会社を休む際のメールの書き方 メール連絡OKの場合の伝え方とは？

休むと決めたらなるべく早く連絡すべきでしょう。上司がメールを確認するのは始業時間になってからという会社がほとんどでしょうが、ギリギリに送るのはマナー違反と考える人は少なくありません。

早めに連絡を入れておくことは、その後素早い対応をすることにもつながります。翌日以降も休まなければいけないのであれば、それも早めに伝えましょう。

●おわびや職場への配慮

急な欠勤は他のスタッフの仕事にも影響します。連絡のメールを読むのは直属の上司1人だけだとしても、職場全体への配慮やおわびの言葉を書いておくのがマナーです。

●休んでいる間の業務への対応

「可能な範囲で自宅でも作業ができるように待機するのが理想的なビジネスパーソン」という考えもありますが、重要なデータを社外に持ち出して個人のパソコンで作業をすることがコンプライアンス上問題になる場合もあります。何かあればその都度上司に相談するほうが無難でしょう。

上記のポイントを踏まえ、会社を休む報告のメールは以下のように書くといいでしょう。

■会社を休む際のメール【例文】

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件名：欠勤届
本文：

〇〇部 〇〇係長
おはようございます。△△△△です。

昨夜より高熱と下痢がひどく、朝になっても改善が見られません。
突然の連絡で申し訳ありませんが、本日は休ませていただきます。
後ほど病院に行きますので、病状等改めてご連絡いたします。

私が担当している〇〇につきましては、
今日のところは大きな動きはない予定です。
何かあった場合は△△さんに対応をお願いしてください。
細かいことは本人に直接伝えておきます。

お忙しいところ職場のみなさんにもご迷惑をお掛けしますが、
何とぞよろしくお願いいたします。

追伸

何かありましたら携帯電話にご連絡をお願いします。
対応できる状況でしたら折り返します。

△△△△

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会社を休む際のメールの書き方についてご紹介しました。欠勤の理由はさまざまですが、メールでの連絡が認められているのであれば活用すべきでしょう。休むこと自体は悪いことではありませんので、ルールに沿ってしっかり連絡してください。

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(藤野晶＠ｄｃｐ)