内定先への提出書類を汚してしまいました。人事にどう説明すれば良いですか?

2009/03/05

電話・メール

内定先に提出する書類を汚してしまいました。このまま提出が出来ない状態です。
正直に言ってまた書類をもらうように頼むしかないと思うんですが、どう伝えたらよいでしょうか?


(運輸・倉庫内定/たかしさん/男性)


★沼田さんからのアドバイス


それは気が重い状況ですね。でも正直に話しをしようという姿勢はとても立派だと思います。どういう状況で書類を汚してしまったのかは分かりませんが、不始末を起こしてしまったのは事実。ここはまず、誠意をもって謝罪しましょう。


「謝罪」をする際に大事なのは心構えです。以下の点を参考に見直してみてください。


●とりあえずの謝罪は禁物
謝罪には反省の気持ちが不可決であり、その場を取り繕うための"とりあえずの謝罪"は禁物です。今回の場合は、管理能力の欠如から大切な書類に不備を起こしてしまったことへの反省と、人事に再度の手間をかけることへの申し訳なさを、あなた自身が感じていなければいけません。気持ちの深度は相手に伝わるものなのです。


●言い訳はしない
反省の気持ちがあればそのようなことは無いと思いますが、自分の正当性を主張したいがために、他人のせいにしたり、相手に反論をしたりするのは止めましょう。相手との関係をこじらせる可能性があります。例え叱責されても、まずは相手の話を聞き入れ、理解を示すことが大切です。


●成長のための機会と捉え、改善につなげる
ネガティブな出来事も、自分の欠点への気付きの機会だととらえ、前向きに受け止めていきましょう。アメリカのオバマ大統領の発言に、「人からこう言われるのが望みです。『彼は完璧ではないが、自分のミスを潔く認めるし、できるだけ早く直そうとする』と」という言葉があります。誰にでも欠点があり、ミスも起こします。でも大切なのは、それで落ち込んだり開き直ったりするのではなく、ミスを繰り返さないよう努力することではないでしょうか。


コミュニケーションテクニックとして、具体的な言い回しの回答を期待されていたのかもしれませんが、謝罪の場合は言葉よりも気持ちの方が重要であり、反省の気持ちを自分の言葉で伝えるのが一番なのです。ミスを繰り返さないよう努力するという気持ちを持って、人事に話をしてみてください。きっとわかってくれますよ。



■回答:沼田 恵子さん

フリーランスの講師として「ビジネスマナー研修」、「コミュニケーション研修」等を実施


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