Excelで自動計算できる表の作り方と原因別トラブル解決法【初心者向け】

Excelは「表計算ソフト」と呼ばれ、代表的な機能として電卓のように計算ができます。

たくさんのデータをまとめる表を作って、その中で「合計」「掛け算」あるいは「平均値」「抽出」などさまざまに計算するのがとても得意なソフトです。

せっかくExcelで表を作るなら、自動計算も上手に使って、効率的に仕上げたいですよね！

そこで今回は、Excelでの自動計算を取り入れた表の作り方について基本のキから解説。続いてちょっとした応用編や、初心者あるあるのトラブル解決法まで解説していきます。

Excelで自動計算表を作る前に知っておきたいこと

この記事ではExcelを使って、次のような初心者向けの簡単な自動計算表を作っていきます。

解説に入る前に、この記事でできるようになることをまとめておきます。

さらに応用として、IF関数やVLOOKUP関数にも少しずつ触れていきます。

表計算の「基礎の部分」をやさしく解説していますので、「これから表計算をやってみたい」という初心者にピッタリです！

関数なしでできる！　簡単な自動計算表の作り方（基礎編）

「関数ってなんかちょっと難しそう……」

そんなあなたも大丈夫！　まずは関数を使わず、見慣れた「足し算」などの数式を使って、Excelでの自動計算に慣れていきましょう。

表を作る前に、まずは基本練習として「1＋1＝2」の計算をやってみます。

1．計算式の最初には「＝」（半角）を先頭につけるのがルールです。

2．好きなセルで「=1+1」と入力してEnter

これで、結果である「2」が表示されました。

見た目は「2」という表示ですが、セルを選択した際の数式バーを見ると、実際に数式が入力されているのが分かります。

今回は足し算を行いましたが、同様の方法で掛け算や引き算ももちろん可能。

記号を使い分けるだけで、基本的な操作方法はどれも一緒です。例えば引き算なら「=5-2」といった具合ですね！

セル参照を使った自動計算

先ほどは「1+1」のように数字を直接入力していましたが、
「（A2セルのデータ）＋（B2セルのデータ）」
のように、セル内に入力されたデータを指定したいときが多々出てきます。

このように、数式の中でセル内のデータを見にいくことを「セル参照」と呼びます。

では実際に、次のような表を作って、セル参照による自動計算を行ってみましょう。

野菜の価格や売上数をシンプルに入力した表です。ここから算出したいのが「売上金額」。

計算式は「価格」×「数量」となりますが、ひとつひとつ手作業で計算していくのは面倒ですよね。そこで「価格セル」と「数量セル」を参照する数式を作っていきます！

1．売上額を入力したいセルに「=」を入力

このとき、 全角ではなく半角で入力するようにしましょう。

2．掛け合わせたい数値が入力されたセルを選択

ここではC3セルを選択。「=」の後にC3が表示され、選択したセルが点線で囲まれました。

3．掛け算の「*」を入力→掛け合わせたいD3セルを選択

掛け算は「×」と入力しそうになりますが、 Excelでの掛け算は「*」なので注意してください。

4．「Enter」キーを押して数式を確定

「Enter」キーを押すことで数式が確定し、数式の結果が現れました。

このように、売上金額を求める際には、掛け合わせるそれぞれの数値が入力されているセルを指定することで、計算が行われます。

セルに入力されている数値が変わると、連動して合計の数値も変わるので、計算式自体を直す必要がないのがメリットです。

5．残りの野菜分もコピーする

残りの「E4」「E5」「E6」「E7」にも同じように掛け算の式を入力したい場合は、 「E3」の右下にカーソルを合わせ、下へ引っ張ります。

6．それぞれの野菜に対応した計算が自動的に行われる

下へ引っ張った後、マウスを離すとそれぞれの野菜に対応する数式がコピーされます。1行変われば数式も1行分、自動で変わってくれるのでとても便利です！

オートSUMで合計を出す

以下のように野菜全体の合計金額を求めたい時に、ひとつひとつ「E3+E4+E5+E6+E7」と足していくのは大変ですよね。

こういった合計をしたい時は「オートSUM」が便利。オートSUMとは、上のような合計の計算をボタン1つで行ってくれる機能です。さっそくやってみましょう。

1．合計を出したいセルを選択してから「数式」→「オートSUM」

2．自動で数式が入力されるので、セル範囲が合っているか確認

セル範囲が違っていたら手動でドラッグすることも可能です。

3．「Enter」で完成

合計金額の計算が瞬時に完了です。

関数を使った自動計算表の作り方（応用編）

Excelでの簡単な計算に慣れてきたら、関数も取り入れていきましょう。関数を使いこなすとデータが大量になっても扱いやすくなり、計算の種類の幅もグッと広がります。

ここでは応用編として、よく使われる関数「SUM」「AVERAGE」「IF」「VLOOKUP」を取り上げて使い方を解説します。

SUM・AVERAGEで合計や平均を出す

実は、先ほどのオートSUMの“SUM”も代表的な関数の1つ。これは足し算を行う関数でしたね。

SUMを使うと足し算をひとつひとつ入力するのではなく、「ここからここまでのセルの合計を出す」という命令に変わるので、より効率がUPするというわけです。

では先ほどの野菜の合計金額を、オートSUMではなく関数の手入力で求めてみましょう。

1．合計金額のセルをダブルクリックして「=SUM()」と入力（小文字でも可）

2．「()」内にカーソルを持ってきて、合計したいセル範囲E3～E7を選択

E3をクリック後shiftキーを押しながらE7を選ぶことで、素早く選択が可能。最後に「Enter」を押せば、オートSUMと同じ合計金額が計算されます。

もう1つ、平均の値を知りたい時の「AVERAGE」も手順は同じなので、あわせてご紹介します。

このように「=AVERAGE」と入力し、（）内にセル範囲を指定する流れです。

IF関数で条件別に計算する

IF関数とは、設定した条件にしたがって計算させる関数のことを指します。

たとえば、とあるテストがあり、90点以上のものは合格、90点未満のものは不合格と判断したい時、人の目で確認していくのは大変です。

そこでIF関数で設定を決めて計算させれば、簡単に結果を出すことができます。

このように「もしも●●の時○○とする」という「もしも」を設定して計算させる関数です。

例えば上の表の場合なら、点数列をB列とすると、

「=IF(B3>=90,"合格","不合格")」といった数式になります。

使えるようになればビジネスの効率もよくなるため、基礎的な関数をマスターしたあとはIF関数に応用できるようにしておきましょう。

また、Excelが実用的に使えるかを証明する資格である「MOS資格」でもIF関数は出てきます。

IF関数をマスターし、Excelの資格を取得するのも良いでしょう。

VLOOKUPで別表から値を取得する

VLOOKUP関数とは、表の中でまず「縦方向に検索」し、その上で「探し出した結果の隣（横方向）のデータを示す」という関数です。

たとえば先ほどからの野菜の売り上げ表で、「ピーマンの売上金額の状況を知りたい！」といった疑問に素早く答えてくれるのがVLOOKUP関数です。

式だけを見ると難しいので実際にやってみましょう。

表の緑の欄に知りたい野菜を入力すると、その野菜を表から探し出し、次に横へと移動して売上金額を示してくれるように数式を作っていきます（今回はあらかじめ「ピーマン」と入力）。

1．緑の欄の隣、E13セルを選択してからシート上部の「fx」をクリック

数式が複雑になってくると、1から手入力よりも「fx」（関数の挿入）で設定していく方がエラーになりにくいです。

2．数式パレットで「VLOOKUP」の途中まで入力すると候補が出るので、選択し「関数の挿入」

数式パレットはMac版での画像です。Windows版の見え方は多少異なりますが、基本の流れは同じです。

3．数式に必要な項目を1つずつ入力して「完了」

「検索値」は緑の欄を示すD13

「範囲」は野菜名の列を先頭にB3からE7までを選択
※「ピーマン」のように野菜名を検索するなら、「範囲」はその野菜名の列を先頭に指定しなければなりません。

「列番号」は売上金額が先頭列から数えて4番目の列なので4と入力
「検索方法」は通常、完全一致を示すFalse

少しややこしいので1つ1つ、間違いのないように注意しましょう。

4．ピーマンの売上金額である1,800円と表示できました！

このように、VLOOKUP関数では目的の情報をスピーディーに抽出できます。2つの表があり、片方の表から必要なデータを引っ張ってきて使いたい時にも役立ちます。

上のサンプル表はまだ小さいですが、データが膨大になってくればくるほど、一発でデータを拾い出してくれるこの機能は重宝するでしょう。

自動計算ができないときの原因と対策

計算式を入れたはずがエラーになってしまう……そんなときには次のような原因が考えられます。

この3つについて順番に解説します。

計算式が間違っている場合

計算エラーで特に多いのが「計算式が間違っている」です。Excelでは1文字でも間違っていると正しく計算してくれません。

計算式が複雑になればなるほど間違いやすくなってきますので、冷静にひとつひとつチェックしていくことが大切。全角になっていないか、カンマやカッコを忘れていないかもチェックしましょう。

VLOOKUP関数のところで紹介した「fx」（関数の挿入）で設定していく方法だと、1から手入力していくより比較的エラーになりにくいです。

セルの表示形式が原因の場合

セルの表示形式が原因となって、計算結果が正しく表示されないケースがあります。

Excelでは「ホーム」タブ内で数値の表示形式を指定できます。

通常は「標準」になっていますが、たまたま「日付」や「時刻」「文字列」などになっていると正しく表示されません。その際は「標準」あるいは適切な形式に変更しましょう。

また、データを表示するために必要な列幅が足りない場合に「####」となることも。その場合は列幅を広げてあげるか、文字サイズを小さくすると計算結果が正しく表示されます。

再計算設定がオフの場合

Excelでは常に自動計算してくれるのが基本ですが、計算方法の設定が「手動」になっていると、セルの内容が変わった時に自動で再計算してくれないためトラブルの元となります。

「数式」タブの「計算方法の設定」を確認し、「手動」になっている場合は「自動」に直しておきましょう。

▼もっといろいろな関数をチェック！

目的別に見るエクセル関数 合計値の出し方、条件指定の検索方法などを徹底解説

まとめ

今回はExcelを使った自動計算表の作り方について、基礎から解説してきました。

数式というと身構えてしまうかもしれませんが、 基本的な操作方法を覚えてしまえば簡単です。

表計算を利用すれば、作業効率もぐんとアップするので、ぜひやり方を身につけましょう。

（マイナビ学生の窓口編集部）