書類を送るときは必須! 送付状・送り状の書き方まとめ

2015/11/04

電話・メール

就活中にエントリーシートを企業に送る時や、社会人になってから書類を送る時などに送付状を一緒に送るのはビジネスマナーとして当然なくらい重要なことです。ここでは添え状とも呼ばれる送付状の書き方のポイントなどに触れていきます。
■送付状って何のために必要なの?

送付状は書類やFAXを送る時に一緒に送る書面で一般的に次の事を書きます。

・送り相手と送り主が誰なのかを知らせる
・どのようなものを何枚送ったのかを知らせる
・補足説明がある場合はそれを知らせる

このような事を書いて郵送であれば同封します。またFAXであれば1枚目に送付状を送ることで誰からきたかわかりますね。

■送付状の書き方で気を付けることは?

送付状を書くときには次のようなポイントを踏まえて書きます。

・添付する書類と同じ日付
・宛先(企業名だけでなく役職や氏名も略さず正式名称で)
・送る人間の住所、連絡先(電話番号やメールアドレスなど)、氏名
・タイトル
・頭語(拝啓など)、時候のあいさつ
・主文(概要)
・結語

これら以外にも記書きなどを書く場合もあります。特に気を付けたいのが頭語と結語の関連で、これは必ずセットにならなければなりません。頭語が拝啓なら結語は敬具になりますし、頭語が謹啓の場合は結語は敬伯になります。これは送付状に限らず必要になる知識ですので覚えておきたいですね。他にも日付を書くのが右上、宛先が左上、自分の住所などは右など書く場所にもルールがあります。またエントリーシートなど担当者がわからないケースで書く場合、「採用ご担当様」や「人事部御中」といった書き方をするようにしておきたいですね。

■送付状を書く上で覚えておきたいこと

送付文を書く上で覚えておきたいことに敬称の付け方があります。様や殿などさまざまな敬称がありますが、宛名によって使う敬称が大きく違うのはご存知ですか?例えば相手が個人なら「様」でいいですが、相手が団体(学校や企業など)である場合は「御中」になります。また個人でも相手が職名だけなら「殿」になりますし、役職+名前の場合は「様」でも「殿」でも構わなくなっています。また時候のあいさつも季節によって多くのものがあります。全てを1から考えて書くのはとても難しいことですので、Wordにはいっている「挨拶文」ボタンなどを使って作るのもいいのではないでしょうか。また送付状を書くときには書類ごとにサイズが違うと見るほうの苦労にもなってしまいますので、履歴書のサイズに合わせて書くようにしたほうがいいでしょうね。

■送付状を送る上でのポイント

いざ送付状を送る時には、書類と一緒に送付状を封筒に入れます。この時にそのまま封筒に入れるのではなく、書類と送付状をクリアファイルなどに入れた上で封筒に入れると、もし大雨とかで封筒が濡れてしまっても、中の書類や送付状は濡れずに済みますね。改めて書類を送りなおす必要性もなくなります。ただ書類と送付状を送るだけでなく、相手の目線に立って細かな心配りをしてあげるのもいいのではないでしょうか。

学生時代にはあまり聞き覚えのない送付状ですが、就活で使うだけでなく社会人になっても送付状を使う機会は少なくないです。そんな必要性の高い送付状だからこそ、ぜひ作り方を覚えてどんな時でも作れるようになってみてはどうでしょうか?

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