お詫びメールの書き方と例文 誠意を伝えるためのポイントは?

2018/07/05

付き合い・人間関係

どれだけ優秀なビジネスパーソンでも、ミスや失敗は少なからずしてしまうもの。誰かに迷惑を掛けてしまったときには、お詫びメールを書かなければならない場面も出てくるでしょう。しかし、初めての場合は「どうすれば相手に失礼なく許してもらえるだろうか」と気持ちだけ出てしまい、いい文面が書けなくなってしまうかもしれません。ここでお詫びメールの書き方について、例文も交えながら解説していきますので、参考ください。

お詫びメールの書き方と例文 誠意を伝えるためのポイントは?

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お詫びの仕方・ポイントを整理

ビジネスシーンにおいて、お詫び・謝罪の場面ほど難しいものはありません。対応次第では、以後の相手との関係性などが大きく変わってくるでしょう。まずはお詫びメールの書き方を見る前に、謝罪時のポイントをまとめてみました。

お詫びの際のポイント1.ミスを認めて誠意のある対応を早めにする

ミスを認めたうえで、誠意のある謝罪の気持ちを伝えることが大切です。お詫びのメールを送るのはできるだけ早いほうが望ましく、ミスが発覚した際には速やかにお詫びするようにしましょう。

お詫びの際のポイント2.今後の対応策を考える

ミスがあった場合には、そのミスにより被害をどうしたら最小限で抑えられるかを考えましょう。そして、どのように対処するつもりなのか相手側に伝えることが大切です。その方法で対処してほしい、という相手からの返事があったら、すぐにミスの事後処理にあたります。

お詫びの際のポイント3.今後ミスを起こさないための対応策を考えて謝罪文に添える

ミスが起こってしまったことを即座に認めて謝罪するだけでなく、今後同じようなミスを起こさないための対策を考えて、謝罪文に添えるようにしましょう。

お詫びメールの例文

それでは具体的に、お詫びメールの書き方を例文から見ていきましょう。シーン別に例文をご紹介しますので、参考にしてください。

<納期に遅れた場合のお詫びメールの例文>

○○株式会社
○○課 課長 ○○様

平素はご厚情たまわりまして誠にありがとうございます。
さて、
○○月○○日に納品すべき商品につきまして発送が
遅れてしまい、○○様をはじめ関係者のみなさまに
大変なご迷惑をおかけいたしました。
当方の手違いでこのような事態になりましたこと、
深くお詫び申し上げます。

早急に取引先への手配を行い、
本日の午後○○時頃に当社に到着する予定です。
到着し次第、お詫びかたがた商品を直接お届けいたします。

なお、今後はこのようなことがないように、
担当者や関係部署との間で管理体制の強化を図ってまいります。
何卒、ご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。


<誤送信のお詫びメールの例文>

○○株式会社
○○課 係長 ○○様

いつもお世話になっております。
○○月○○日に発生したメールの誤送信の件で、
○○様には大変ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。
担当者も、確実な作業を心がけていれば起きなかったことと深く反省しております。
お手数ではございますが、当該メールは削除してくださいますようお願い申し上げます。

なお、今後は社内の管理体制の徹底を図り、
二度とこのような事態が起こらないよう対応してまいります。
何卒、お許し願えますようお願い申し上げます。


<メールの返信が遅れた場合のお詫びメールの例文>

○○株式会社
○○担当 ○○様

いつも大変お世話になっております。
先日はメールをいただきながら
お返事が遅れましたこと、深く反省しお詫び申し上げます。
初歩的なメールチェックのミスからこのようなことが起きてしまい、
誠に申し訳なく思っております。

以後、このようなことがないよう担当者以外にも確認する係を設けて、
二重、三重のチェック体制で管理強化を図ってまいります。
何卒、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。


まとめ

ミスが発生した場合の謝罪方法ひとつで、今後の取引相手やクライアントとの関係に明暗が分かれます。一番のポイントは、迅速で誠実な内容のお詫びメールを送ること。メールの内容次第では、取引相手との関係がむしろ深まる可能性もあります。お詫びのメールを書く際には、今回ご紹介した例文などを参考にしながら丁寧にじっくり練り上げるようにしてください。

・執筆:ヤマダ ユキマル
広告代理店を経て、求人サイトのコンテンツライター、ビジネス関連サイトのライターとして活動中。

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