ビジネスメールの宛名のマナー！社内外へ送信するときに迷わない基本を確認しよう

社会人になると、多様なシーンでさまざまな相手にメールを送る機会があります。ファーストコンタクトがメールになる場合には、第一印象を決めるのがメールの文面になるはず。

自分の用件を叶えてくれる担当者へ、スムーズに間違いなく用件が伝わるように、宛名や件名を工夫する前に、メールの宛先・宛名の基本マナーを踏まえることが必要です。

ここでは、メールの宛先・宛名の基本マナーを紹介します。

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メールの宛名の基本は会社名から氏名＋敬称

メールの宛名の基本ルールは、

• ・会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称

です。

本文冒頭に宛名を記載しましょう。 また、手紙の住所にあたるものが送信先のアドレス欄です。こちらも宛名と同じような役割を果たします。

社内宛のメールの場合は、

• ・部署名＋役職名＋氏名＋敬称

社外宛のメールの場合は

• ・会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称

の場合が多いです。

「多い」というのは、会社によって別途ルールが定められている場合があるからです。わからない場合は、先輩や社内研修時の資料をあたるなどして確認しましょう。

アドレス帳に敬称まで登録しておくとスムーズ

メール送信時に直接アドレスを入力するのではなく、事前に連絡先として相手の社名・氏名・敬称を登録しておくとスムーズです。送信先のアドレス欄にその情報が表示されます。

相手からのメールに返信する場合にも自動的に保存された相手の連絡先を編集し、「表示名」に敬称を加えておくと安心です。

メールの宛先の書き方：社内メールで個人宛の場合

社内メール、個人宛の場合は、同じ会社内ですから、会社名はいりません。

• ・「部署と名前と敬称」
  または
• ・「部署と役職と名前と敬称」
  もしくは
• ・「部署と○○部長」

のみでも問題はありません。

メールの宛先：社内メールの個人宛の場合の例文

良い例と悪い例をあげるとこのようになります。

• ○：人事部 田中さん 
• ○：広報部 課長 中野 様 
• ○：広報部 中野課長
• NG：広報部 中野課長 様

やりがちなのが、最後の例の「中野課長様」です。役職名にはそれだけで敬意が含まれますので、さらに「様」などの敬称はつけません。

社内メールに関しては、会社独自のルールが設けられていることもあるでしょう。その場合、社内の他の人から来たメールなどを見ながら社内のルールに従ってください。

メールの宛先の書き方：社内メールで部署宛の場合

社内メール、部署宛の場合は「各位」を使います。

例えば、課の打ち上げの幹事を任されたとします。お店は決まって日時や場所などの詳細を課のメンバー全員にメールで知らせたいとき、「各位」を使います。

「各位」は多くの人を示し、「みなさま」「おのおのがた」といった意味を持つ敬語です。

メールの宛先：社内メールの部署宛の場合の例文

例をあげるとこのようになります。

•  ○：広報課各位

ーーー

関係者各位 

平素より○○○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。

 この度○○○○は、△△△△とサービスを統合し、 より便利に生まれ変わりました。

ーーー

ちなみに「各位」は敬語です。社外メールでも使用できます。ただし「多くの人宛」のため、その他大勢のように受け取られないように用件によって使い分けましょう。

大事な取引先や得意先の数名の方に送る場合などは「各位」とせず、個人宛にしたほうが無難です。

この「各位」は、相手に一定の事実を知らせることを目的とした「通知状」などで使うのが一般です。

メールの宛先の書き方：社外メールで個人宛の場合

社外の方にメールを送る場合は、「会社名、部署名、役職名、氏名＋敬称」となります。

中には会社名に「御中」、氏名も「様」と、両方に敬称を付けているメールを見かけますが、「様」のみで問題ありません。

メールの宛先：社外メールの個人宛の場合の例文

良い例と悪い例をあげるとこのようになります。

•  ◯：〜〜株式会社 広報部広報課 課長 田中勝 様
• NG：◯◯株式会社 御中 広報広報課 課長 田中勝 様

メールの宛先の書き方：社外メールで複数人に宛てる場合

社外メールで送る相手が数名の場合は、すべての方のお名前を列記しましょう。横並びにしても縦に並べてもどちらでも構いません。

役職は高い順に並べるのがベター

送る相手の中に役職者がいらっしゃる場合は役職の高い順から、役職者がいない場合はもっとも多くやりとりする方のお名前を最初にもってきましょう。

このように複数名の名前をすべて並列する際は、すべての方のアドレスを「TO」欄に入れます。

• ・◯◯株式会社 広報部広報課 田中部長、林課長、桜井 様
• ・◯◯株式会社 広報部広報課 桜井様、太田様、山田 様

役職順にした方が「ベター」としたのは、アドレス欄の宛先はメールクライアントによっては、届いた先に並び順がぐちゃぐちゃになることがあるからです。

本文にお名前を書く場合は、役職順ですがアドレスに関しては「届き先で順番が変わっている可能性」もあることは覚えておくといいでしょう。

メールの宛先に「CC」を使う基準

人数が多い場合は、主だった方を「to」にして、補佐されている方々を「cc」としてもよいでしょう。

• ・ ◯◯株式会社 広報部広報課 桜井様 （cc 太田様、山田様、佐藤様）

メールの宛先の書き方：社外メールで複数社に宛てる場合

社外メールで複数社の人に送る場合は、宛先を会社ごとに分けて書きます。

並べる順は、自分の会社が受注側であれば、案件の発注主であるクライアントから先に書くのが望ましいでしょう。直接の発注はもう一方の会社であっても、源流のクライアントを先にするほうがよいでしょう。

協業のような場合であれば、業務の関わりの深い順番で問題ありません。

• ・◯◯株式会社 桜井 様 株式会社△△ 清水 様

複数社にメールを送る場合、相手の部署名を省く例もよく見かけます。これは、あまり1人分の宛先が長くなると、本題までが遠くなってしまうからです。

メールの宛名に使う「ご担当者様」とは

「ご担当者様」とは、企業や団体に所属しているなかの、いずれか一人を意味します。

そのため、「ご担当者様」を用いる場合には、企業や団体のどこの部署に所属しているのか、またはどの業務を担当している人なのかを明示することが必要です。

「ご担当者様」を使うシーンにはこのようなものがあります。

• ・相手の氏名がわからないとき、漢字表記がわからないとき
• ・相手の部署名も氏名もわからないとき

「ご担当者様」の使用例：相手の氏名がわからないとき

送り先の部署がわかっていて担当者名が不明という場合は、「△△△△株式会社 人事部御中」と記入しても問題はありません。

ただし、用件が採用に関することであれば、「△△△△株式会社 人事部 採用ご担当者様」としたほうが、先方も誰に繋げばよいかすぐにわかるので親切です。

また「ご担当者様」は、電話などで話したことから名前は知っているものの、漢字の表記がわからないという場合にも使えます。当てずっぽうで誤った漢字を用いるよりは、相手の印象を損なわずに済むでしょう。

「ご担当者様」の使用例：相手の部署名も氏名もわからないとき

企業であれば総務部や営業部、広報部など一般的な部署名のほかに、同じ業務を扱う場合でも企業によってその名称が異なることがあります。例えば、企画広報推進部やマーケティング部、経営企画室、広報室など。そのため、自分のイメージで部署名を記載することは避けたほうがいいでしょう。

面識なく代表メールに送る場合は「企画開発ご担当者様」「広報ご担当者様」としておけば、しかるべき担当者にメールを繋いでもらえるでしょう。

もちろんその際は件名を工夫し、どういう用件なのかが一目でわかるようにしておくことも大切です。

メールを送る前に、必ずチェックしておきたい「宛名」

メールの文章を書くのは、とても気を遣う仕事です。

書き終えてほっとして送る前に、もう一度おかしなところがないかチェックしましょう。特に名前の表記に間違いがないか、送る前に名刺などと突き合わせて必ず確認すること。返信メールの場合は、相手の署名をコピペすれば安心です。