新しい生活様式の必須なスキル「文章作成能力」を磨こう #キャリアロードマップの一歩目

2020/06/04

スキルアップ

ビジネス文章術
連載TOPイラスト:伊藤ハムスター

こんにちは! キャリアコンサルタントの“ひつじ”です。
暗いばかりだったコロナ関連のニュースも、緊急事態宣言が解除され、飲食店や学校も徐々に再開されていき、リモートワークに切り替えていた仕事も出勤に戻ったりと、少しずつ生活が日常に戻っていく感じがします。
ただ、まだまだ油断はできず、新しい生活様式を模索していく形になりそうですね。

さて今回は「文章のまとめ方」についてお話していこうと思います。

キャリアの話で、なんで文章?と感じた人もいるでしょう。
文章をまとめる技術って、仕事を進めるだけでなく、再就職の際の経歴書作りや、面接での応答に生きるんですよ(書き方を変えるだけで、経歴書が見違えるのはよくあること)。

今後は、コロナの影響で対面接触を減らすことが推奨されています。
動画通話も増えていくとは思いますが、手軽かつ今までも身近であった文字でのコミュニケーションは更に重要になってくるでしょう。

社会人にとっては基礎である「文章のまとめ方」スキルですが、良い機会と思い磨いてみませんか?

<目次>
1.学生の文章の書き方と、社会人の文章の書き方は違う
2.文章作成技術の上達の近道はズバリ
3.地味なスキルの積み上げがキャリアを作る


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学生の文章の書き方と、社会人の文章の書き方は違う


ビジネス文章術


小学校の頃から、やれ作文だレポートだと文章の書き方を学んできた私たちですが、社会に出ると求められる文章の書き方が異なり、戸惑うことが多いと思います。かくいう私も新入社員の頃に、上司に提出した資料が「長い」「わかりにくい」と注意されまくりました。

ビジネスにおける文章には、下記が求められています。

  • 読んでもらえる文章(読みやすい文章)
  • 自分の言いたいことを伝えられているか?
  • 読み手に誤解を与えない的確さ

では、簡単な作成するポイントを見ていきましょう。

 1.書くべきポイントをまとめる

その文章の読み手に伝えたいこと(伝えるべきこと)を明確化する。 

 2.わかりやすい文章構成を心がける

読み手にわかりやすくするためには構成がとにかく大事です。
見出しを作ったり、「1.」「2.」「3.」のような段落番号を付けたり、箇条書きにします。
読み手が ぱっと見てわかるように端的に書いていきましょう。ワンセンテンンスが短いと、読みやすくなりますよ。 

 3.余分な文章を省く

接続詞で文章をつなぐことも装飾語も必要ありません。
文章を短く書くと同時に、とにかくシンプルに伝えたいことを書いていきます。 

 4.人に出す前に、何度も読み返す

誤字脱字のチェックだけでなく、ぱっと見て意味が伝わるか、誤解を招く表現はないか、あいまいな部分はないかをチェックします。

 

文章を書くことに慣れてきても、1(書くべきポイントをまとめる)と4(人に出す前に、何度も読み返す)は、常に意識が必要です。

文章作成技術の上達の近道はズバリ


上達の一番の近道は、「わかりやすい文章を書いている人」のマネをすること!

マネることは上達の一番の近道です。特に「文章構成」や「伝え方」をマネしていってみてください。
マネするような人がいない場合や、もっと練習したい!という人には、Web記事・新聞・本などを読んで、それをA4用紙1枚(Web記事なら半ページくらい)にまとめるという練習も効果的です。

前章の内容を意識して、特に推敲に力を入れて何度も繰り返してみてください。後はたくさん書いて実践あるのみです。

地味なスキルの積み上げがキャリアを作る


よく「文字がキレイだと頭が良さそうに見える」と言われますが、「わかりやすい文章を書く人は仕事が出来る人に見えます」(実際、仕事が出来る人は文章を書く技術も上手いんだけどね)。

こういう文章の書き方は、仕事をしていくうちに自然と学んでいく部分もあるのですが、現在は仕事の流れが通常と異なり、早い段階から完成度の高い文字コミュニケーション能力が求められています。
一見地味なスキルですが、社会人として生きていく上で大事です。コツコツと練習しておけば、後々効いてきますよ。

第2波や第3波が来るかもといわれているコロナ。また今回の外出自粛により、今後の働き方が大きく変わっていく可能性があります。どんな状況になっても強くたくましく生きていけるように、社会人としての揺るぎない基礎を作っていきましょう。

  「こんな記事を書いているのに文章を書くのが下手くそ」とツッコミを入れられないように、私もまだまだ精進していこうと思います(泣)。社会人の勉強ってほんま終わりがないわ。

ライター:ひつじさん文・ひつじ
キャリアコンサルタント&産業カウンセラー。新卒入社の企業での採用&研修担当を経て、現在はコンサルティング会社にて企業の相談事をメインに活動中。子持ち、資格マニア、雑学大好き。就職転職だけでなく、結婚出産等も含めたキャリア相談に定評あり。
Twitter:@ career_sheep


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