。

電話は急ぎの場合や、何か事情がある場合にし、できるだけメールで確認するようにしましょう。

やむを得なく電話をする場合は始業時間直後と就業時間間際は避けます。

電話をする際は聞いた内容を記録できるようメモを用意しておくと良いですよ。

内定通知書が届いてからの手順

「内定通知書」は受け取って終わりではありません。

実際に「内定通知書」が届いてからの手順を紹介します。

「内定承諾書」を期日までに提出

「内定通知書」が届いたら、まずは内容をしっかり確認します。

「内定通知書」を受け取ったら企業に自分の意志を伝える必要があります。

自分の入社の意志を伝えるのは「内定通知書」を受け取った当日、遅くても翌日中。

「内定通知書」に同封されてくる「内定承諾書」に署名、捺印をして返送します。

「内定承諾書」を返送する際は、添え状も忘れずに！

届いた「内定通知書」はきちんと保管しておきます。

関連記事:内定通知書はどう受け取る？ お礼メールの書き方や紛失時の対応を解説

内定通知書が届いた後で辞退する際のマナー

「内定通知書」が届いた後に、やむを得ず「辞退したい」となる場合もあるでしょう。

「内定通知書」が届いた後に辞退する場合は、すぐに企業へ連絡します。

内定を辞退できるのは、「内定承諾書」を提出していても入社予定日の2週間前まで可能。

ただしこの期間は法律上で定められている期間であり、入社日ギリギリでの辞退は迷惑となることは理解しておきましょう。

内定辞退の申し出はできる限り早く連絡します。

辞退の申し出を行う際は「ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません」など謝罪の言葉を忘れずに。

「ただ今お時間よろしいでしょうか」など担当者の都合を確認し、極力失礼のないよう心がけます。

辞退の申し出を行う際も、しっかりビジネスマナーを守りましょう。

▶内定通知書に法的効力はある？ 内定取り消しや内定辞退の疑問を解決！

内定通知書をもらったらしっかり内容を確認しよう！

内定をもらったのに「内定通知書」が届かないくても焦らず、まずは1週間～10日待ってみてから確認してみましょう。

新卒の場合は10月まで待って大丈夫です。

「内定通知書」に関する問い合わせを企業に行う際は、相手へ誠意を持って対応することを忘れずに。

こちらの都合ばかりを伝えないよう注意。

「内定通知書」が届いたらしっかり内容を確認し、こちらから返送する書類がある場合は迅速に対応しましょう。

（学生の窓口編集部）