内定辞退のメールの書き方とマナーとは?【例文付き】

2018/01/25

内定式

内定辞退のメールの書き方とマナー

就活の末に内定を獲得したときはうれしいものですよね。しかし、複数社から内定をもらっている場合、一社以外には内定辞退を告げなければなりません。内定辞退を企業に伝える方法として、「電話」「メール」「手紙」などがありますが、今回はなかでも「メール」で連絡する方法についてご紹介します。
まず、内定辞退のメールを作成する際は、相手へのお詫びの気持ちを忘れないことが大切です。内定を出してくれた企業は、あくまで真剣に自分を選考し内定を出してくれたということを考えて、失礼のないメールを作成するようにしましょう。

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まずは、例文を基に内定辞退のメールの内容を考えていきましょう。

内定辞退メールの例文

件名 内定辞退のご連絡
○○株式会社 人事部○○課
採用担当 ○○様

○○大学○○学部の例文太郎です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。
とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、誠に恐縮ですが内定につきまして、辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げさせていただきました。

就職活動を通して自分自身の事も見え、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが内定を辞退させていだきたく存じます。
貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまった事、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。
就職活動を通して○○様をはじめ、様々な方に大変お世話になり、内定までいただけた事、心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

内定辞退メールのポイント

まずは結論からメールを書くことです。これによって相手は自分が何を言いたいのかを理解してくれるでしょう。前置きが長いと読んでいる側も「何が言いたいのか」と感じてきてしまいます。件名にも、すでに内定辞退という文言を入れているので、単刀直入に気持ちを伝えなければかえって読む人の機嫌を損ねてしまう可能性があります。

また、理由に関しては簡潔でいいのです。こちらもまた、あれこれ言いたくなるものですが、そのような必要は特にありません。辞退する事への謝罪と、それまでお世話になった事の感謝。この両方はしっかりと告げるようにしましょう。入社する事にならなかったとはいえ、それまでお世話になった事実には変わりません。

そして何より、本来であればメールではなく、電話なり直接謝罪するところを、メールでの伝達となってしまったこともお詫びしましょう。

内定辞退は、相手からすると「せっかく内定出したのに」となりますし、その分相手は一人欠員を出す事にもなるのですから迷惑をかけることになります。この点を重々承知した上での謝罪が求められるのですが、やはり出来ればメールではなくもしできるのであれば電話のほうがいいでしょう。

内定辞退のメールの書き方をご紹介しましたがいかがでしたか? 内定辞退をすることはやむをないことですが、忘れてはいけないのが採用してもらった感謝の気持ちです。それを忘れずに、丁寧なメールを書きましょう。

次のページ先輩たちは実際どうした? 一般的な内定辞退の方法は……

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