内定辞退の電話のかけ方とは? マナーや誠意を伝えるポイントをチェック

2018/09/19

内定・内定辞退

内定辞退の電話をどのようにすればいいのか? 困ったことがある就活生も少なくないでしょう。せっかくもらった内定。でも、複数の企業から内定をもらってしまった場合、内定を辞退しなければいけない企業が出てきてしまうのは仕方がないことですよね。一方で今後の社会人生活のことも考えて、企業に失礼のないように内定辞退の旨を伝えたいもの。そこで今回は内定辞退の際の電話のかけ方についてご紹介します。

内定辞退の電話のかけ方とは? マナーや誠意を伝えるポイントをチェック

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電話で内定辞退をする際のポイント

内定辞退の電話はなるべく早くかける

電話で内定辞退を伝えることは、内定辞退そのものは複数内定が出ることもよくあることなので、決して悪いことではありません。しかし、採用してくれた企業側としては、どれだけのコストをかけたか、どれだけの時間をかけたか、ということを考えると、そう簡単に受け入れられるものでもないでしょう。そのため、出来る限り電話で、そして早めに連絡することが大切です。

電話の場合は、相手の言葉が直接聞くことができますし、メールや手紙のように相手が読んだのかどうかわからず、もやもやすることもありません。企業側にも採用計画というものがあるので、内定辞退をすると決めた段階で、なるべく早く連絡するよう心掛けましょう。

内定辞退の電話はいつかけるべき?

内定辞退の電話をかける時間帯がどの時間帯がいいのか、悩んだことがある人もいるかもしれません。一般的には始業して間もない時間やお昼どき、就業間際に電話をするのはやめましょう。それぞれの会社の就業時間にもよりますが、9:00~18:00が勤務時間の場合、12時~14時を除いた、10時~12時、0、14時~17時を目安に連絡しましょう。

一度電話して担当者が不在だったときなどには、担当者の戻りの時間をあらかじめて聞いておくといいでしょう。企業側から「こちらから折り返しますか?」と聞かれることもありますが、辞退の連絡という性質上、丁重にお断りし、自分から再度連絡する旨を伝えてください。

内定辞退の理由をしっかり伝える

内定辞退の電話をかける際には、「大変申し訳ないのですが、内定の方を辞退させていただきたく思います」と丁寧に内定辞退の旨を伝えれば十分です。しかし、その後に詳しく辞退の理由を聞かれる場合もあります。
必ずしも具体的である必要はないので、答えられる準備をしておきましょう。そのとき、「給料がいい」「知名度が高い」「ステータスになる」といった言葉はNGです。これらは辞退する会社の印象を下げることになってしまいます。嘘をつく必要はありませんが辞退する会社を下げるような言い方は避けることは覚えて置きましょう。

内定辞退を告げた後に特に理由を求められなかったときには、こちらからわざわざ伝える必要はありません。その際は、内定辞退の旨と一言謝罪の言葉を添えるなど、丁寧に伝えれば問題ないでしょう。

内定辞退を伝えるときは電話とメールなどの合わせ技も

内定辞退の連絡は基本的には電話だけでも十分ですが、合わせて手紙やメールを差し出すのもいいでしょう。特に学校指定や推薦での求人の場合、自分が内定辞退することによって後輩たちにまで影響があるケースも考えられます。自分のためではなく、自分の周囲にも与える影響を一度考えてみる必要があるでしょう。

内定辞退は悪いことではありませんが、そのときの電話の対応やマナーによっては企業側の期限を損ねたり、後輩や自分の周囲の人にまで迷惑がかかってしまうこともあります。それらも踏まえた上で、失礼のないように注意して、電話で内定辞退するようにしましょう。

電話で内定辞退を伝えるときの話し方例

ご縁があってもらった内定を辞退するのはどこか後ろめたい気持ちがあるかもしれませんが、ずるずると先延ばしにしたほうが担当者にいいづらくなります。内定辞退の電話は早めに行うようにしましょう。内定辞退の話し方を参考にしてみてください。

あなた:お世話になっております。○○大学の○○と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、採用担当の◯◯様いらっしゃいますでしょうか?

担当:お電話代わりました。担当の○○です。

あなた:お世話になっております。○○大学の○○と申します。◯◯さん、今お時間よろしいでしょうか?

担当:はい。大丈夫です。

あなた:先日は内定の通知を頂戴し、心より感謝しております。せっかく内定をいただき身勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

担当:そうなんですね。大変残念で仕方ありません。差し支えなければ理由を教えていただけますか?

あなた:他に応募していた企業があり、この度そちらからも内定を頂きました。自分の適性などを慎重に考えた結果、別の企業にご縁を感じ、このような決断をした次第です。
担当:なるほど。しっかりご判断いただいた結果なので残念ですが承りました。ご連絡ありがとうございます。

あなた:こちらこそお忙しい中お電話ありがとうございました。本来ならば、直接おわびに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。

担当:いえいえ、そこまでしなくても結構ですよ。別の企業でも活躍を期待しておりますね。頑張ってください。

あなた:ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました。それでは、失礼致しました。


次に、先輩たちの内定辞退のときの事情を聞いてみたのでご紹介します。

あなたは内定を断ったことがありますか?

内定辞退の際の電話のかけ方とは? マナーや誠意を伝えるポイントをチェック図1

・ある 32人 (8.0%)
・ない 366人(92.0%)

内定辞退をしたことがある先輩は、約8%にとどまりました。意外にも少ないようですね。それでは次に、どんな方法で内定辞退をしたことがあるのか聞いてみました。

●電話で断った
・電話で説明し、断った(男性/26歳/商社・卸)
・電話で直接連絡し、相手も丁寧に対応してくれた(女性/26歳/その他)
・電話で断ったら、社会人として頑張ってくださいと言われた(男性/26歳/電機)
・電話で連絡してお断りした。最初は引き留められたが、最終的には頑張ってくださいねと言われた(男性/26歳/団体・公益法人・官公庁)

やはり電話であれば、直接言葉で伝えられるため、企業に対しても丁寧な印象を与えられるのでしょう。

●メールで断った
・メール後に電話でお断りさせていただいた(男性/34歳/金属・鉄鋼・化学)
・採用担当者にメールで辞退のことを告げたら、返信がきた(男性/29歳/その他)
・お断りのメールをしたが、返信はなかった(女性/25歳/その他)

メールで送った場合は、返信が来る場合も、来ない場合も考えられるようです。なかなか返事が来ず、もやもやしたときには電話との合せ技もいいですね。

●その他
・対面で断った。残念だと言われた(女性/23歳/金属・鉄鋼・化学)
・電話と対面で断った。あっさりだった(女性/24歳/学校・教育関連)
・電話で断ったら、どこに決めたか突っ込んで聞かれた(女性/29歳/ホテル・旅行・アミューズメント)

少数ではありますが、直接断るという人もいるようです。会って話すのが一番丁寧な辞退の方法かもしれませんが、粘り強く「うちの会社に」と引き止められる可能性もありますので、しっかり自分の言葉で伝えられるように準備しましょう。では、内定辞退のときにどんな方法を利用したのかも聞いてみましたので、参考にしてみてください。

内定辞退はメール、電話、直接会う、どの方法でしましたか?

内定辞退の際の電話のかけ方とは? マナーや誠意を伝えるポイントをチェック図2

第1位 電話 107人(48.2%)
第2位 メール 32人(14.4%)
第3位 なにも連絡しなかった 27人(12.2%)
第4位 直接会う 5人( 2.3%)

その理由や実際にあったエピソードなどを教えてください。

●1位 電話

・メールで済ますと失礼だと思ったから(女性/25歳/大学院生)
・若者ハローワークの人にアドバイスをもらって、 電話にしたから(男性/22歳/大学4年生)

やはり一番多かったのが電話。内定辞退の定番の方法のようですね。

●2位 メール

・主なやりとりはメールだったから(男性/22歳/大学4年生)
・電話では断りづらいため(男性/24歳/大学院生)

電話では伝えづらい場合は、メールもいいでしょう。今までのやりとりがメール中心の場合であれば、特に問題はないですね。

●3位 なにも連絡しなかった

・めんどくさいから(女性/25歳/大学院生)
・何度掛けても採用担当者が不在で、そのまま終わってしまった(男性/23歳/大学4年生)

中には内定辞退の連絡をしなかったという人も。これはマナーの面でも避けたいところです。

いかがでしたか? 一人で複数の内定を得ることも当然考えられること。これは企業側もわかっていることですから、内定辞退は想定内とも言えます。しかし、なかなか辞退の連絡がなかったり、内定式直前で断りを入れるのは迷惑に感じるものです。まず内定辞退を決めた段階で、すぐに電話で丁寧に内定辞退の旨を伝えるようにしましょう。

文●学生の窓口編集部

マイナビ学生の窓口調べ
調査日時:2017年8月
調査人数:社会人男女398人(男性103人、女性295人)

調査日時:2016年11月 
調査人数:内定をもらった大学生男女222人(男性98人、女性124人)

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