職場での引き継ぎメールの書き方とマナー【例文付き】

2018/06/14

マナー全般

引き継ぎメールを送る必要がある場面は、異動などで担当業務が変わるとき、あるいは退職して後任に業務を引き継ぐときなど、さまざまです。ここでは引き継ぎメールの正しい書き方やマナーについて、事例を交えながら解説していきます。

職場での引き継ぎメールの書き方とマナー【例文付き】

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業務を後任に引き継ぐ際のポイント

引き継ぎを行う期間は業務内容によって異なりますが、おおむね1カ月間を見て後任者にわかりやすく説明し、スムーズに引き継ぎが行えるようにしましょう。取引相手への引き継ぎメールや挨拶メールは、引き継ぎがすべて終わってからでもかまいません。ただし、引き継ぎ内容には取引相手とのやりとりの方法なども含まれているので、実際にやりとりを行いながら徐々に引き継ぐという方法もあります。
すべての引き継ぎ作業が終了したら、取引相手や顧客への引き継ぎメールを送信するようにしましょう。その際、同時に後任の挨拶メールも添えると、業務の円滑な引き継ぎが行えます。

引き継ぎメールの注意点・マナー

引き継ぎメールを送る際、以下の2点はやってはいけないマナー違反です。

・まったく同じ文面で宛先だけを変えて送信する
・Bccで同じ引き継ぎメールを一斉に送信する

相手一人ひとりに合わせて、丁寧に感謝の言葉を伝えるようにしましょう。ただし、テンプレートは使用可能です。文面の一部を変えてその人に向けたメッセージになるようにしてください。

引き継ぎメールの書き方・例文

会社内で後任への引き継ぎ作業が完了したら、取引相手や顧客へ引き継ぎのメールを送ります。取引先や顧客とのやり取りを円滑に引き継ぐためのメールなので、しっかりと準備して間違いや失礼がないように心がけましょう。

【引き継ぎメールの例文1】

件名:担当者交代のご挨拶
本文:
○○株式会社御中 営業部
○○○○様

平素より大変お世話になり、厚く御礼申し上げます。
株式会社○○の○○○○でございます。

このたび、当業務担当を後任の○○へ引き継ぐことになり、
ご挨拶ともどもご連絡させていただきます。
○○様にはいろいろとご指導賜りまして厚く御礼申し上げます。
私は、○○月○○日をもちまして、人事部へ移動することになり、
後任に○○が担当させていただきます。

部署は移動となりますが、同じ社内にて勤務しておりますので、
またお目にかかることがあるかと思います。
今後とも変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ、メールにて失礼いたします。
後ほど、新担当の○○と引き継ぎのご挨拶にうかがいます。

株式会社○○ 営業部
○○○○


【引き継ぎメールの例文2】

件名:担当者交代のご挨拶
本文:
○○株式会社御中 営業部
○○○○様

平素は大変お世話になり、誠にありがとうございます。
○○株式会社 営業担当の○○○○でございます。

さて、私事ではございますが、○○月○○日をもちまして退社することになりました。
○○様には、大変お世話になりまして誠にありがとうございました。

後任は、○○が担当させていただきます。
今後ともご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

なお、近日後任の○○ともどもご挨拶にうかがう所存でございます。
取り急ぎ、書面にてご挨拶とさせていただきます。

新担当者 ○○部○○
旧担当者 ○○部○○


まとめ

引き継ぎメールの書き方について例文を交えながら解説してきました。社内で部署を移動する場合も、退社する場合も、周りに迷惑をかけないように丁寧な引き継ぎを行うことがビジネスパーソンの基本です。後任や取引相手との円滑な人間関係を維持しながら、スムーズな引き継ぎができるようにしてください。

・執筆:ヤマダ ユキマル
広告代理店を経て、求人サイトのコンテンツライター、ビジネス関連サイトのライターとして活動中。

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