社会人なら絶対に間違えたくないビジネスメールにおける敬語の使い方

あなたは敬語を完璧に使いこなせる自信がありますか？ 社会人になると上司や取引先に敬語でメールを送ることが多くなります。敬語は意外と使い方が難しく、実は普段よく聞かれる敬語の使い方の中にも間違った表現が含まれているのです。今のうちに正しい敬語の使い方を身に着けておきましょう。
■「了解しました」より「承知しました」を使おう

「了解」という言葉は、本来立場が上の人が下の人に許可を与えるために使った言葉です。「了解いたしました」というふうに使えばいいとする説もありますが、目上の人には「了解」という言葉自体使わない方が無難です。同じような意味の「承知」には、言葉自体に「承る」という謙譲の意味が含まれます。ビジネスメールでは「承知いたしました」「かしこまりました」を使う癖をつけましょう。

■目上の人に「ご苦労様です」は使わない

本来「ご苦労」は上司から部下に対して用いるねぎらいの言葉でした。それなので目上の人や大切な取引先へのメールに「ご苦労様でした」を使うのは相手を下に見ていることになり、失礼に当たります。目上の人には「お疲れ様でした」を使いましょう。しかしもともとは、下の者が目上の人をねぎらうこと自体がタブーだったのです。このことは現在ではそれほど気にされていませんが、頭の片隅に入れておいてください。年配の方に「お疲れ様でした」を連発するのは避けましょう。

■つい使ってしまう！二重敬語に注意

二重敬語とは1つの言葉に2つ以上の敬語的装飾をつけた言葉のことで、間違った言葉です。よく見られるのは「お越しになられました」など、「お～になる」と「～られる」を併用した使い方。この場合は「お越しになりました」または「来られました」が正解。一斉メールの先頭によく付ける「各位」に敬語をつけて「ご関係者様各位」とするのも二重敬語です。各位という言葉自体が敬称なので「関係者各位」でいいのです。

また「社長」「課長」など役職名も同じく敬称なので「〇〇課長様」など「様」を付ける必要はありません。「〇〇課長」と書きましょう。

■余計な言葉を付けず、できるだけ簡潔に

より丁寧な印象を与える目的で、不必要な言葉を付けて文章を長ったらしくするのはビジネスメールではNG。ファミレスなどで時々聞かれる「～のほう、お下げします」の「～のほう」ですが、ビジネスメール上で「～のほう、入荷次第ご連絡いたします」などと使わないようにしましょう。「～のほう」はもともと、複数ある事柄のうちのどれのことを言っているのかを明らかにする意味の言葉。対象が１つしかないときに用いる必要はありません。また「こちらは～する形になります」の「形」も必要ありません。「こちらは～になります」で十分文章として成り立っているはずです。ビジネスメールでは「必要最小限を素早く簡潔に」が原則です。

ここに示した敬語の使い方の中には、みなさんには古臭く思えるところもあるかも知れません。しかしもともと敬語は、目上の相手を敬う意味で使う言葉。仕事では自分の親より年配の方にメールを送る機会もよくあります。その方に快く思ってもらえる敬語の使い方ができなければ、敬語を使う意味がないのです。自分のメールを読んで相手がどう思うか、相手の気持ちを第一に考えた文章を作成できるようになれば、あなたも立派な社会人です！