【Excel】小計機能の使い方と集計結果を表の上部に表示する方法を知ろう！

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Excelの小計機能の使い方

小計機能は、グループごとに合計を出したいときに利用します。
次の表を例にすると、「日付」や「商品名」ごとに、売上を出すことが可能です。

日付ごとの売上合計の求め方

具体的な手順は次の通りです。

（1）表を選択します。

（2）[データ]-[アウトライン]-[小計]を選択します。

（3）集計の設定で次のとおりに設定し、OKボタンをクリックします。
・グループの基準：日付
・集計の方法：合計
・集計するフィールド：売上

（4）日付ごとに合計結果（小計）が表示されました。

（5）画面左上の1～3のボタンをクリックすると、表示内容を変更できます。

1をクリックすると、すべての集計結果（総計）だけが表示されます。

2をクリックすると、総計と合わせて、すべての小計結果を表示することが可能です。

3をクリックすると、すべてのデータが表示されるようになっています。

小計機能の合計行を上位に表示する方法

（1）「集計行をデータの下に挿入する」のチェックを外します。

（2）「集計行をデータの下に挿入する」のチェックを外すことで、総計と小計が上位に表示されます。

小計機能における集計グループの変更方法

先ほどは「日付」で集計しましたが、今度は「商品名」ごとの売上合計を出してみましょう。

基本的な流れは同じですが、はじめに並び替え（ソート）が必要です。

（1）表を選択し、[データ]-[並べ替え]を選択します。

（2）最優先されるキーで「商品名」を選択し、OKボタンをクリックします。

（3）商品名の昇順に並べ替えができました。

（4）[データ]-[アウトライン]-[小計]を選択します。

（5）グループの基準で「商品名」を選択し、OKボタンをクリックします。

（6）商品名ごとに合計結果（小計）が表示されました。

注意点として、最初に並べ替え（ソート）を行わないと、小計が整然と表示されないので、最初に並べ替え（ソート）を行うことを忘れないようにしましょう。

まとめ

手入力で小計や合計を求めても良いですが、Excelの小計機能を利用することで素早く結果を求めることができます。

みなさんもぜひ活用してみてくださいね。

（学生の窓口編集部）