内定辞退の正しい方法は？ 辞退の際の電話マナーと手紙の書き方を知ろう

失礼にならない内定辞退の方法とは？ 手紙？ 電話？ メール？

「できれば電話もせずにメールだけで対応したい」と思う方も多いかもしれませんが、後々トラブルになることのほうが面倒です。電話自体はものの数分で終わりますので、電話をしてすぐ終わらせてしまうのが得策だと、考え方を転換してみてください。下記の方法で行うことで、悪い印象を与えずに内定辞退を完了させることができます。

電話で即座に連絡→その日のうちにお詫びの手紙を投函

おすすめの方法としては電話で即座に連絡をし、謝罪の意を含ませながら内定辞退を伝えましょう。そしてその日のうちに、同内容のお詫びの手紙を投函すると、さらに丁寧な印象を与えることができます。

電話でまず伝えるべき理由

先ほどお伝えしたように、内定を出した瞬間から企業はあなたを受け入れる準備を進めています。そして1人の学生に内定を出すまで、さまざまな方が関わっており、その分の時間や費用もかかっているのです。そのすべてが水の泡になるわけですから、「申し訳ない」という気持ちをにじませることができ、さらに早く伝えることができる電話が一番有効な手段です。
また、時間が経てば経つほど準備にかかるお金も時間も増えてしまいますし、先方の期待感も高まってしまいます。内定を辞退すると決まったら、この記事を参考にして内定辞退の電話をしてみてください。

その後に詫び状を送る理由

特に辞退企業と入社予定の企業が同業界の場合、入社後に業界内で関わりをもつこともあるかもしれませんし、巡り巡って内定辞退をした企業やご担当者様がお取引先になる可能性もあります。街であっても隠れなければならないような、気まずい関係性の方を増やしてしまうのはおすすめできません。正々堂々対応し、自分がここまでやれば十分ではないかと思うぐらいまで丁寧に対応することが、一番気持ちよく就活を終えることができる方法のはずです。
もちろん、先方も内定辞退の割合をある程度想定していることは考えられます。しかし、丁寧な対応しておけば、逆に印象のよい学生というふうに覚えておいてもらえる可能性もあります。

メールや手紙でないほうがよい理由

内定辞退は素早く、そして丁寧に伝えることが重要です。メールの場合はスピード感はありますが、非常に一方的なコミュニケーションのため、丁寧さをあまり感じません。手紙の場合は、非常に丁寧ではあるのですが、届くまでに時間がかかるため相手先企業にとって親切とはいえません。つまり双方向のコミュニケーションが取れて、丁寧な対応ができる電話が一番優れたツールといえるのです。

メールを送ってからお電話をするというパターンや、お電話をしてから手紙を送るといったパターンなど電話と手紙・メールをセットで使う場合は、丁寧さを十分伝えることができます。ただ相手企業のコンディションや企業ごとに違う常識もあり、捉え方はそれぞれ異なります。それでも、できるだけ丁寧だと思われる方法でトラブルを起こさないように対応することが重要と言えます。

「内定辞退をしたら怒られるのではないか」という心配や「気まずいので電話をしたくない」という気持ちも理解できますが、相手先企業はあなたを面接するのに時間をとってくれていたわけです。その時間に対するお礼を伝えるお電話だと思って、電話をするようにしてみてください。