パソコンで知ってると便利な機能まとめ!ショートカットキーから標準搭載の便利機能まで

2021/05/25

ITスキル

パソコンの作業効率を上げるために欠かせないのがショートカットキー。「マウスでもできるでしょ」と思ったかもしれませんね。でも、1つ1つの短縮時間は短くても、キーボードから手を離さずに各種操作をすることで業務全体では大幅な時間短縮になるんですよ。

先輩方も

  • ・コピペやマウスの左クリックなど、よくやる作業をキーボードで出来て便利(男性/38歳/自動車関連)
  • ・効率が良くなるから(男性/31歳/不動産)
  • ・コピー&ペーストやブラウザの更新などの動作を手早く行えるから(男性/23歳/食品・飲料)
  • ・好きな場所からアクセスできるから(男性/50歳以上/情報・IT)

と、ショートカットキーを重宝しています。

Windowsで覚えておきたい、知っておくと便利なショートカット機能を紹介します。

パソコンで知ってると便利な機能ショートカットキー

まずは、パソコン操作で知っていると便利な機能を紹介します。

  • ・Word・Excel・PowerPoint共通で使えて便利なショートカットキー
  • ・Windowsキーを使ったショートカットで片手でパソコン操作

Word・Excel・PowerPoint共通で使えて便利なショートカットキー

社会人のパソコン業務で使うことが多いソフトといえば、Microsoft Officeです。中でもWord、Excel、PowerPointの3つは使わない日はないほど。そんなMicrosoft Officeソフトで共通して使い、使用頻度も高いショートカットキーを紹介します。

全て選択する
Ctrl + A
選択範囲をコピー Ctrl + C
切り取り Ctrl + X
貼り付け Ctrl + V
検索ウィンドウを開く Ctrl + F
広い範囲を一括選択 先頭をクリック後、Shiftを押しながら末尾をクリック

これらのショートカットキーを知っているだけで、相当な時短になります。それぞれのソフトで使える便利な小技は後ほど詳しく紹介しますね。

Windowsキーを使ったショートカットで片手でパソコン操作

Windowsキーを使ったショートカットも覚えておきましょう。パソコン起動後の画面でマウスを使わなくてもあれこれできてしまうので、片手にコーヒーを持った状態でもスムーズに操作できますよ。

画面の拡大/縮小 Windows + / Windows -
ロック画面表示/アカウントの切り替え Windows + L
デスクトップの表示/非表示 Windows + D
全てのウィンドウを最小化/元に戻す Windows M / Windows Shift + M
アクティブなウィンドウ以外を最小化 Windows + Home
タスクビューを表示 Windows + Tab
スクリーンショットを撮影し任意の場所に保存 Windows + Shift + S
クリップボードの履歴を表示 Windows + V

特に覚えておくべきなのは、「Windows + L」のロック画面の表示。パソコンで機密情報を扱うことが多い職場では、自席を離れるときは必ず画面をロックします。忘れないようにしましょう。

Wordで使えると時短になるショートカットキー

先ほど紹介したOfficeソフト共通で使用できるショートカットキーとは別に、Wordで使えると便利なショートカットキーがあります。

文字入力・変換時に便利なFキー

文字入力後に「あっしまった、ひらがなだった」ということありますよね。そんなときに活躍してくれるのがFキーです。

入力文字をひらがなに変換 F6
入力文字をカタカナに変換  F7
入力文字を半角カタカナに変換  F8
入力文字を全角英数字に変換  F9
入力文字を半角英数に変換 F10

作成した文書のチェックに便利なショートカットキー

文書を作成したあとの確認に便利なショートカットキーはこれらです。作成した文書は、提出する前にプレビュー機能を使って確認します。単語が間違っている場合や表現を一括で直す場合は、検索と置換のショートカットを使うと便利ですよ。

プレビューの確認(印刷) Ctrl + P もしくは Ctrl + F2
入力した文字を検索する検索窓を表示 Ctrl + F
入力した文字を別の文字に置換 Ctrl + H
直前に行った操作をもう一度実行する Ctrl + Y もしくは F4


Excel操作が楽になる覚えておくべきショートカットキー

Excel操作が楽になるショートカットキーにはこのようなものがあります。

データ入力に便利なショートカットキー

Excelのセルにデータを入力するときに便利なショートカットキーです。特に重宝するのは、セルに入力した情報を確定し、他のセルへ移動するTabキー操作。これを使うだけで時短になります。

入力を確定し右のセルに移動 Tab
入力を確定し左のセルに移動 Shift + Tab
入力を確定し上のセルに移動 Shift + Enter
セル内で改行する Alt + Enter
入力したデータを検索する検索窓を表示  Ctrl + F
入力したデータを別の文字に置換 Ctrl + H


よく使うアレを入力するときに便利なショートカットキー

日付や現在の時刻、金額を入力するときに便利なショートカットキーもあります。

現在の日付を入力する Ctrl + :
現在の時刻を入力 Ctrl + ;
データを通貨表示にする Ctrl + Shift + $
データを小数点以下の桁数0のパーセントで表示する Ctrl + Shift + %
データを日付で表示する Ctrl + Shift + #
データに桁区切りを表示する Ctrl + Shift + !
データの各種設定を標準形式に戻す Ctrl + Shift + ^


PowerPointのプレゼン作成が捗るショートカットキー

PowerPointのプレゼン作成に使えるショートカットキーにはこんなものがありますよ。

ExcelとWordではあまり見かけないショートカットキーも多いので忘れがちですが、文章・画像・図解とさまざまな要素が絡むのがプレゼンテーションです。しっかり覚えて作業効率を上げましょう。

スライドに画像や図形を挿入するときに使うショートカットキー

画像や図形をスライドに挿入するときに使うショートカットキーはこれです。

画像を挿入する Alt + N、P
図形を挿入する Alt + N、S、H
挿入タブに移動する Alt + N

オブジェクトの編集作業でよく使うショートカットキー

オブジェクトの編集作業でよく使うショートカットキーを紹介します。

オブジェクトを選択しているときに別のオブジェクトを選択 Shift + Tab もしくは Tab
オブジェクトを選択しているときにオブジェクト内のテキストを選択 Enter
選択したオブジェクトに属性を貼り付ける Ctrl + Shift + V


パソコンで便利な目からウロコな機能

Officeソフトで便利なショートカットキーを紹介しましたが、ショートカットキー以外にも知っておきたいパソコンで便利な機能があるので紹介します。

Windows10では標準搭載されているアプリばかりなので、チェックしてみてくださいね。

付箋(ふせん)はスマホにも同期可能で便利

付箋(ふせん)は、デスクトップに貼り付けられるメモ帳です。スマホ向けアプリの「Microsoft OneNote」や「Microsoft Launcher」と同期させると、付箋(ふせん)の管理をスマホでできるようになるので、ちょっとしたToDoリストにも使えます。

先輩方も

  • ・紙のふせんのように使えるから。(男性/33歳/商社・卸)
  • ・シンプルな機能だけどかなり便利で紙のふせんのようになくなったりすることはないから(男性/32歳/その他
  • ・単純だけどデスクトップに貼れて分かりやすい(女性/30歳/医療・福祉)
  • ・ちょっとしたメモに使いやすい(女性/25歳/団体・公益法人・官公庁)

と言っていました。

OneNoteはメモ帳がわりにもできるデジタルノートブック

OneNoteは、文章だけでなく画像、動画、音声、図表も管理できるデジタルノートブックです。メモ帳を便利に使っている先輩方も多いですが、OneNoteがOneNote for Windows10として標準搭載されているパソコンを持っている先輩は、OneNoteの方が便利な様子。

メモ帳が便利という先輩方はこんな感想を持っていました。

  • ・メールなどの下書きに適しているから(男性/38歳/金融・証券)
  • ・ちょっとしたことを、気軽に文字で残しておけるから(女性/33歳/食品・飲料)
  • ・紙が無駄にならない(女性/50歳以上/情報・IT)
  • ・プログラムにも使えるから(男性/32歳以上/運輸・倉庫)

Microsoftアカウントがあるとより便利なカレンダー

スマホと同期可能なカレンダー機能は、仕事用のスケジュール管理に便利。先輩方も「スケジュール管理。日程が一目でわかり、簡単に修正もできる(男性/50歳/自動車関連)」と言っています。

Microsoftアカウントと連携させるとより便利ですが、仕事は仕事と割り切りたい人は同期しなくてもいいかもしれませんね。

関数電卓としても利用できグラフ機能もある電卓

パソコンに電卓機能があることを知らない人もいますが、もったいないです。テンキーがないキーボードを使っていると数字入力が億劫になりますが、関数電卓としても使えますし、グラフ機能もあるんですよ。

金融・証券系に勤めている先輩も「電卓。計算が面倒だから(男性/26歳/金融・証券)」と重宝している様子です。

パソコンの様子がおかしいときにチェック!タスクマネージャー

タスクマネージャーは、自分のパソコンが「今何をしているのか」を知りたいときに使います。「ブラウザを開きたいのに、なかなか開かない」「画像処理ソフトがぐるぐるしたまま動かない」といったときに開くのです。

先輩方も困ったときや、作業効率を上げたいときに使っていました。

  • ・固まったときに便利(男性/50歳以上/その他)
  • ・仕事の効率を上げる(男性/50歳以上/不動産)
  • ・これを使うことによって仕事の効率を上げることができるから(男性/30歳/情報・IT)

タスクマネージャーは、ショートカットキー「Ctrl + Shift + ESC」で呼び出すことができます。

パソコンの知ってると便利な機能を使いこなして

知っていると便利なパソコン機能を紹介しました。

知らなくてもマウス操作でなんとかなってしまう機能ばかりですが、キーボードから手を離してマウス操作に切り替える動作は思っている以上に時間のロスになっているものなのです。

資料作りが多いコンサルタント職の人は、「いかにしてキーボードから手を離さずに資料を作るか」を覚えるとも言います。

作業効率を上げて、できる社会人になりましょう。

(マイナビ学生の窓口編集部)

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