データが見つからない、時間がかかる……Excelでうまく置換できないときの対処法

一括置換ができないとき

一括置換はとても便利ですが、実際に作業をしている中で「ほぼ全部置換したいけど、一部はそのままで残したい」ということもありますよね。
そんなときに便利なのが「すべて検索」機能です。

（1）「Ctrl＋H」で検索窓を開きます。条件を入力し、「すべて検索」を押します。

（2）該当するデータが一覧で表示されるので、選択すると置換されます。

置換に時間がかかるとき

膨大なデータ量のため、置換に時間がかかる場合には、SUBSTITUTE関数を使うことで、早く済ませられる場合があります。
（1）置換したいセルの隣にSUBSTITUTE関数を挿入します。
=SUBSTITUTE(元の文字列,検索する文字列,置き換える文字列)
今回は=SUBSTITUTE(A1, "県名：", " ")で例とします。A1に入力されている文字列のうち邪魔な「県名：」だけ取り除きたいというのが意図です。

（2）A列の最後行までコピーをすると変換されます。

一致するデータが見つからないとき

Excelでデータを置換しようとしても「一致するデータが見つかりません」というエラーメッセージが出ることがあります。これはExcel 2003に多いケースですが、念のため解決法をご紹介します。

（1）「すべて置換」を使う方法

「Ctrl＋H」で置換窓を開き、「検索したい文字列」「置換後の文字列」を記入します。

その後「すべて置換」をクリックすれば検索語に自動で置換されます。

（2）「次を検索」「置換」を使う方法

同じく「Ctrl＋H」で置換窓を開き、「検索したい文字列」「置換後の文字列」を記入します。
「次を検索」を使うことで、変換するセルをひとつずつ確認しながら置換できるのがメリットです。

まとめ

データを作っていてトラブルはつきものですね。ですが、対処法を知っていればスムーズに対応ができます。今回はエクセルの置換でありがちなトラブルと解決方法をご紹介しました。作業の効率化に際して、お役に立てば幸いです。

（学生の窓口編集部）