返信用封筒の宛名は? 切手はどうする? 基本マナーを身につけよう

2018/06/18

付き合い・人間関係

最近はコミュニケーションの中心がメールやSNSとなり、手紙・封書でのやりとりは減ってきました。学生の中には年賀状や暑中見舞いなども含め、年に一度も手紙を出さないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、ビジネスの場では、手紙や封書でのやりとりがまだまだ少なくありません。少しずつペーパーレス化が進んでいますが、契約書や見積書、契約書などは紙ベースでのやりとりが必要で、社会人になると圧倒的に郵送物の取り扱いが増えるでしょう。また就職活動の際にも、履歴書やエントリーシートの送付、あるいは合否通知が郵送で行われることが少なくありません。

そんな中、一方的な発送ではなく双方向でのやりとりに用いられるのが返信用封筒です。返信用封筒の存在は知っていても、実際に使ったことがない方は多いはず。就活時や社会人になったときに「知らない」では、恥ずかしい思いをしてしまいます。そこで今回返信用封筒を利用する際の基本マナーを解説していきますので、知識としてしっかり身につけましょう。

返信用封筒の宛名は? 切手はどうする? 基本マナーを身につけよう

▼こちらもチェック!
行を御中・様に書き換えるときのマナー 正しい消し方をチェックしよう

返信用封筒を使う目的

返信用封筒はその名の通り、相手から返信を受けるために用いる封筒です。とはいえ、現金書留のように専用封筒が用意されているわけではありません。基本的には通常の封筒を用いて返信用としています。では、なぜ返信用封筒を準備する必要があるのか。その背景には、以下のような理由が考えられるでしょう。

<相手の手間・コストを省く>
返信用封筒を同封しておくことで、相手にわざわざ封筒を用意させる手間を省けます。また、手元に封筒がない場合、相手は返信するために、わざわざ封筒を購入することとなるでしょう。もちろん封筒を持っていても、自身(あるいは自社)で購入したものですから、そこにはコストが掛かっています。返信用封筒を用意すれば、こうした返信に伴うコストを相手に負担させることがありません。特にこちら側の都合で返信を求める場合、相手に対する配慮として返信用封筒が用いられます。

<誤送を防ぐ>
返信用封筒の多くには、あらかじめ送付先住所が記載されています。そのため、相手は必要書類を封入してポストに投函するだけ。記載に誤りがない限り、書類は間違いなく手元へ戻ってきます。自身あるいは自社の住所は、普段から頻繁に書いたり伝えたりしているはず。そのため、誤記の可能性は極めて低いでしょう。
しかし相手側に封筒を用意させ、送付先住所を書いてもらった場合は、住所を間違えてしまう可能性が高まります。誤った住所に書類が届いてしまい、結果的に書類到着が遅れたり、場合によっては書類に記載された個人情報・機密情報の漏洩につながったりしてしまうのです。返信用封筒は、こうした誤送の予防にも貢献してくれます。

返信用封筒の利用マナー

では実際に、返信用封筒の利用方法について詳しく見ていきましょう。ケースバイケースで異なることがありますが、基本知識として覚えてください。

返信用封筒の利用マナ-1:宛名の書き方

返信用封筒には、あらかじめ宛名を書いておくといいでしょう。相手の書く手間を省くほか、誤送を防ぐことができます。宛名の書き方は、特に難しいことなどありません。通常の封書発送と同じように、封筒の表面に「郵便番号」「住所」「送付先名」を記載してください。ビジネスシーンでは、部署名や自身の名前まで書いておくといいでしょう。そうすれば、社内で宛先がわからず“迷子状態”になることがありません。
この際、社名や氏名の後には「行」「宛」を添えておきましょう。どちらでも構いませんが、ビジネスシーンでは「行」が一般的です。郵送物のマナーでは社名などなら「御中」、個人名なら「様」などを記載しますが、これは受け取った相手側が書き換えます。

返信用封筒の利用マナ-2:差出人は書かない

通常の封書では表面に宛名、裏面に差出人の住所・社名・氏名などを記載します。返信用封筒を封入する場合、もちろん相手側の住所などはわかっているでしょう。しかし、事前に差出人について記載することは避けてください。書く手間を省くことで相手への気遣いのように思われがちですが、これは失礼に当たります。あくまで返信用封筒には、自分側の宛名情報のみを記載するのがマナーです。

返信用封筒の利用マナ-3:切手は貼るべき?

返信用封筒に切手を貼っておくことは必須ではありません。しかし相手への配慮としては、あらかじめ切手を貼った状態で同封するといいでしょう。切手を購入する手間、そして費用を負担することで、相手に気持ちよく対応してもらうことができます。
切手を貼る際には、切手の種類(=金額)に注意することが大切です。料金が不足していると、差出人である相手のもとへ封書が戻ってしまいます。返信用封筒に入れてもらう書類をあらかじめ確認し、余裕を持った必要料金で切手を貼っておいてください。重量別の切手料金は、以下の通りとなっています。

◎重量別の切手料金(2018年2月5日時点)
<定形郵便物>

・25g以内:82円
・50g以内:120円
<定形外郵便物/規格内>
・50g以内:120円
・100g以内:140円
・150g以内:205円
・250g以内:250円
・500g以内:380円
・1kg以内:570円
・2kg以内:取り扱い不可
・4kg以内:取り扱い不可
<定形外郵便/規格外>
・50g以内:200円
・100g以内:220円
・150g以内:290円
・250g以内:340円
・500g以内:500円
・1kg以内:700円
・2kg以内:1,020円
・4kg以内:1,330円

定形外郵便における規定内とは、「長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内」とされています。なお、ビジネスシーンで送付物が多い場合、切手不要の「料金別納」が便利です。料金別納では切手を貼る必要がなく、一括して郵送料を支払うことができます。

参照:日本郵便「定形郵便物・定形外郵便物の料金」
http://www.post.japanpost.jp/service/standard/one_price.html

返信用封筒の利用マナ-4:返信用封筒の封入方法

たとえば角型2号(240×332)の定形外封筒に長形3号(120×235)を入れるなど、返信用封筒の大きさが封入する封筒よりも小さければ、折り曲げる必要はありません。しかし長形3号に同じく長形3号を入れるなどサイズが同じ、あるいは返信用封筒のほうが大きいような場合は、どうしても返信用封筒を折り曲げることになります。その際は、封入に適切な大きさで折り曲げましょう。
必要以上に小さいサイズに折り曲げると、封筒が折れ目だらけになるほか、封入した封筒が膨らんでしまいます。二つ折りや三つ折りなど、封入できる中でもっとも折れ目が少なくて済む折り方を心がけてください。

返信用封筒の利用マナ-4:返信用封筒の色

封筒は茶封筒から白色封筒、あるいはその他カラフルなものまで、さまざまな色のものがあります。企業であらかじめ社名やロゴなどを印字した封筒を用意している場合は、その封筒を使えば問題ないでしょう。それ以外の場合は、白色封筒を用いるのが一般的です。なお、ビジネスシーンでは茶封筒もよく用いられますが、見た目や耐久性では白色封筒のほうがよりよいでしょう。

まとめ

学生時代には、あまり使う機会のない返信用封筒。しかし社会人になると、ビジネスシーンでは頻繁に利用されています。どんなときに返信用封筒を使うのか、そのルールは企業によって異なるでしょう。必ずしも全ての送付物で、返信用封筒を入れる必要はありません。所属先の企業の独自のルールもあるのでご自身で確認してみてください。
一方、宛名の書き方などの基本マナーは、企業に関わらず共通のもの。いざとなって恥ずかしい思いをしないよう、ここでご紹介した内容はしっかり頭に入れておいてください。もちろん宛名を書くときは丁寧にきれいな字を心がけ、切手は斜めにならないよう真っ直ぐ貼ることなども大切ですので、注意しましょう。

・執筆:三河 賢文
大学在学中からライター活動を開始。卒業後は2社で会社員経験を経て独立し、現在はフリーライターとして活動するほかナレッジ・リンクス(株)を経営。スポーツ、ビジネス、IT分野を強みとして取材・執筆・編集を手がけている。

関連記事

おすすめの記事

新着記事

もっと見る

HOT TOPIC話題のコンテンツ[PR]

注目キーワード

注目:社会人ライフ全般

付き合い・人間関係の人気記事ランキング

  • 新生活準備応援クーポン特集


    ピックアップ [PR]