内定辞退のメールの書き方とマナー【例文あり】

2021/05/31

内定・内定辞退

複数の企業から内定をもらったのだけれど、内定辞退はどう伝えればいいの……。お世話になった企業に辞退を申し出るということで、失礼のないようにしたいものです。ここでは、メールで内定辞退をする場合の例文を紹介し、書き方のポイントとマナーについて解説します。また、先輩社会人たちの内定辞退についても聞きましたので、参考にしてみてください。

内定を辞退する場合のメール例文

(件名)
【内定辞退のご連絡】○○大学△△△△

(本文)
株式会社○○
人事部 採用ご担当
○○様

お世話になっております。

○○大学の△△△△です。
この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような嬉しいお知らせをいただきながら大変恐縮ですが、

貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
就職活動を通してあらためて見えてきた自分自身を真剣に熟慮した末、
本日このような結果をお伝えすることとなりました。

選考においては、面接などで貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果をお伝えしなければならないことは大変心苦しく思っております。

本来であれば、直接お伺いしお詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

○○様をはじめ、今回の選考に関わってくださった皆様には、心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

※この下に必ず署名(名前、大学名、メールアドレス・住所・電話番号など連絡先)を入れましょう。

内定辞退メールの書き方のポイント

まずは結論から書くことです。前置きが長いと読んでいる側も「何が言いたいのか」と感じてきてしまいます。件名にも、すでに内定辞退という文言を入れているので、単刀直入に気持ちを伝えなければかえって読む人の機嫌を損ねてしまう可能性があります。

また、理由は具体的に述べる必要はないので、簡潔にしましょう。辞退の謝罪と、それまでお世話になったことに対する感謝はしっかりと伝えるようにしましょう。辞退を伝える手段としては、直接対面で行うか電話が望ましいので、メールでの連絡になったこともお詫びしましょう。

ところで、社会人の先輩たちは内定を辞退するにあたって、どんな方法を取ったのか聞いてみましたので、その結果を紹介しましょう。

社会人の先輩たちの内定辞退はどんな方法で?

内定辞退はどんな方法でしましたか?

電話 90人(69.2%)
メール 22人(16.9%)
直接会う 9人(6.9%)
なにも連絡しなかった 4人(3.0%)
その他 5人(3.8%)

内定辞退の方法は、「電話」が最も多く、全体の約7割を占めています。以下、いくつか先輩たちのエピソードを紹介しましょう。

・電話で伝えた時に引き止められたので、直接会って伝えた。(機械・精密機器/26歳/埼玉県)
・電話で内定辞退を伝えたら、来社するよう言われた。(不動産/30代/神奈川県)
・とても残念がっていただきました。また、本命企業での活躍を祈っていただき、涙が出そうでした。(金融・証券/28歳/兵庫県)
・入社を決めた会社の会社名、業種を聞かれた。(運輸・倉庫/25歳/東京都)
・お土産などをもらって断りづらく、相手からも引き止められたが、なんとか辞退した。(運輸・倉庫/30代/新潟県)
・残念ですが、頑張ってくださいねと応援してもらえた。(印刷・紙パルプ/30代/埼玉県)
・直接伝えに行ったら、その後は食事攻勢に。(電機/30代/東京都)

いかがでしたか? 内定辞退は企業側としても想定内といえます。マナーを守って、真摯な謝罪と感謝の気持ちを伝えることができれば、あなたの選択をきっと応援してくれるはずです。ただし、企業はコストをかけて採用活動をしていることを忘れてはいけません。内定辞退を決めたらすぐに連絡し、丁寧にその旨を伝えるようにしましょう。

(マイナビ学生の窓口編集部)

[調査概要]
マイナビ学生の窓口調べ
調査時期:2021年4月
調査対象:20〜30代の社会人男女415人

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