職場での引き継ぎメールの書き方とマナー【例文付き】

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業務を後任に引き継ぐ際のポイント

引き継ぎを行う期間は業務内容によって異なりますが、おおむね1カ月間を見て後任者にわかりやすく説明し、スムーズに引き継ぎが行えるようにしましょう。取引相手への引き継ぎメールや挨拶メールは、引き継ぎがすべて終わってからでもかまいません。ただし、引き継ぎ内容には取引相手とのやりとりの方法なども含まれているので、実際にやりとりを行いながら徐々に引き継ぐという方法もあります。
すべての引き継ぎ作業が終了したら、取引相手や顧客への引き継ぎメールを送信するようにしましょう。その際、同時に後任の挨拶メールも添えると、業務の円滑な引き継ぎが行えます。

引き継ぎメールの注意点・マナー

引き継ぎメールを送る際、以下の2点はやってはいけないマナー違反です。

・まったく同じ文面で宛先だけを変えて送信する
・Bccで同じ引き継ぎメールを一斉に送信する

相手一人ひとりに合わせて、丁寧に感謝の言葉を伝えるようにしましょう。ただし、テンプレートは使用可能です。文面の一部を変えてその人に向けたメッセージになるようにしてください。

引き継ぎメールの書き方・例文

会社内で後任への引き継ぎ作業が完了したら、取引相手や顧客へ引き継ぎのメールを送ります。取引先や顧客とのやり取りを円滑に引き継ぐためのメールなので、しっかりと準備して間違いや失礼がないように心がけましょう。

【引き継ぎメールの例文1】

【引き継ぎメールの例文2】

まとめ

引き継ぎメールの書き方について例文を交えながら解説してきました。社内で部署を移動する場合も、退社する場合も、周りに迷惑をかけないように丁寧な引き継ぎを行うことがビジネスパーソンの基本です。後任や取引相手との円滑な人間関係を維持しながら、スムーズな引き継ぎができるようにしてください。

・執筆：ヤマダ ユキマル
広告代理店を経て、求人サイトのコンテンツライター、ビジネス関連サイトのライターとして活動中。