ワークフローとは？ 意味やビジネスでの使い方、言い換え表現を解説【例文つき】

ビジネスシーンでよく使われる用語の中にワークフローという言葉があります。意味を端的に表すと「業務の流れ」となりますが、最近では社内の各種申請システムのことをワークフローシステムと呼ぶことが増えています。

ビジネス用語は的確に使えると意思疎通がスムーズになりますので、意味や使い方をここでしっかり確認しておきましょう。ワークフローを使った例文もご紹介していきます。

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ワークフローの意味とは

ビジネスシーンで使われるワークフローとは、企業の業務の流れや担当職種の仕事の順序を指しています。これをしたら次はあれに移る、相手とこんなやりとりをする、こんなことが起きたらこう対応する、など一連のプロセスのことです。

また、その流れを図式化したものを指すこともあります。wordやexcelには「図形」の中に、ワークフロー作成向けの図形が揃っていて便利です。

現在ではコンピューターのシステムにワークフローが組み込まれ、皆がわかるように自動化、共有されることも多くなっているようです。

ワークフローのビジネスでの使い方

ワークフローはいわば「仕事の流れ」を表しているので、基本的な使い方としては「ワークフローを設定する」「ワークフローをまとめる」のように使います。

ワークフローを設定すると、企業の現場の第一線で働く社員に大きなメリットがあります。基盤としてのワークフローを把握することで、全体を見通すことができ、業務が進めやすくなり1つ1つの業務を円滑に行うことができます。

トラブルやクレームへの対処も設定しておくことで、いざという時に慌てずに済みます。ワークフローを見える化しておけば、業務の改善にも役立つでしょう。

ワークフローシステムについて

最近ではワークフローのシステム化が進んでおり、これを「ワークフローシステム」と呼んでいます。あるいは「ワークフロー」だけでシステムのことを指すこともあります。

具体的には、社内稟議や人事・経理関連の手続き（立替精算など）の一連の流れをシステム上で行うようなケースが当てはまります。

例えば社内稟議で「取引先との新規契約」の承認をもらいたいとします。担当者はワークフローシステムに内容を入力して申請。

すると課長→部長の順にシステム上で回っていき承認される、といった一連の業務の流れをシステム上で行うことになります。

ワークフローを使ったビジネス例文

では実際のビジネスシーンで「ワークフロー」がどのように使われるのか例文をご紹介していきます。おおまかには、「流れ」という意味だと理解しておくといいでしょう。

上記はシンプルに「仕事の流れ」という意味合いでワークフローが使われている例文です。「ワークフローをまとめる・設定する・見直す」のような表現のバリエーションがあります。

こちらはワークフローシステムの利用を想定した例文です。システム上で内容を入力し申請することで、自動的に上司や関連各所に回っていくので便利ですね。

ワークフローの言い換え表現

ワークフローと意味が似ている言い換え表現をご紹介します。

業務フロー

「ワークフロー」と「業務フロー」は、カタカナか漢字かの違いだけで本来の意味はほぼ同じ。どちらも「仕事の流れ」という意味です。

フローではなく手順という言葉を使って「業務手順」と言い換えることもできます。

ただし最近では、ワークフローの方は「ワークフローシステム（各種申請・決裁システム）」を指すことが増えており、この点で違いが出てきています。

フローチャート

「チャート」とは、目で見て分かりやすい図表のこと。ワークフローを分かりやすく図表にまとめたものをフローチャートと呼ぶことがあります。

使い方としては、「A業務のフローチャート」「B手続きのフローチャート」のように何のフローチャートなのかをあわせて示すといいでしょう。

まとめ

ワークフローとは、業務の流れや仕事の順序を指す言葉です。最近では社内の手続き・承認・決裁システムのことをワークフロー、あるいはワークフローシステムと呼ぶことが増えています。

自分の業務の流れをワークフローとしてまとめておくことで、さまざまなメリットがあります。例えば、さらに改善をするときや、他の社員に説明をするときにはワークフローがあると役に立つでしょう。

（学生の窓口編集部）

学生の窓口編集部

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