内定辞退の電話のかけ方とマナー…誠意を伝えるポイントをチェック

2021/05/19

内定・内定辞退

複数の企業から内定をもらったのだけれど、内定辞退はどう伝えればいいの……。 お世話になった企業に辞退を申し出るということで、失礼のないようにしたいものです。ここでは、電話で内定辞退をする場合のポイントを押さえた上で、話し方例を紹介します。また、先輩社会人たちの内定辞退についても聞きましたので、参考にしてみてください。

電話で内定辞退をする際のポイント

1.内定辞退の電話はなるべく早くかける

内定辞退を伝えることは、決して悪いことではありません。しかし、内定を出した企業側としては、かけたコストと時間を考えれば、そう簡単に受け入れられるものではないでしょう。そのため、できる限り電話で、そして早めに連絡することが大切です。

電話の場合は、相手の言葉を直接聞くことができ、メールのように相手が読んだのかどうかわからず、不安になることもありません。企業側にも採用計画があるので、辞退をすると決めたら、早く連絡するようにしましょう。

2.電話はいつかけるべき?

一般的には始業して間もない時間やお昼時、終業間際に電話をするのは避けましょう。それぞれの会社の就業時間にもよりますが、9:00~18:00が勤務時間の場合、12時~14時を除いて、10時~12時、14時~17時を目安に連絡しましょう。

一度電話して担当者が不在だった時には、担当者が戻ってくる時間を聞いておくといいでしょう。企業側から「こちらから折り返しますか?」と聞かれることもありますが、辞退の連絡という性質上、丁重にお断りし、自分から再度連絡すると伝えてください。

3.理由をしっかり伝える

内定辞退の電話をかける際には、「大変申し訳ないのですが、内定を辞退させていただきたいと思います」と丁寧に伝えれば十分です。しかしその後、辞退の理由を聞かれることが多いです。

辞退の理由は、必ずしも具体的でなければならないことはありません。理由を述べる際、「給料がいい」「知名度が高い」「ステータスになる」といった言葉はNGです。嘘をつく必要はありませんが、辞退する会社を下げるような言い方は失礼です。電話をする前に理由をよく考えておきましょう。

内定辞退を告げた後、特に理由を求められなかったら、応募者側からわざわざ言う必要はありません。丁寧に謝罪の言葉を添えるなどすれば問題ないでしょう。

4.伝え方は電話とメールの合わせ技も

内定辞退の連絡は電話だけで十分ですが、手紙やメールなども合わせるとより丁寧です。特に学校指定や推薦での求人の場合、自分が辞退することによって後輩たちに影響が及ぶかもしれません。そんな場合は、自分の周囲にも与える影響を考え、最大限丁寧な対応を心がけましょう。

電話で内定辞退を伝える時の話し方例

応募者:お世話になっております。○○大学の○○と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

採用担当者:お電話代わりました。○○です。

応募者:お世話になっております。○○大学の○○と申します。内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか?

採用担当者:はい。大丈夫ですよ。

応募者:先日は内定のご連絡をいただき、どうもありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、いろいろ検討させていただきまして、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

採用担当者:そうですか……。それはとても残念ですね。差し支えなければ理由を教えていただけますか?

応募者:他にも選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。自分の適性などをあらためて考えた結果、そちらの企業にご縁を感じ、入社しようと決めました。

採用担当者:そうですか。大変残念ですが、承知しました。

応募者:本来ならば、直接おわびに伺うべきところですが、お電話でのご連絡となり申し訳ありません。

採用担当者:いえいえ、気にしなくて大丈夫ですよ。他社でもご活躍を期待しています。頑張ってください。

応募者:ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい申し訳ありません。それでは、失礼いたします。

次に、先輩社会人たちの内定辞退とその方法を紹介しましょう。

社会人の先輩たちの内定辞退

内定を断ったことがありますか?
ある 130人 (31.4%)
ない 285人(68.6.%)

内定辞退はどんな方法でしましたか?
電話 90人(69.2%)
メール 22人(16.9%)
直接会う 9人(6.9%)
なにも連絡しなかった 4人(3.0%)
その他 5人(3.8%)

内定辞退をした人は全体の3割。内定を断ることなく入社を決めた人は約7割という結果に。辞退の方法は、やはり「電話」が最も多く、約7割を占めています。以下、いくつか先輩たちのエピソードを紹介しましょう。

・入社を決めた会社の会社名、業種を聞かれた。(運輸・倉庫/25歳/東京都)
・辞退の旨伝えたらすぐに電話を切られた。(食品・飲料/30代/宮城県)
・お土産などをもらって断りづらく、相手からも引き止められたが、なんとか辞退した。(運輸・倉庫/30代/新潟県)
・残念ですが、頑張って下さいねと応援してもらえた。(印刷・紙パルプ/30代/埼玉県)
・直接伝えに行ったら、その後は食事攻勢に。(電機/30代/東京都)

いかがでしたか? 内定辞退は企業側としても想定内といえます。快く将来の活躍を期待してくれる場合もあるでしょうし、能力や人柄を見込んで内定を出した人材ですから、引き止められるものなら引き止めて翻意させたい場合もあるでしょう。企業はコストをかけて採用活動をしていますので、内定を辞退する場合はそれ相応の礼儀を尽くさなければなりません。内定辞退を決めたらすぐに連絡し、丁寧にその旨を伝えるようにしましょう

(マイナビ学生の窓口編集部)

[調査概要]
マイナビ学生の窓口調べ
調査時期:2021年4月
調査対象:20〜30代の社会人男女415人

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