「追伸」「PS」のビジネスメールでの使い方と目上に使いたい場合の言い換え表現・例文を紹介

2021/07/09

電話・メール

手紙やメールでよく見る「追伸」「P.S.」ですが、そもそも、ビジネスメールに使ってもいいのか疑問に思ったことはありませんか。

今回はビジネスシーンの「追伸」や「P.S」の使い方を紹介します。ビジネスで手紙やメールを書くときの参考にしましょう。

「追伸」「P.S.」の意味と使い方

「追伸」「P.S.」は手紙で使われていた文言です。

そもそもの意味と使い方を知っておくと、メールや伝言で使用するときにも悩みません。それぞれの意味と使い方を紹介します。

「追伸」の意味は「本来の用件とは別のことを書く」

追伸は、手紙やメールなどでいったん筆を置いたあとに追記するときに使われます。

昔は手紙で、本文以外のことを書くときに、本文の補足をするときは「尚(なお)」、本文とは別のことを書き添えるときには「追いて(おいて)」を使っていました。

追伸の「伸」は、いう、のべるという意味合いから、追伸は「本来の要件とは別に述べたいことを書く」ときに使用します。

メールや電話がなく、伝達手段が手紙しかなかった時代に長々と書き終えた手紙を読み返したら言いたいことが漏れていた、といった場合に『追伸』が使われたという説もあります。

追伸のやりとりが重なったときは、「追伸」「追追伸」となります。

「P.S.」の意味も「追伸」と同じ

「P.S.」は「postscript」の略語で、日本語に訳すと追伸になります。

語源はラテン語に由来し、「post」は「後」、「scriptum」は書くことを意味します。「P.S.」の表記は、ピリオドをPとSの両方のあとに必ず入れるか、両方ともに入れません。表記方法としては「ps」「p.s.」「PS」「P.S.」の4通りがあるということですね。

ネイティブの使い方では、メールの結びのあいさつの後に「P.S.」を付けます。英語の歌詞で「P.S. I Love You」というフレーズを耳にしたことありますよね。ネイティブでは、大事なことを最後に「PS」を付けて思いを伝えることがあります。

P.Sのやりとりが重なった場合の表記は、PS、PPS、PPPSと「P」を重ねます。

「追伸」「P.S.」をビジネスメールで使うのは避けるべき

「追伸」「P.S.」を、ビジネスメールやビジネスでの手紙で使うことはおすすめできません。ビジネスメールの基本は、件名の要件を正確に簡潔に伝えることだからです。

ビジネスでは「1つのメールで話題にするのは1つのこと」にするのがスマートとも言われています。受け取った相手によっては「書き直すのがめんどくさいのか」「別件のメールを書くのは面倒なのか」といったマイナスイメージをもたれる危険もあります。

ただし、以下のケースについては、「追伸」「P.S.」を使っても問題ありません。

  • ・相手への心遣いを表現するとき
  • ・親しい間柄の上司や同僚に送る場合

相手への心遣いを表現するときの「追伸」「P.S.」の例文

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追伸

日中と夜間の寒暖差が激しい時期になりました。お体ご自愛くださいませ。

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P.S

先日、お土産としていただいたお菓子、大変おいしかったです。部署内で食べたのですがあっという間になくなるほどでした。ありがとうございました。

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このように、本題とは関係なく相手への心遣いを表現する場合は、「追伸」「P.S.」を使って大丈夫です。

親しい間柄の上司や同僚に送る場合の「追伸」「P.S.」の例文

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追伸

先日はプレゼン資料のチェックありがとうございました。メールの返信時刻が午前を回っていましたが、大丈夫ですか。いつもご迷惑をおかけして申し訳ありません。

ーーー

残業が続いている上司に対して気遣うメールへの追伸です。

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P.S

議事録作成の手伝いありがとうございました。お礼に今度のランチは奢らせてください。

ーーー

親しい同僚へのP.Sです。

どちらも他に転送される心配のないメールで送るなら問題ないでしょう。

ただし、異性の同僚や上司・後輩に対して私的な内容を含む追伸・P.Sを送るのはやめましょう。あなたは気遣いのつもりでも相手にとってはハラスメントかもしれません。

ビジネスメールで「追伸」や「PS」を使いたい場合の言い換え表現

ビジネスメールで「追伸」を使いたい場合に「末筆ながら」「末筆ではございますが」が使えます。

「末筆ながら」「末筆ではございますが」を使うと、ビジネスライクでいかにも義務的で冷たい印象のメールが温もりを感じるものになります。

「末筆ながら」「末筆ではございますが」は「追伸」「P.S」と違い目上にも使える

「末筆ながら」「末筆ではございますが」は、目上の方にも問題なく使える言葉です。

ただし、話を変えて文章の締めに入る合図にもなりますので、そのあとにダラダラと文章を続けないように注意しましょう。

「追伸」「P.S」の言い換え「末筆ながら」「末筆ではございますが」を使った例文

「末筆ながら」「末筆ではございますが」使う例と、言葉の選び方で冷たさを感じさせない例を紹介します。

相手の体調を気遣う言葉を添える「末筆ながら」

(例)末筆になりましたが、酷暑の折り、どうぞご自愛ください。

(例)末筆ではございますが、ご多忙の折り、くれぐれも御体をお大事にしてください。

例文の1つ目は季節に絡めたあいさつです。相手の体調を気遣う文章ですので、暑さ、寒さの厳しい季節に使うことが多いです。

季節ごとの季語の例をいれておきますので、参考にしてみてください。

  • 1月—厳冬(極寒、酷寒、厳寒など)の折り
  • 2月-余寒(残冬)の折り、余寒(残冬)なおきびしい折り
  • 7月-炎暑(酷暑)の折り、暑さことのほかきびしいこのごろ、
  • 8月-残暑(炎暑)の折り、残暑(炎暑)きびしい折り、
  • 11月-初霜(向寒、霜寒)の折り、めっきり冷えこんでまいりましたこのごろ
  • 12月-厳冬(寒冷、酷寒)の折り、年の瀬もいよいよ押しせまってまいりましたが、

要件が謝罪のときに使う「末筆ではございますが」

(例)末筆ではございますが、この度の非礼につきまして、重ねてお詫び申し上げます。

(例)末筆ではございますが、本件におきまして○○様に非常にご心労をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

本文でもきちんと謝意をお伝えしたうえで、最後の結びもお詫びで締めるときに、『末筆ながら』を使います。

例文にもあげましたが、本文中でお詫びの気持ちをお伝えしているので、結び文は、『重ねてお詫び申し上げます』として、謝り足りない気持ちを伝えましょう。

こちらに手落ちがあった場合の謝罪メールで、弁解がましい言いわけはしてはいけません。

要件が自らの進退の報告のときに使う「末筆ではございますが」(例)おつかれさまです。この度、一身上の都合により○月○日付けで退職することとなりました。(中略)末筆ではございますが、皆さまの更なるご活躍とご発展をお祈り申し上げます。

基本的に社内文書に『末筆ながら』といった末文はつけませんが、例外として使われる例が自身の進退の報告のときです。引き継ぎなどの要件をお伝えしたうえで、今までお世話になったお礼の文章を付け加えます。

「追伸」「P.S」は上手に使えば人間関係が円滑に

ビジネスメールの基本は相手の時間を奪うことのないように「要件を簡潔に」です。

間違った情報が伝わらないように「誤解されることなく」伝えることが一番ですが、それを踏まえたうえで相手のことを気遣う気持ちをさりげなく伝えられれば、ビジネスメールのコミュニケーション上級者になれるのではないでしょうか。

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