内定先とのメールに役立つメールテクニック Vol.4 メールの転送・引用・検索

2011/09/22

内定・内定辞退

Vol.4 メールの転送・引用・検索

転送のマナー

受け取ったメールを転送すると件名の先頭に「Fw」と表示されます。転送メールであることがわかるように送るなら、件名を変えずにそのまま送信します。そうでない場合は状況に応じてわかりやすい件名に変えましょう。

また、CCやBCCの使い分けにも気をつけます。不用意にTOやCCにアドレスを指定したために、顧客情報や取引先のメールアドレスが漏れた、という失敗がおきないよう、案内メールなど不特定多数に送信する場合にはBCCを使います。

入社したことや、配属決定のお知らせを友達や知人にメールで送ることと思いますが、決してTOやCCを使用して全員に一斉に送ることはやめましょう。

メールの引用は状況に応じて

受け取ったメールに返事を書く場合、元のメールを編集し、一部を引用して返事を書く場合と、元のメールをすべて残して返事を書く場合があります。メールの一部を編集して返事を書く場合は、引用は最小限に押さえるというルールがあります。全部を残して返事を書く場合は、メールを記録として残せるメリットがあります。取引先や企業によって引用の扱いは異なります。状況にあわせて返事を書くようにしましょう。

必要なメールを検索する

きちんとメールの整理をしていたつもりでも、メールは日々溜まっていくもの。受信したメールの中から必要メールを探し出すテクニックも覚えておきましょう。メールを見つけるには[ツール]-[検索]を選びます。メールのウィンドウに検索キーワードの入力欄が表示されます。

送信者や宛先、件名など手がかりとなる文字列を入力し、[検索開始]ボタンをクリックします。もっと細かい条件で検索したい場合は、[ツール]-[検索]にある[高度な検索]ボタンをクリックしましょう。


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