内定辞退の正しい方法は? 辞退の際の電話マナーと手紙の書き方を知ろう

2018/05/25

内定・内定辞退

内定辞退の電話例文

では、実際に内定辞退の電話をする際の例文をご紹介します。ぜひご参考ください。

受付:お電話ありがとうございます。株式会社◯◯の◯◯が承ります。

あなた:いつも大変お世話になっております。大学の学部◯◯と申します。人事部採用課の◯◯様はいらっしゃいますか?

受付:確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。

担当:お電話変わりました。人事部採用課◯◯です。

あなた:いつもお世話になっております。◯◯大学の◯◯学部、◯◯でございます。突然のお電話申し訳ございません。今、少しお時間よろしいでしょうか。

担当:大丈夫です。

あなた:ありがとうございます。この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。……大変身勝手で申し訳ないのですが、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡をさせていただきました。誠に申し訳ございません。

担当:そうですか、残念です……。どのようなご理由か差し支えなければ教えていただけますか?

あなた:理由としては、自身の適性を再度検討した結果、他社様にご縁を感じたという次第です。

担当:当社に何か至らない点があったのでしょうか。

あなた:いえ、まったくそのようなことはございません。ただ、私の適性が他社様に合っているのではないかという私の判断の結果です。御社に何か理由があるということではございません。勝手を申しまして、申し訳ございません……。

担当:そうでしたか……。承知いたしました。これから会社は違いますが、◯◯様が社会人として活躍されるのを楽しみにしています。

あなた:そのようなお言葉をいただき、ありがとうございます! これまで◯◯様をはじめ、御社のさまざまな方に面接をしていただき、その度に優しい対応をしていただいたことに感謝しております。この度は誠に申し訳ございません。お世話になりました。ありがとうございました。

担当:承知いたしました。わざわざご連絡いただきありがとうございました。失礼いたします。

あなた:お忙しいところお時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。


まず、お電話を差し上げたときに先方の都合をまず聞くことで、内定辞退の話をしても大丈夫かどうかを確認します。そしてその後に「大変身勝手で申し訳ないのですが」と前置きをしてから、内定辞退の連絡をしてください。この際に「しようと思うのですが」などの不明確な言い方をしてしまうと、先方が検討の余地があるのかと思ってしまうため、しっかり「内定辞退は決まったこと」というニュアンスで内容を伝えながら、謝罪の言葉を伝えましょう。

理由については、こちらからは述べずに謝罪をするだけで大丈夫です。この例文でも理由についての質問が出てくる想定ですが、聞かれた場合も「自身の適性を検討した結果」ということや「事業内容がマッチしていた」などの言葉を伝えるようにすれば先方もご納得くださるはずです。

ご了承いただいた後は、これまでに割いていただいた時間に対する感謝や丁寧な対応に対する感謝をお伝えし、必要であれば先方の会社に対して悪い印象があるわけではないということを伝えるようにしましょう。

内定辞退の電話後に送る手紙の文例

内定辞退の正しい方法は? 辞退の際の電話マナーと手紙の書き方を知ろう3

では最後に、内定辞退のお電話をした後に送付する手紙の文例をご紹介します。

拝啓

貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は貴社の採用内定通知をいただきまして誠にありがとうございました。

大変光栄なお話でしたが、この度の内定について辞退させていただきたいと思っております。

非常に悩んだ末、自分の適性に鑑みこのような結論を出させていただきました。
誠に申し訳ございません。

貴社の皆様にはご多用中、丁寧な対応をいただき、選考の時間を割いてくださったことにも大変感謝しております。

このような結果になり大変申し訳ございません。
誠に無礼とは存じますがどうかご容赦くださいませ。

今後とも貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

まとめ

就活がうまくいくのはうれしいことですが、どう対応すればよいのか分からない内定辞退についてまとめてご紹介しました。おすすめの方法や例文、なぜ早く連絡するべきかなど、企業の状態を知ることで、先方を思いやった対応ができるはずです。礼節を重んじて対応することで、先方にも好印象を与えながら、新たな一歩を踏み出すことができます。ぜひ参考にして円滑なコミュニケーションを取ってみてください。

執筆:高下真美
新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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