相見積もりを断る場合のマナーとは お断りメールの例文もチェック

2018/04/24

電話・メール

サービスや製品を購入するにあたり、「相見積もり」を取る機会があると思います。「相見積もり」では、複数の企業へ見積もりを依頼するため、選ばれなかった企業にお断りをしなくてはなりません。お断りをする際にも、できれば相手を不快にさせないようにマナーを守りたいものですよね。どのような断り方をすればいいのか、上手な断り方の例文などもご紹介します。

相見積もりを断る場合のマナーとは

そもそも相見積もりとは

相見積もりとは、複数の企業へ見積もりを依頼して比較し、条件や金額に見合った企業を選ぶことです。見積もりは、比較しやすいように同じ規格や納期で依頼します。業界用語では略して「あいみつ」とも呼ばれます。

みなさんも電化製品を購入する際には、さまざまなサイトでリサーチして性能や価格を比較しているのではないでしょうか。企業が行う「相見積もり」もそれと同じです。例えば、ある企業が他社へ水道工事やリフォームを外注する際には、何社かに「相見積もり」を依頼して、条件に見合った会社を選んで工事の発注を行います。

相見積もりを依頼する際のマナーや注意点

相見積もりを依頼する際には、守らなくてはいけないマナーや注意点がいくつかあります。

・複数の会社に相見積もりを依頼していることを伝える
相見積もりを依頼する際には、複数の会社に見積もりを依頼していることを伝えるようにしてください。マナー違反というだけで法律違反にはなりませんが、会社や担当者の信用にかかわりかねない問題です。見積もりを無料で行っている業者がほとんどですが、当然、手間や人件費がかかっています。正直に「相見積もり」しているということを伝えておけば、条件が合わなかった場合に断りやすくなります。

・「相見積もり」の納期を明確に伝えておく
複数の企業に「相見積もり」を依頼しているので、全部そろってからでなければ比較検討ができません。納期を伝えて期日までに見積書がそろうようにしましょう。ただし、あまりに納期が近いのはマナー違反となります。せめて1週間程度の期間は設けるようにしましょう。

・条件をしっかり伝える
工事の納期や工事を行う範囲、決済方法など、条件をしっかり伝えることが大切です。特に納期は発注する前に確認しておきましょう。

・選ばれなかった業者には丁寧に断る
選ばれなかった業者には必ずお断りをしなくてはなりません。手間や時間をさいて見積もりをしてくれたことに対して感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。やむを得ず断ることになってしまった経緯を正直に説明してください。

相見積もりにおけるマナー違反

「相見積もり」の際に絶対にしてはいけないマナー違反についてまとめました。

・他社の見積もりを引き合いに出して値引き交渉する
ABCの3社へ見積もりを依頼して、出そろった見積書を比較検討した結果、一番安い業者はA社だったとしましょう。そこで担当者は、「A社が○○円の見積もりを出してきたけれども、それよりも安くしてくれたらB社に発注しようと思っています」と、B社に対して値引き交渉を行ったとします。A社やB社はどう感じるでしょうか、きっと不愉快な気分になるはずです。担当者だけでなく会社の評判までおとしめることになるのでこういった値引き交渉はやめましょう。

・ほかの「相見積もり」を依頼している業者名を告げる
「相見積もり」を行っていることを告げることはマナーですが、業者名まで告げる必要はありません。また、何社に「相見積もり」を依頼しているのかも告げる必要はありません。

・選ばれなかった業者にお断りの連絡をしない
選ばれなかった業者にお断りの連絡をしないこと、これは一番やってはいけないマナー違反です。見積もりを作成した業者は、依頼されるのか断られるのか気をもみながら待っています。もちろん、依頼されなかった場合はがっかりするでしょう。しかし、事情を話して丁寧にお断りをすることで、またお付き合いが継続できます。相手の気分を害することなく上手に断ることが大切です。

相見積もりを断るメールの例文

例1)
いつも世話になっております。
この度は、見積書のご提出をいただきまして誠にありがとうございました。
社内で慎重に検討しましたが、残念ながら条件の面で折り合いがつかず
今回は見送らせていただくことになりました。
貴重なお時間をさいて見積書を作成してくださったことに深く感謝申し上げます。
また、次回依頼させていただくかと思いますので、その際は何卒よろしくお願い申し上げます。


例2)
お世話になっております。
お見積書をご提出いただきまして誠にありがとうございました。
社内にて慎重に検討させていただきました結果
大変恐縮ではございますが、費用の面で折り合いがつかず
今回は見送らせていただくことになりました。
貴重なお時間をさいて見積書を作成していだいたのに
このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。
またの機会に依頼をさせていただくことがあるかと存じます。
その節は、何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社のますますのご発展を祈念しております。

まとめ

「相見積もり」を依頼することよりも断ることのほうが気が重いもの。最初に見積もりを依頼する際に「相見積もり」であることを伝えることも大切です。正直に経緯をお話しして丁寧に断るようにしましょう。次回につながるように上手な断り方をしてください。

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執筆:山下ユキマル
デザイン事務所などでクリエイターを務めた後、現在はフリーライターとして活動中。毎週水曜日の夜にひらかれていたH賞詩人の現代詩教室に10年ほど通い、現代詩手帖やユリイカなどへの寄稿経験を持つ。趣味は料理とランニング。

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