相見積もりを断る場合のマナーとは?お断りメールの例文もチェック!

2021/09/23

電話・メール


会社員になるとサービスや製品を購入するにあたり、「相見積もり」を取る機会が増えてきます。

「相見積もり」では、複数の企業へ見積もりを依頼するため、選ばれなかった企業にお断りをしなくてはなりません。

お断りをする際にも、できれば相手を不快にさせないようにマナーを守りたいものですよね。

どのような断り方をすればいいのか、上手な断り方の例文などもご紹介します。

そもそも相見積もりとは

相見積もりとは、複数の企業へ見積もりを依頼して比較し、条件や金額に見合った企業を選ぶことです。業界用語では略して「あいみつ」とも呼ばれます。相見積もりを依頼する際は、比較しやすいように同じ規格や納期で依頼します。

企業が行う相見積もりには、ある企業が他社へ水道工事やリフォームを外注する際に、何社かに「相見積もり」を依頼して、条件に見合った会社を選んで工事の発注を行うといったものがあります。

規模の大小に関わらず、「定価や一般的な納期が知りたい」「他の業者と比較してよりよりところに依頼したい」という場合に相見積もりを行います。

相見積もりを個人で依頼するケースも多くある

社会人になってから「相見積もり」を知ったという人もいるかと思いますが、日常生活でも相見積もりを依頼するシーンは数多くあります。

たとえば、

  • ・引越し業者に引越しを依頼するとき
  • ・エアコンなどの据え置き型家電を購入するとき
  • ・自動車や住宅を購入するとき
  • ・自宅をリフォームするとき

ここまで金額が大きいものでなくても、ちょっとした日用品を購入するとき、さまざまなサイトでリサーチして性能や価格を比較した経験のある人も多いはず、そういった行為も相見積もりです。

相見積もりを依頼する際のマナーや注意点

相見積もりを依頼する際には、守らなくてはいけないマナーや注意点がいくつかあります。

  • ・相見積もりを依頼していることを伝える
  • ・「相見積もり」の納期を明確に伝えておく
  • ・条件をしっかり伝える
  • ・選ばなかった業者は丁寧に断る

このマナーは、会社として相見積もりを依頼した場合も、個人として相見積もりを依頼した場合も一緒です。詳しい内容を見ていきましょう。

相見積もりを依頼していることを伝える

相見積もりを依頼する際には、複数の会社に見積もりを依頼していることを伝えるようにしてください。マナー違反というだけで法律違反にはなりませんが、会社や担当者の信用にかかわりかねない問題です。

見積もりを無料で行っている業者がほとんどですが、当然、手間や人件費がかかっています。正直に「相見積もり」しているということを伝えておけば、条件が合わなかった場合に断りやすくなります。

「相見積もり」の納期を明確に伝えておく

複数の企業に「相見積もり」を依頼しているので、全部そろってからでなければ比較検討ができません。納期を伝えて期日までに見積書がそろうようにしましょう。

ただし、あまりに納期が近いのはマナー違反となります。せめて1週間程度の期間は設けるようにしましょう。

相見積もりの条件をしっかり伝える

工事の納期や工事を行う範囲、決済方法など、条件をしっかり伝えることが大切です。どの業者もバラバラな条件で見積もりを出されてしまっては比較になりません。

特に納期は発注する前に確認しておきましょう。

相見積もりの結果選ばなかった業者には丁寧に断る

選ばれなかった業者には必ずお断りをしなくてはなりません。

手間や時間をさいて見積もりをしてくれたことに対して感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。やむを得ず断ることになってしまった経緯を正直に説明してください。

相見積もりで失礼にあたるマナー違反

業者に相見積もりをした場合にやってはいけないマナー違反が3つあります。会社として相見積もりをする場合は会社や部署の信頼を損なう行為ですし、個人の場合もやってはいけないNG行為です。

  • ・他社の見積もりを引き合いに出して値引き交渉する
  • ・「相見積もり」を依頼している他業者名を告げる
  • ・選ばなかった業者にお断りの連絡をしない

他社の見積もりを引き合いに出して値引き交渉する

ABCの3社へ見積もりを依頼して、出そろった見積書を比較検討した結果、一番安い業者はA社だったとしましょう。

そこで担当者は、「A社が○○円の見積もりを出してきたけれども、それよりも安くしてくれたらB社に発注しようと思っています」と、B社に対して値引き交渉を行ったとします。A社やB社はどう感じるでしょうか、きっと不愉快な気分になるはずです。

担当者だけでなく会社の評判までおとしめることになるのでこういった値引き交渉はやめましょう。

「相見積もり」を依頼している他業者名を告げる

「相見積もり」を行っていることを告げることはマナーですが、業者名まで告げる必要はありません。

また、何社に「相見積もり」を依頼しているのかも告げる必要はありません。

選ばなかった業者にお断りの連絡をしない

選ばれなかった業者にお断りの連絡をしないこと、これは一番やってはいけないマナー違反です。見積もりを作成した業者は、依頼されるのか断られるのか気をもみながら待っています。

もちろん、依頼されなかった場合はがっかりするでしょう。しかし、事情を話して丁寧にお断りをすることで、またお付き合いが継続できます。相手の気分を害することなく上手に断ることが大切です。

相見積もりを断るメールの文例

相見積もりを依頼した結果、お断りすることになった業者へのメール例文を2つ紹介します。

どちらも会社として相見積もりをした場合の文例になっていますが、個人で相見積もりを依頼した場合も「社内で」を削除すれば利用できます。

個人が相見積もりを取った場合で、その理由がリフォームなど「次回の依頼がかなり先までない」場合は「次回」「またの機会」などの文言も削除しておきましょう。

相見積もりの結果条件が合わずにお断りするメール例文

ーーー

いつも世話になっております。

この度は、見積書のご提出をいただきまして誠にありがとうございました。
社内で慎重に検討しましたが、残念ながら条件の面で折り合いがつかず、今回は見送らせていただくことになりました。

貴重なお時間をさいて見積書を作成してくださったことに深く感謝申し上げます。

また、次回依頼させていただくかと思いますので、その際は何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーー

相見積もりの結果費用面が合わずにお断りするメール例文

ーーー

お世話になっております。

お見積書をご提出いただきまして誠にありがとうございました。

社内にて慎重に検討させていただきました結果、大変恐縮ではございますが、費用の面で折り合いがつかず今回は見送らせていただくことになりました。

貴重なお時間をさいて見積書を作成していただいたのにこのような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。

またの機会に依頼をさせていただくことがあるかと存じます。

その節は、何卒よろしくお願い申し上げます。

貴社のますますのご発展を祈念しております。

ーーー

個人が相見積もりで断ったのに営業がしつこい場合のメール例文

会社として相見積もりをした場合はあまりないのですが、個人が相見積もりを依頼した場合は営業担当者が素直に諦めてくれない場合があります。

そういったケースの文例を紹介します。

ーーー

お世話になっております。

先日のリフォームの相見積もりの件につきまして、条件を変更した上で再提案をご希望とのことでしたが、すでに依頼業者は決定しており、お申し出に応えることができません。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

ーーー

簡潔に「どんなに粘られても依頼できない」ことを伝えてください。電話で断るよりもメールでお断りの連絡をしたほうが言いくるめられる心配がないので安心できますよ。

相見積もりは失礼ではない!マナーを守って気持ちよく依頼しよう

「相見積もり」を依頼することよりも断ることのほうが気が重いもの。最初に見積もりを依頼する際に「相見積もり」であることを伝えることも大切です。

断る際は、正直に経緯をお話しして丁寧に断るようにしましょう。次回につながるように上手な断り方をしてください。

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