返信用封筒の宛名は? 切手はどうする? 基本マナーを身につけよう

2022/04/22

電話・メール

一方的な発送ではなく双方向でのやりとりに用いられるのが返信用封筒です。
返信用封筒の存在は知っていても、実際に使ったことがない方は多いはず。
就活時や社会人になったときに「知らない」では、恥ずかしい思いをしてしまいます。
そこで今回返信用封筒を利用する際の基本マナーを解説しますので、知識としてしっかり身につけましょう。

返信用封筒を使う目的と理由


返信用封筒はその名の通り、相手から確実に返信を受けるために用いる封筒です。

とはいえ、現金書留のように専用封筒が用意されているわけではありません。

基本的には、通常の封筒に想定される送料分の切手を貼り「返信用」としています。

では、なぜ返信用封筒を準備する必要があるのか。

その背景には、以下のような理由が考えられます。

相手の手間・コストを省く

返信用封筒を同封しておくことで、相手にわざわざ新しい切手と封筒を用意させる手間が省けます。

手元に封筒がない場合、相手は返信するために業務中にわざわざ封筒時ってを購入することとなるでしょう。

もちろん封筒と切手を持っていても、自身(あるいは自社)で購入したものですから、そこにはコストが掛かっています。

返信用封筒を用意すれば、こうした返信に伴うコストを相手に負担させることがありません。

特に、送り主側の都合で返信を求める場合、相手に対する配慮またはマナーとして返信用封筒が用いられます。

誤送を防ぐ

誤った住所に書類が届いてしまうことで結果的に書類到着が遅れたり、場合によっては書類に記載された個人情報・機密情報の漏洩につながったりしてしまいます。

返信用封筒は、そんな誤送の予防にも貢献してくれるでしょう。

自身あるいは自社の住所は普段から頻繁に書いたり伝えたりしているはずですから、誤記の可能性は極めて低いと言えます。

しかし相手側に封筒を用意させ、送付先住所を書いてもらった場合は、住所を間違えてしまう可能性が高いでしょう。

返信用封筒の多くには、あらかじめ送付先住所が記載されているため、相手は必要書類を封入してポストに投函するだけでOK。

記載に誤りがない限り書類は間違いなく手元へ戻ってきますので、誤送を防止できるのです。

返信用封筒の利用マナー5つ

では実際に、返信用封筒の利用方法について詳しく見ていきましょう。

ケースバイケースで異なることがありますが、基本知識として覚えてくださいね!

返信用封筒の利用マナ-1:宛名の書き方

返信用封筒には、あらかじめ自分あるいは自社の宛名を書いておくことをおすすめします。

相手の書く手間を省くほか、誤送を防げます。

宛名の書き方は、特に難しいことなどありません。

通常の封書発送と同じように、封筒の表面に最低限、以下の項目を記載してください。

ビジネスシーンでは、部署名や自身の名前まで書いておくと良いでしょう。

そうすれば、社内で宛先がわからず“迷子状態”になることがありません。 

この際、社名や氏名の後には「行」「宛」を添えておきましょう。

どちらでも構いませんが、ビジネスシーンでは「行」が一般的です。

郵送物のマナーでは社名などなら「御中」、個人名なら「様」などを記載しますが、これは受け取った相手側が書き換えます。

返信用封筒の利用マナ-2:差出人は書かない

通常の封書では表面に宛名、裏面に差出人の住所・社名・氏名などを記載しますよね。

返信用封筒を封入する場合、もちろん相手側の住所などはわかっているでしょう。

しかし返信用封筒には自分側の宛名情報のみを記載するのがマナーです。

事前に差出人の住所や宛名について記載することは避けてください。

書く手間を省くことで相手への気遣いのように思われがちですが、相手に失礼であるだけでなく、マナー違反です。

返信用封筒の利用マナ-3:切手は貼るべき?

返信用封筒に切手を貼るかどうか悩む方も多いでしょう。

相手側からの求めがない限り、あらかじめ返信用封筒に切手を貼ることは必須ではありません。

しかし相手への配慮として、あらかじめ切手を貼った状態で同封するケースが一般的です

切手を購入する手間や費用を負担することで、相手に気持ちよく対応してもらえるでしょう。

送料がわからない時の対処法

切手を貼る際には、封筒サイズや重さに応じた切手の種類(送料金額)に注意することが大切です。

料金が不足していると、差出人である相手のもとへ封書が戻ってしまいます。

返信用封筒に入れてもらう書類をあらかじめ確認し、重さを計ったうえで必要料金より余裕を持った金額分の切手を貼ると安心です。

重量別の切手料金は郵便局のホームページでも確認できますが、2022年4月時点では以下の通りです。

参照:日本郵便「定形郵便物・定形外郵便物の料金」

定形外郵便における規定内とは、「長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内」とされています。

会社利用の場合は料金別納郵便の利用も可能

なお、ビジネスシーンで送付物が多い場合、切手不要の「料金別納」が便利です。

料金別納では切手を貼る必要がなく、一括して郵送料を支払えますので、自身の所属部署で利用可能かどうかチェックすることをおすすめします。

返信用封筒の利用マナ-4:返信用封筒の封入方法

返信用封筒は折り曲げて良いのか迷う方もいるでしょう。

送信用封筒を同封する際は折れ目が少ないようにすることを心がけることをおすすめします。

たとえば角型2号(240×332)の定形外封筒に長形3号(120×235)を入れるなど、返信用封筒の大きさが封入する封筒よりも小さければ、折り曲げる必要はありません。

しかし長形3号に同じく長形3号を入れるなどサイズが同じ、あるいは返信用封筒のほうが大きいような場合は、どうしても返信用封筒を折り曲げることになります。

その際は、封入に適切な大きさで折り曲げましょう。

必要以上に小さいサイズに折り曲げると、封筒が折れ目だらけになるほか、封入した封筒が膨らんでしまいます。

二つ折りや三つ折りなど、封入できる中でもっとも折れ目が少なくて済む折り方を心がけてください。

返信用封筒の利用マナ-5:返信用封筒の色

企業であらかじめ社名やロゴなどを印字した封筒を用意している場合は、その封筒を使えば問題ないことが一般的です。

それ以外の場合は、白色封筒を用いるケースが多く見られます。

封筒は茶封筒から白色封筒、あるいはその他カラフルなものまで、さまざまな色がありますよね。

ビジネスシーンでは茶封筒もよく用いられますが、見た目や耐久性では白色封筒に会社のロゴをプリントしたものを使うこともあるため、先輩・上司に確認して利用しましょう。

まとめ

学生時代には、あまり使う機会のない返信用封筒。

しかし社会人になると、会社で頻繁に利用さることがわかります。

どんなときに返信用封筒を使うのか、そのルールは企業によって異なるもの。

必ずしも全ての送付物に対して返信用封筒を入れる必要はありませんが、所属先の企業の独自のルールもあるので自身で確認するのが確実です。

一方、宛名の書き方などの基本マナーは、企業に関わらず共通のもの。

いざとなって恥ずかしい思いをしないよう、ここでご紹介した内容はしっかり頭に入れておきましょう。

もちろん宛名を書くときは丁寧にきれいな字を心がけ、切手は斜めにならないよう真っ直ぐ貼ることなども大切ですので、注意しましょうね。


▼こちらもチェック! 

行を御中・様に書き換えるときのマナー 正しい消し方をチェックしよう


・執筆:三河 賢文

大学在学中からライター活動を開始。

卒業後は2社で会社員経験を経て独立し、現在はフリーライターとして活動するほかナレッジ・リンクス(株)を経営。

スポーツ、ビジネス、IT分野を強みとして取材・執筆・編集を手がけている。

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